Onderwerp: WHMCS - Facturen van opgezegde pakketten (hoe doen jullie dit?)

Ik ben heel erg benieuwd hoe anderen dit ingesteld hebben of oplossen, vandaar dus toch maar eens vragen.

Whmcs maakt een factuur aan op het moment dat een pakket van een klant gaat verlengen.
Dit heb ik ingesteld op 30 dagen voor verloop van het pakket.
De klant heeft dan eigenlijk 30 dagen om alsnog te beslissen of ze het pakket willen verlengen of niet.
Dit doe ik omdat ik niet stilzwijgend wil verlengen...ongeacht of dat nu wel of niet mag bij die klant.

Als de klant binnen die 30 dagen zijn pakket opzegt wordt momenteel automatisch de factuur voor de klant verwijderd.
Opzich prima. De klant kan de factuur niet meer inzien in WHMCS als ze inloggen.

Echter is volgens de Nederlandse wet verplicht om elke factuur in de boekhouding te verwerken.
Officieel zou ik dus voor iedere niet betaalde factuur een creditfactuur moeten aanmaken.
(Iets wat ik nogal omslachtig vind gaan in WHMCS. Ik kan ee factuur aanmaken met een - bedrag....ik krijg hem echter nooit goed op betaald gezet en de factuur blijft dus bestaan....er staat overigens ook nergens dat het een creditfactuur is).

Is hier een optie of manier die ik mis?
Maken alle andere bedrijven die met WHMCS werken echt zoveel creditfacturen aan?

Vooral bij grote budgethosters lijkt me dit onbegonnen werk...daar moet dan toch wel een andere oplossing voor zijn?

Ik ben heel erg benieuwd hoe jullie hiermee omgaan.
Hopelijk komen er wat goede tips uit zodat ik me aan de wet kan houden zonder dat het me oneindig veel moeite kost om creditfacturen aan te maken....die dan eigenlijk handmatig gemaakt moeten gaan worden.

Alvast bedankt voor jullie kostbare tijd

Gewoon gebruik maken van pro-forma facturen en eens de klant betaald heeft deze omzetten naar echte factuur.

Een pro-forma factuur die samen met de verkoopsvoorwaarden verstuurd wordt naar de klant heeft als functie het bevestigen van het order.

De betekenis van Proforma is ‘voor de vorm’. Een proforma factuur kan gezien worden als een voorlopige factuur of concept factuur. Het sturen van een proforma nota is slechts bedoeld om het bedrijf waar de betreffende factuur aan gericht is, vooraf informatie te geven.

Een proforma factuur is geen rechtsgeldige factuur, het is een onofficiële factuur. De factuur heeft dan ook geen rechtskracht voor zowel jou als het bedrijf waaraan deze gericht is. Omdat het document niet rechtsgeldig is, hoeft het ook niet te voldoen aan de verplichte factuurvereisten van de belastingdienst. Enkel relevante informatie dient vermeld te worden, ten behoeve van de klant.

Een proforma nota wordt veelal gebruikt voor het in orde maken van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen. Daarnaast kan een leverancier met een proforma factuur bijvoorbeeld een vooruitbetaling vragen, voordat de levering plaatsvindt. Deze wordt dan meestal gestuurd, wanneer je de offerte geaccepteerd hebt. Deze werkwijze is vrij gebruikelijk bij grote internationale transacties. Ook bij abonnementsdiensten is dit gebruikelijk, de leverancier verlangt dan een vooruitbetaling als voorwaarde voor verlenging van het abonnement.

Op een proforma factuur, moet duidelijk vermeld staan dat het gaat om ProForma. Wanneer je zelf proforma facturen uitschrijft, is de nummering enkel relevant voor je eigen overzicht. Omtrent de nummering worden er geen vereisten van de belastingdienst gesteld. Het factuurnummer op de proforma versie, mag echter niet gebruikt worden als factuurnummer op de definitieve factuur, tenzij deze aansluit met de chronoligisch oplopende nummering van de rechtsgeldige facturen.

