Onderwerp: Eigen (managed) SMTP- en/of webserver?

(Ik hoop dat ik met mijn vraag goed zit in dit forum en anders hoor ik het wel.)

Wij ontwikkelen en leveren een webapplicatie (op het Windows-platform) waarmee verenigingen online o.a. hun leden- en contributieadministratie kunnen doen.

Een van de functionaliteiten van de applicatie is het online versturen van email naar ad hoc selecties uit het totale ledenbestand.
Dit kan bijv. gaan om een mail aan de spelers in een sportteam om te melden dat een wedstrijd is afgelast, waarbij het aantal geadresseerden dus niet erg groot zal zijn.
Maar het kan ook gaan om het maandelijks versturen van een digitaal clubblad naar alle leden, waarbij het aantal geadresseerden natuurlijk nogal kan oplopen, afhankelijk van de grootte van de vereniging.

De webapplicatie wordt tot op dit moment meestal geinstalleerd op shared hosting accounts, waarbij de hosting-provider gekozen kan worden door de vereniging zelf.
Dat gaat op zich prima, zij het dat veel hosters (terecht) niet blij zijn met het incidenteel versturen van grote aantallen emails in een keer, zoals bij het versturen van een clubblad.

Wij orienteren ons daarom nu op andere opties, zoals:
1) een centrale SMTP server inzetten waar al onze klanten gebruik van kunnen maken voor het versturen van hun online mail vanuit onze webapplicatie vanaf hun eigen, externe shared hosting account;
2) Als 1, maar dan aangevuld met de optie om ook zelf de verenigingswebsites te gaan hosten;
3) andere...?

Tot dit moment hebben wij ons ver gehouden van alles wat met hosting te maken heeft, maar we denken dat we er nu niet meer omheen kunnen en toch richting een (managed) dedicated server moeten denken.

Wij zouden enig advies m.b.t. het inzetten van een dergelijke server + een beeld van de kosten waar we aan moeten denken erg op prijs stellen.
Graag uw reactie.

M.vr.gr.,

Marja de Vroed

De reden waarom providers die mailings niet zo leuk vinden is meestal omdat de mailings technisch gezien niet helemaal in orde zijn. Stuur je namelijk binnen enkele seconden 10K mails weg vanaf eenzelfde server en mailadres dan zijn er servers die direct een dergelijke server blokken.

Wat ik hiermee wil zeggen is dat je zelf ook erg op moet letten als je flinke mailings verstuurd. Een eigen server is daarmee niet direct de oplossing. Kijk dus naast een eigen server eens naar hoe jullie die mail verwerken.

De webapplicatie gaat via een 'loop' langs de geselecteerde leden en stuurt per email-adres een apart mailtje weg. Er staan dus geen series adressen in de 'To' rubriek van de afzonderlijke email, maar altijd slechts 1.
Inderdaad is de afzender altijd dezelfde, nl. een vooraf ingesteld email-adres van de vereniging, bijv. van de ledenadministrateur.

Dit lijkt me technisch correct, maar ik hoor het graag als het anders is.

Dit is technisch correct. Tenminste scripttechnisch. Spamtechnisch zullen hier mailservers denk ik over vallen. Maar dit is uiteraard afhankelijk van het aantal mails binnen welke tijd worden verstuurd.

Ja, en daar gaat het nu juist om:
Een goede manier vinden om in 1 opdracht flinke hoeveelheden email (bijv. 1000+ stuks) te versturen vanuit de webapplicatie, zonder dat de server/afzender op een of andere spam-blacklist terecht komt.

Ik zou me kunnen voorstellen dat het instellen van queue op de server een optie zou zijn, waarbij de server ervoor zorgt dat de emails netjes gedoseerd worden verstuurd.

Maar dat kan dus niet op shared hosting accounts en hopelijk wel op een eigen (managed) dedicated (SMTP-)server.
Daar zoeken we dus een oplossing voor.

Dit kun je eventueel regelen in je applicatie door daar gebruik te maken van een soort soft-queue.

Ik denk dat een eigen server of een managed dedicated (in het geval je zelf geen OS kennis hebt) een goede oplossing kan zijn.
Dan zou ik ook tevens alles op een dergelijke server zetten om dan ook de volledige controle en vrijheid te krijgen.

