Onderwerp: bijhouden van webhosting klanten / domeinnamen en op tijd factureren? hoe doe je dat?

Hallo,
Ik ben vorig jaar zomer begonnen met webdesign en ben op mijn webhosting gaan resellen voor mijn klanten waar ik websites voor maak. Nu hield ik qua boekhouding eerst alles in excel bij, heb nu een gratis boekhoud programma.
Hoe houden jullie bij wie er webhosting en domeinnamen bij je afnemen, en vooral, hoe zorg je er voor dat iedereen op tijd gefactureerd word? In mijn boekhoud programma heb ik een optie voor abonnementen, maar dit kreeg ik niet erg aan de praat op d juiste manier voor mijn dingen.
Nu heb ik een excel blad waar mijn klanten in staan, en daar bij tot wanneer ze betaald hebben, af en toe kijk ik er in of iemand al bijna weer gefactureerd moet worden, maar soms is het dan ook redelijk laat. Graag ontvang ik dus tips hoe andere kleine hosters dit oplossen.

Mvg,
Bart Huisman

ps, mijn boekhoud pakket is pap, dus als iemand het daarmee wel goed gelukt is om het met abonementen te doen hoor ik het natuurlijk ook graag.

De meeste hosters gebruiken hier gewoon software pakketten voor die het volledig automatisch doen. Dit kan een aangekocht systeem zijn of zelf ontwikkelt. Een voorbeeld van een betaalbaar nederlands systeem is wefact.

Inderdaad, wij gebruiken ook wefact.

Nu nog standaard, maar we zijn bezig WeFact Pro te implementeren in onze nieuwe website.

Wij maken gebruik van een eigen softwareprogramma waardoor wij alle processen zoals orders en support aanelkaar kunnen koppelen. Voornamelijk door de grote van onze onderneming.

Ik denk dat jij al ver kan komen met een programma als Modernbill.

Groeten Martijn

Oorspronkelijk geplaatst door BartHuis

Graag ontvang ik dus tips hoe andere kleine hosters dit oplossen.

Die zoeken eerst hier op het forum omdat dit soort topics ongeveer wekelijks worden gestart

Oorspronkelijk geplaatst door crazycoder

Die zoeken eerst hier op het forum omdat dit soort topics ongeveer wekelijks worden gestart

Ja maar, het is makkelijker om 1 vraag te stellen, dan komen de antwoorden vanzelf.
Als ik moet zoeken, doe ik daar langer over....

Zonder dollen, een kleine week terug nog een uitgebreid topic over geweest, dus als je even zoekt....

http://www.webhostingtalk.nl/het-run...esoftware.html
http://www.webhostingtalk.nl/scripti...-aangifte.html (Administratie Software inlc BTW Aangifte)

Ik heb zelf iets geschreven in Access, dat precies past bij onze wijze van factureren aan klanten. Het werkt ideaal, als je me even een PM stuurt dan stuur ik je een Demo-versie.

Bij mij is webhosting niet mijn kernactiviteit, waardoor ik <20 hosting accounts heb, met een groei van 5 a 10 per jaar.

In outlook heb ik per klant een jaarlijks terugkerende taak ingesteld met account type. Hier door krijgt ik 2 weken voor het start van contractdatum een automatische waarschuwing dat ik een nieuwe factuur moet sturen. Dit is ook gekoppeld aan mijn PDA. Werkt goed en kost niks extra.

Heb j meer dan 50 hosting accounts, dan is dit systeem niet meer zo handig.

Wefact standaard hier. We zijn bezig met een uitbereiding voor wefact het maken, zodat klanten zelf hun facturen kunnen inzien en gemakkelijk kunnen bestellen. Dit wordt dan meteen in Wefact gezet.

kan je beter wefact pro pakken daar zit dat standaard in

Voor kleine schaal is Wefact Pro erg interessant. We hebben zelf echter gemerkt dat je ook uit het product kan groeien. Omgaan met grotere bedragen dan 9.999 Euro, meer dan 10 facturen tegelijk maken, et cetera gaat allemaal maar moeizaam.

hier met 20 geen probleem ondervonden toch tegelijk

hier meeste antwoorden dus van compete boekhoud pakketten, en zit niet echt op een overstap te wachten... outlook gebruik ik niet, dus ook niet echt een optie... ik heb nu echet wat hulp gekregen met pap, dus dénk dat het daarmee moet gaan lukken...

Een beetje ouderwets, maar ik houd eigenlijk gewoon een tekstbestandje bij. De staat op volgorde van te factureren zaken. Als bovenaan nu iets zou staan dat voor of op 21 oktober plaatsvindt, dan factureer ik dat, en verplaats ik het naar onderen en pas de datum aan. Dus ik zet het dan bijv. bij 21 oktober 2008. Zolang je dit zorgvuldig doet mis je nooit iets.

Natuurlijk is dit niet handig als je 100en dingen per dag wilt factureren, maar een paar per dag is nog steeds makkelijk te doen. Bovendien zit je nooit vast een vaste perioden, etc.

Voor het maken en versturen van facturen heb ik al wel zelf een (web-based) systeem gemaakt, en daar wil ik -op termijn- wel iets van abonnementten inzetten, maar omdat mijn systeempje prima werkt heeft het niet zoveel haast. Ditt wil ik dan ook vooral zodat klanten kunnen zien wat ze afnemen en tot wanneer ze betaald hebben.

Wij hebben zelf een systeem ontwikkeld. Indien een klant een dienst afneemt, voer ik deze bestelling in + ingangsdatum + looptijd. Indien de verloopdatum nadert verschijnt de dienst in een verlenglijst met de koppeling naar de klant in het zelfde systeem (groot intranet systeem). De administratie factureert deze klant dan en verlengt de dienst in het systeem, zodat de looptijd weer ingaat.

Als een factuur eenmaal gemaakt is is er ook de optie om deze te kloonen, dus als klant a in 2006 een webhostingpakket heeft afgenomen, en hier is niets aan veranderd, klonen we de factuur en ben je dus met 1 klik klaar.