Onderwerp: Meer flexibiliteit op het gebied van electronisch factureren

Bij mijn (semi) overheid klanten kan ik mailen wat ik wil, met m'n papieren factuur heb ik het geld in no-time. Dat is ook wat waard.

Als de factuur maar wordt meegestuurd (per email). Als ik nu de boekhouding doe moet ik al twee a drie keer met wachtwoorden inloggen op een site om überhaupt bij een factuur te komen. Dat mag van mij wel verboden worden.

Oorspronkelijk geplaatst door cj0

Electronisch factureren is leuk tot er iemand uit jouw naam facturen gaat sturen, vanaf jouw (nagemaakte) e-mail adres, en met jouw layout, maar met een net iets ander bankrekeningnummer, zoals bijvoorbeeld laatst met de kamer van koophandel facturen.

Daarom is het misschien toch wat tijd te investeren in een electronische handtekening, zodat de afzender er op kan vertrouwen dat het e-mail bericht (lees de factuur) van jou afkomstig is.

Volgens de oude regels, was het het beste om de factuur niet met de email mee te sturen. Het was het beste om per email een notificatie te sturen dat er een nieuwe factuur voor de klant klaar staat in het administratiesysteem (op basis van SSL). Dit was vrijwel de enige en veruit de makkelijkste manier om te voldoen aan alle regeltjes van de belastingdienst. Dit is overigens ook een stuk veiliger, want de kans dat een complete website gehijacked wordt of dat de DNS gespoofed wordt, is een stuk kleiner dan een vervalste email.

Oorspronkelijk geplaatst door Henky!

Als de factuur maar wordt meegestuurd (per email). Als ik nu de boekhouding doe moet ik al twee a drie keer met wachtwoorden inloggen op een site om überhaupt bij een factuur te komen. Dat mag van mij wel verboden worden.

De overheid heeft dat juist aangemoedigd, en naar mijn mening overigens terecht. Op het moment dat jij van het bedrijf in kwestie een notificatie van een nieuwe factuur krijgt, zou je simpelweg gelijk moeten inloggen op het systeem en de factuur opslaan en/of afdrukken. Is nog geen minuut werk.

Dan ga ik er vanuit dat er meerdere gebruikers zijn voor zo'n control panel. Een inkomende factuur per post kan je gelijk doorsturen naar degene die de betalingen/administratie doet, deze zou dat nu zelf moeten downloaden uit het control panel maar het gaat de administratie natuurlijk niks aan wat er verder nog te vinden is op die omgeving.

Oorspronkelijk geplaatst door gjtje

Dan ga ik er vanuit dat er meerdere gebruikers zijn voor zo'n control panel. Een inkomende factuur per post kan je gelijk doorsturen naar degene die de betalingen/administratie doet, deze zou dat nu zelf moeten downloaden uit het control panel maar het gaat de administratie natuurlijk niks aan wat er verder nog te vinden is op die omgeving.

Als het systeem verder ook toegang geeft tot zaken anders dan administratie, zouden er inderdaad wel meerdere gebruikers nodig zijn. Of anders download je de factuur zelf en stuur je hem dan door naar je administratie.

Oorspronkelijk geplaatst door Apoc

De overheid heeft dat juist aangemoedigd, en naar mijn mening overigens terecht. Op het moment dat jij van het bedrijf in kwestie een notificatie van een nieuwe factuur krijgt, zou je simpelweg gelijk moeten inloggen op het systeem en de factuur opslaan en/of afdrukken. Is nog geen minuut werk.

Nou, in mijn geval toch wel 5 minuten werk per factuur. En als iedereen dat gaat doen ben ik tijdens de boekhouding een middag bezig met in- en outloggen op diverse sites met verschiilende wachtwoorden.

Moet het nog goed gaan ook. We hadden een abo op canaldigitaal. Die werkt ook zo. Dus (zucht...), naar de site, inloggen, klikken, klikken en klikken en dan krijg je een rijtje facturen met niet corresponderende nummers. Na enkele maanden wist ik dat ik de in het rijtje moest hebben.

Waarom zou je de klant aan het werk zetten. Waarom niet gewoon een factuur per email?

Factuur per email en daarnaast in een controlpanel is veel klantvriendelijker lijkt mij, daarnaast kan de klant de nog steeds controleren of deze van jullie afkomstig is.

Perfect :-)

Kreeg voorheen factuur van Vodafone via digitaal pdf te downloaden.

Echter nu krijg ik ze weer per post omdat hun facturen niet aan de belasting eisen voldeden.

Ik vind het niet zozeer een probleem maar alles digitaal zoek je even sneller dan tussen de stapels facturen.

Goede vooruiting en pluspunt voor digitaal ondernemen.

Heel mooi dat dit nu formeel mag. Scheelt in de productiekosten.
Maar voorlopig is het zo dat veel klanten (voor MKB) het gewoon op papier willen hebben. Dus wat doen ze: Ze printen de PDF en stoppen het als papier in hun administratie (doe ik zelf trouwens ook).

Ik twijfel of het gemak voor mij (de verzender) opweegt tegen het (on)gemak dat de klant heeft. Want velen hebben hem liever gewoon op papier.
Dus houd ik het nog even bij papier.

Vr.gr. Eef

Voor alle nieuwe klanten vragen wij inmiddels in hoeverre ze er bezwaar tegen hebben als ze de factuur elektronisch krijgen. Voor bestaande klanten stappen we voor hostingfacturen (dus lage bedragen) steeds meer over op elektronische facturatie, we kunnen die namelijk geheel geautomatiseerd verzenden. Voor de 2e herinneringen en aanmaningen gebruiken we uiteraard wel gewoon de post.

Wanneer het gaat om projecten, of klanten die gewoon liever een papieren factuur willen doen we dat nog wel, zonder extra kosten. Veel MKB'ers printen ze toch nog uit voor hun administratie. Al zie je inmiddels wel dat een aantal alles bijv digitaal doorstuurt naar administratiekantoor of het gelijk geautomatiseerd kan verwerken.