Waarom niet een applicatie als MailWorks gebruiken, die stuurt volgens mij (dit is instelbaar) iets van 50 mails per min, en dit kan elke shared hosting server gewoon aan IMO? (ff overleggen met je ISP) Mocht dit niet zo zijn komen de mails in de queue en die doet dan de rest. Als 1000+ geen 9000 is valt het IMO nog wel mee. Hoe vaak stuur je de leden een clubblad? 4-6x per jaar?

Oorspronkelijk geplaatst door Ber|Art

Waarom niet een applicatie als MailWorks gebruiken

Omdat onze webapplicatie dus zelf al zoiets is.

Oorspronkelijk geplaatst door Ber|Art

, die stuurt volgens mij (dit is instelbaar) iets van 50 mails per min, en dit kan elke shared hosting server gewoon aan IMO? (ff overleggen met je ISP)

Ik heb begrepen dat de limiet soms zelfs al op 20 ligt.

Oorspronkelijk geplaatst door Ber|Art

Mocht dit niet zo zijn komen de mails in de queue en die doet dan de rest.

Kijk, en dat weet ik dus niet. Is zo'n queue standaard op elke Windows-webserver?

Oorspronkelijk geplaatst door ryankalkhoven

Dit kun je eventueel regelen in je applicatie door daar gebruik te maken van een soort soft-queue.

De webapplicatie werkt inderdaad al met een 'software-queue': als er technisch iets mis gaat tijdens het afleveren van de emails aan de SMTP-server, bijv. als de server plotseling down zou gaan, dan blijven de emails in de software-queue staan om op een later moment alsnog verstuurd te worden.
Maar zo'n software-queue heeft wel een 'trigger' nodig om de volgende mail-poging te doen.

Oorspronkelijk geplaatst door ryankalkhoven

Ik denk dat een eigen server of een managed dedicated (in het geval je zelf geen OS kennis hebt) een goede oplossing kan zijn.
Dan zou ik ook tevens alles op een dergelijke server zetten om dan ook de volledige controle en vrijheid te krijgen.

Precies! Ik heb al wat rondgestruind op websites van diverse aanbieders, maar vaak moet ik dan zelf de gewenste specs voor de server aangeven.
Maar ik heb geen idee wat we nodig zouden hebben in de zin van technische specs van de server of in hoeveelheid dataverkeer.

Advies?

Ik sprak over een Linux server van Windows weet ik het niet. Maar goed op een dedicated server kan je natuurlijk veel meer, en zelf de mailserver aanpassen etc.. maar dan moet je ook rekenen op 50-150 EURO p/m aan kosten.

Een server kost zoveel niet (koop server = 1000 euro, ongeveer ex colocatie á 25-50 per maand).

Maar heb je ooit gedacht aan de mogelijkheid om in het BCC veld alle adressen kommagescheiden te plaatsen?

En beheerd de server dan voor dat geld?

Oorspronkelijk geplaatst door CharlieRoot

Maar heb je ooit gedacht aan de mogelijkheid om in het BCC veld alle adressen kommagescheiden te plaatsen?

1000+ email-adressen in het BCC veld... ik dacht het niet!
Volgens mij kan dat technisch zelfs helemaal niet. Er zit een grens aan de fysieke lengte van TO, CC en BCC.
En ik denk dat dergelijke mails nog veel sneller als spam aangemerkt zouden worden.

Hoeveel is nu 1000+? 2000 of 9000 dat scheelt nogal grote vereniging!

Oorspronkelijk geplaatst door MDV

1000+ email-adressen in het BCC veld... ik dacht het niet!
Volgens mij kan dat technisch zelfs helemaal niet. Er zit een grens aan de fysieke lengte van TO, CC en BCC.
En ik denk dat dergelijke mails nog veel sneller als spam aangemerkt zouden worden.

nou zo doen wij het al een tijd, nooit last gehad dat mails niet aankwamen. Maar oke, ik dacht dat je opties wilde.

Een losse server hiervoor lijkt mij in elk geval een overkill.

@Charlie, hoeveel zet je er in de BCC? Ben wel benieuwd hoeveel er dus maximaal in kunnen