Gezien de proforma factuur slechts een voorlopige nota is, hoef je deze nog niet te betalen, het is bovendien nog geen rechtsgeldig document. Je neemt dit soort facturen ook niet op in de administratie. Pas wanneer je de definitieve factuur ontvangt, boek je deze in de administratie en mag je de btw terugvorderen bij de belastingdienst.

Bedankt voor je reactie!

Ik had dit eigenlijk ook al op het forum gevonden maar ik wist niet dat dit mogelijk was met WHMCS.
Misschien kan dit al een tijdje...ik had het nooit gezien.
Bedankt voor de uitgebreide informatie.
Er komen echter heel veel vragen omhoog, terwijl er nergens duidelijkheid wordt gegeven hoe het nu echt werkt in een live omgeving.
Dit live omzetten vind ik nu dus nogal spannend omdat ik niet exact weet wat me te wachten staat.
Misschien kan er iemand iets meer duidelijkheid geven voor ik me in het diepe gooi met allerlei problemen die wellicht voorkomen kunnen worden.

Wat ik me vooral afvraag is het volgende.
- Als mensen de proforma factuur betalen, ontvangen ze dan ook de echte factuur vanuit WHMCS per e-mail?
- Zien klanten in hun clientarea ookof het een factuur of proforma factuur is?
- Gaat WHMCS er exact hetzelfde mee om qua hooks en api's?
- Is het ook mogeijk om proforma alleen te gebruiken bij bepaalde klantengroepen?
- Als iemand een bestelling doet en direct betaald met iDeal. Ontvangt hij dan gelijk een factuur?
- Wat gebeurd er met automatische incasso betalingen die storneren? Eerst worden die op betaald gezet en vervolgens moeten die weer op onbetaald worden gezet....ik ben hele erg benieuwd wat hiermee de eerste keren mis kan gaan...het gebeurd helaas nogal eens dat je na een betaling een betaling weer moet intrekken.



Even buiten al deze functionaliteit, heb ik ook nog een hele andere vraag.
Ik ben heel erg benieuwd hoe anderen hiermee omgaan. DIt is namelijk meer een morele kwestie.

Als een klant denkt...ik betaal niet want het is een proforma factuur (wat in mijn ogen sneller gebeurd dan met een factuur) maar wel automatische verlenging aan heb staan dan blokkeer ik momenteel niets. Ik verleng alles met het vertrouwen in mijn gemiddelde klant dat ze uiteindelijk nog wel betalen. En meestal is dit ook zo. Ze zijn dan achteraf blij dat ik ze niet heb geblokkeerd en dat ze geen kosten betalen voor het uit quarantaine halen.
De jaren erop betalen ze netjes of willen overstappen naar automatische incasso.

De keuze is nu bij zo'n overstap om dit zo te laten en te hopen dat mensen alsnog de proforma factuur betalen (en ik kosten maak voor een domein die misschien niet wordt betaald), of het direct te laten verlopen (eigen schuld, dikke bult, betaal maar kosten voor het uit quarantaine halen).

Zijn hier tussenwegen in?
Wat doen jullie en waarom?

We hebben de pro-forma optie gebruikt met WHMCS en zijn er snel op teruggekomen. Veel van de wat grotere klanten vonden het erg vervelend en stonden erop een echte factuur te ontvangen voor ze zouden gaan betalen.
Er zijn wel credit factuur add-ons maar dit was voor ons de voornaamste reden naar HostFact te gaan.

