Mail via pop of exchange ?

[ericbont]

Mail via pop of exchange ?

Met enige regelmaat hoor ik verhalen van relatief kleine bedrijven (tot 20 man) die, zonder eigen IT-beheerder in dienst te hebben een mail exchangeserver van een ip-adres aan internet hangen. Vaak blijkt dan de server te worden gehackt en misbruikt voor SPAM of ontstaan er op andere manier problemen rondom SPAM en virussen (bijvoorbeeld doordat de SPAMfilters van de pop provider niet gebruikt worden) waarbij dan een hoop externe IT-kosten gemaakt moeten worden.

Kan iemand iets zinnigs zeggen/adviseren over de vraag POP of Exchange voor relatief kleine bedrijven cq wat de voordelen/nadelen zijn?

Is het niet zo dat je met een eigen mailserver de SPAM en virus problemen (en dus ook kosten) in huis haalt die bij POP centraal via de provider worden opgelost?

Alvast dank voor elke reactie.

Eric

[Digiover]

Mail via pop of exchange ?

Met enige regelmaat hoor ik verhalen van relatief kleine bedrijven (tot 20 man) die, zonder eigen IT-beheerder in dienst te hebben een mail exchangeserver van een ip-adres aan internet hangen. Vaak blijkt dan de server te worden gehackt en misbruikt voor SPAM of ontstaan er op andere manier problemen rondom SPAM en virussen (bijvoorbeeld doordat de SPAMfilters van de pop provider niet gebruikt worden) waarbij dan een hoop externe IT-kosten gemaakt moeten worden.

Kan iemand iets zinnigs zeggen/adviseren over de vraag POP of Exchange voor relatief kleine bedrijven cq wat de voordelen/nadelen zijn?

Is het niet zo dat je met een eigen mailserver de SPAM en virus problemen (en dus ook kosten) in huis haalt die bij POP centraal via de provider worden opgelost?

Alvast dank voor elke reactie.

Eric

Ahem, wat bedoel je met "Exchange"? De Microsoft MTA? Want je verwart het denk ik met een protocol... Exchange kan meer dan enkel SMTP. Maar ik ga er van uit dat je bedoelt dat een mkb bedrijf een SBS2003 servertje neerzet en via MX records e-mail rechtstreeks op de SBS2003 server laat afleveren. Niks mis mee, mits de beheerder de juiste patches toepast.
Gelukkig kom ik niet veel gehackte Exchange/SBS2003 servers tegen.

Het voordeel is dat je zelf direct over de e-mail beschikt, een ongelimiteerd accounts aan kan maken en een high availability kan garanderen middels fallback MX records (bijvoorbeeld bij de provider, of bij een derde).
Nadeel is inderdaad dat je moet investeren in anti-spam en anti-virus oplossingen.

Let wel: "SPAM" is een geregistreerd handelsmerk van Hormel Foods Corporation: http://www.spam.com/

[ericbont]

ps: ter verduidelijking - ik bedoel natuurlijk het verschil tussen mail ophalen via POP3 of via een eigen SMTP mailserver via een vast-ip-adres waarna de mail vervolgens intern over de gebruikers verdeeld wordt.

Eric

Paar vragen:

1. Ik heb nu in korte tijd 2 keer van een bedrijf vernomen dat hun lokale mailserver (ipadres) op een blacklist was opgenomen terwijl ze daar voorheen (toen pop3 gebruikt werd ipv eigen mailserver) geen problemen mee hadden.

Is het zo dat bij email-spoofing de kans om onverhoopt op een blacklist te komen aanzienlijk groter is dan dat je de mail via pop3 afhandeld bij een grote bekende provider?


2. Is het niet zo dat een provider veel beter en efficienter in staat is virus/spam afhandeling te doen dan dat je dat zelf op je lokale mailserver moet doen? Kortom pleit dat niet (bij kleine bedrijven) voor Pop3 ipv een eigen mailserver?


3. Bestaat er ook een mogelijkheid dat bij gebruik van een eigen mailserver de mx-records eerst naar de hostingprovider gaan - daar virus en spam-check plaatsvindt - en daarna wordt doorgezonden naar de lokale mailserver?

eric

[Digiover]

Paar vragen:

1. Ik heb nu in korte tijd 2 keer van een bedrijf vernomen dat hun lokale mailserver (ipadres) op een blacklist was opgenomen terwijl ze daar voorheen (toen pop3 gebruikt werd ipv eigen mailserver) geen problemen mee hadden.

Is het zo dat bij email-spoofing de kans om onverhoopt op een blacklist te komen aanzienlijk groter is dan dat je de mail via pop3 afhandeld bij een grote bekende provider?

Het spoofen (vervalsen) van het afzendadres heeft normaliter geen invloed op opnames in blacklists. De gemiddelde sysadmin en/of blacklist beheerder(s) is/zijn kundig genoeg om dit te onderscheiden. Een ongepatchte SBS2003 server (voornamelijk KB835734 is belangrijk) kan wel opgenomen worden en verder zijn er ook blacklists die IP adressen opnemen omdat ze dynamisch uitgegeven zijn. Een opname bij bijvoorbeeld Spamcop is mogelijk wanneer er niet goed opgelet wordt bij het verwerken van de klachten.
En je zit natuurlijk met het risico dat workstations een virusinfectie oplopen en spam en/of virussen versturen (wat weer listings oplevert).

Ook is het belangrijk om, wanneer de SBS2003 server rechtstreeks aan internet hangt, om de optie uit te schakelen die relaying mogelijk maakt wanneer een gebruiker geauthenticeerd is.

2. Is het niet zo dat een provider veel beter en efficienter in staat is virus/spam afhandeling te doen dan dat je dat zelf op je lokale mailserver moet doen? Kortom pleit dat niet (bij kleine bedrijven) voor Pop3 ipv een eigen mailserver?

Ik kan thuis net zo goed spam en virussen filteren als voor de baas.

3. Bestaat er ook een mogelijkheid dat bij gebruik van een eigen mailserver de mx-records eerst naar de hostingprovider gaan - daar virus en spam-check plaatsvindt - en daarna wordt doorgezonden naar de lokale mailserver?

Afhankelijk van het beleid van de betreffende provider zou dat inderdaad mogelijk kunnen zijn.

[nopzolder]

Paar vragen:

1. Ik heb nu in korte tijd 2 keer van een bedrijf vernomen dat hun lokale mailserver (ipadres) op een blacklist was opgenomen terwijl ze daar voorheen (toen pop3 gebruikt werd ipv eigen mailserver) geen problemen mee hadden.


2. Is het niet zo dat een provider veel beter en efficienter in staat is virus/spam afhandeling te doen dan dat je dat zelf op je lokale mailserver moet doen? Kortom pleit dat niet (bij kleine bedrijven) voor Pop3 ipv een eigen mailserver?

3. Bestaat er ook een mogelijkheid dat bij gebruik van een eigen mailserver de mx-records eerst naar de hostingprovider gaan - daar virus en spam-check plaatsvindt - en daarna wordt doorgezonden naar de lokale mailserver?

eric

1. Er voor zorgen dat je als smarthost de smtp van je provider gebruikt.

2,3 Je geeft met 3 de oplossing voor 2 Veel providers bieden idd de mogelijkheid om bv de mail op de MX van een provider binnen te laten komen, en deze vervolgens door te sturen naar de 'eigen mailserver'.

[Jurian]

1. Is dit in het kader van "ik kan m'n eigen rotzooi niet opruimen dus stuur 't maar naar m'n provider"? Want als je op blacklists wordt opgenomen en je komt met de "oplossing" om 't maar via je ISP te sturen, dan vind ik dat eerlijk gezegt nogal asociaal. Als je geen zin/tijd/geld/kennis hebt om je eigen mailserver te beheren, doe het dan ook niet, maar ga aub niet dit soort wan-oplossingen aan mensen aanbevelen.

[nopzolder]

Sorry, dat vind ik redelijk kort door de bocht. Wel eens klanten gehad met direct-adsl van kpn o.i.d.?? Daar is namelijk de enige mogelijkheid om mail naar buiten te krijgen via de smtp van kpn zelf. (Dit geldt overigens ook voor inkomende mail)

[ericbont]

De vraag is niet wie ik kan opzadelen met een blacklist probleem maar wat de beste methode is (pop3 of smtp mailserver) als ik als klein bedrijf wil voorkomen dat:

- je bijv. door spoofe mail of misbruik van de server door derden op een blacklist komt
- je overmatige inkomende spam krijgt.

Er is bij ons geen it-specialist in huis en voor optimale spamblokkade en beveiliging van een smtp-mailserver. Om hiervoor iedere keer afhankelijk te zijn van de kwaliteiten van een externe IT persoon lijkt me vrij kostbaar. Daarnaast kan ik me voorstellen dat dit (spam afvangen en omgang met spoofe mail) zo'n beetje corebusiness is voor een provider terwijl een externe it-ondersteuner voor mkb-bedrijven dit er wellicht 'een beetje bij doet'.

Vandaar de vraag wat wijsheid is voor een klein bedrijf zonder interne IT-personen en beperkt IT-budget. POP3 gebruiken of een eigen SMTP mailserver plaatsen? Wat is het echte voordeel van SMTP mailserver voor een klein bedrijf, cq wegen de voordelen op tegen de nadelen?

Eric

[nopzolder]

Eric,

Ik blijf bij m'n standpunt. Vaak bieden ISP de mogelijkheid om binnenkomende mail te laten gaan via de mailservers van de provider.

Voordelen:
Virus / Spam scanners
Er gaat geen mail verloren als je eigen server onverhoopt onderuit gaat.

De ISP ontvangt de mail, en stuurt deze door naar de eigen mailserver.

De voordelen van een eigen SMTP server (voor het gemak ga ik er van uit dat we het over een SBS cq Exchange installatie hebben).

Mail archivering /backuppen is een stuk makkelijker
Agenda functionaliteiten
Interne mail
Zelf bepalen welke email adressen je nodig hebt.
Icm Outlook alleen een netwerk login nodig
Gedeelde adreslijsten aanmaken
Publieke folders aanmaken
etc etc

Een nadeel is zeker de aanschaf. SBS 2003 is relatief goedkoop als je het afzet tegen een Windows 2003 + Exchange omgeving.