Wij werken niet met pro-forma facturen. Zolang het pro-forma is hebben we genoeg klanten die niet willen betalen. Daarnaast is het dan lastiger ze te manen om alsnog te betalen en zodra ze betalen krijgen ze een factuur met een ander nummer. Wij hanteren een opzegtermijn die bij benadering gelijk is met de periode dat we vooraf factureren en in die gevallen dat we als nog de opzegging willen verwerken (coulance of toch nog tijdig opgezegd) dan maken we een credit. Of als een klant geen credit hoeft en aangeeft dat weg gooien wat hem betreft akkoord is annuleren we hem als dit geen gevolgen heeft voor de belastingen. We verwijderen of bewerken facturen na het versturen niet (ivm regelgeving). Na het versturen van de factuur kan de klant bij ons ook niet meer online opzeggen tot er betaald is, ervaring leert dat klanten een mail sturen als ze dan willen opzeggen. Met deze zelfde code hebben we ook het opzeggen geblokkeerd als niet alles tijdig betaald is zonder contact op te nemen met onze support.

Dat pakket is gewoon NIET geschikt voor EU markten..
als je daar in Belgie een iets grondigere BRW controle mee hebt dan ben je in de aap gelogeerd volgens mij...

Oorspronkelijk geplaatst door bibawa

Dat pakket is gewoon NIET geschikt voor EU markten..
als je daar in Belgie een iets grondigere BRW controle mee hebt dan ben je in de aap gelogeerd volgens mij...

Afhankelijk van bepaalde instellingen en gebruik is het pakket (ook zonder pro-forma facturen) legaal conform de Europese regels voor zover ik na kan gaan. Ten minste op het vlak van alle regels rond omzetbelasting (BTW) kan het voldoen. Maar ik moet toegeven dat als je maar iets niet goed hebt staan of verkeerd gebruikt je een probleem hebt.

Ik ben me niet bewust van een goed alternatief dat verder vergelijkbaar is en binnen de regels betere mogelijkheden heeft en minder risico op "fouten". Als iemand iets heeft (zonder zelfbouw te noemen) dan hoor ik het graag, dan gaan we daar nog eens naar kijken.

We hebben eigenlijk ook geen goed alternatief gevonden voor WHMCS en gebruiken nu uitsluitend geannuleerde facturen als mensen niet betalen. De boekhouder zeg hier goed mee overweg te kunnen ondanks dat het geen creditfactuur is.

En wat zegt de fiscus ervan ? Dat was destijds hier echt een geklooi van jewelste.. Facturen die kunnen aangepast worden, delete en factuur weg echt niet conform.. letterlijk na 1 maand buitenGESTAMPT.

Je maakt een factuur aan of je maakt geen factuur aan, iets er tussenin bestaat niet. Dus als je besluit dat de klant die factuur niet hoeft te betalen, dan druk je op het knopje "credit factuur aanmaken" en dan ben je er vanaf. Dat moet een beetje pakket toch gewoon helemaal zelf kunnen verwerken? Als je dat netjes en structureel doet, dan vindt de belastingdienst dat uiteraard prima. Je moet natuurlijk wel de termijn kort houden, niet na 11 maanden nog gaan crediteren ofzo want dan is de dienst zeker geleverd en heb je toegevoegde waarde geleverd en/of begint het op fraude te lijken.

Laat daar nu net het probleem in whmcs zitten , als je op die knop credit duwt gebeuren er heel gekke dingen .. Het is te lang geleden hier maar ik dacht dat de originele factuur verdween ..

Het probleem is juist dat WHMCS die knop niet heeft om een credit factuur te maken. Er zijn add-ons voor en die zijn wel noodzakelijk om geen discussie met de belastingdienst te krijgen.
Facturen annuleren is lastig want officieel heb je tegen die tijd de BTW al afgedragen en heb je een credit factuur nodig om dit terug te krijgen. De boekhouder kan hier een eigen oplossing voor bedenken en zo hebben wij dat ook een tijd geprobeerd maar of het handig is betwijfel ik.

Ik heb nooit zo'n addon gevonden. Heb je een linkje toevallig?

Ik heb jaren met WHMCS gewerkt, ook met de proforma's maar het blijft een enorm gedoe. Tegenwoordig werken met WeFact.

Oorspronkelijk geplaatst door jeffer

Ik heb nooit zo'n addon gevonden. Heb je een linkje toevallig?

https://katamaze.com/modules.php?mod...ling-extension

Maar er waren ook add-on developers hier op het forum.