Onderwerp: WHMCS boekhoud koppeling

Wij hebben al jaren de situatie waarin het facturatiesysteem (voorheen ModernBill, sinds enkele jaren WHMCS) en boekhoudsysteem niet aan elkaar gekoppeld zijn. De factuurgegevens komen uit het ene systeem rollen en worden in het andere systeem handmatig door de boekhoudster ingevuld. Enorm ouderwets en zonde van de tijd natuurlijk.

Heeft er iemand reeds een koppeling tussen WHMCS en een goed Nederlands boekhoudpakket (bijv SnelStart, Reeleezee, Twinfield, OpenERP, ...) gemaakt, waarbij de facturatie vanuit WHMCS gedaan wordt? Het maakt me eigenlijk vrij weinig uit welk (goed) boekhoudpakket gebruikt zou worden, zo lang de koppeling maar volledig geautomatiseerd kan worden.

Ik denk dat je zelf een converter moet gaan maken, welke alles ophaalt uit de WHMCS database en dit op de juiste manier in de DB van het boekhoud pakket zet.
Of een export welke je zelf moet importeren in het boekhoud systeem.

Hoe doe je dat nu met de WHMCS facturen? Want die zijn waarschijnlijk niet hetzelfde als uit je boekhoudpakket.

Oorspronkelijk geplaatst door dennis0162

Ik denk dat je zelf een converter moet gaan maken, welke alles ophaalt uit de WHMCS database en dit op de juiste manier in de DB van het boekhoud pakket zet.
Of een export welke je zelf moet importeren in het boekhoud systeem.

Klopt - de vraag is dus ook of iemand al een dergelijke koppeling heeft. Voorkeur gaat niet uit naar een handmatige import, omdat 100% automatisering het streven is - maar het kan eventueel ook wel.

Overigens; het zou wel via een API moeten lopen, en dus niet rechtstreeks de data in de database van het boekhoudpakket invoeren. Dat laatste zou namelijk niet goed gaan, omdat een boekhoudsysteem vrij complex is en het onbegonnen werk is om de volledige structuur van de database uit te gaan pluizen. Het boekhoudsysteem in kwestie zou dus wel via een API benaderd moeten worden (en de meeste van de eerder genoemde boekhoudsystemen hebben daar ook wel ondersteuning voor).

Ik heb deze vraag anderhalf jaar geleden ook al gesteld (http://www.webhostingtalk.nl/bedrijf...oudpakket.html), maar toen was er niemand die al iets dergelijks had. Ik heb er ondertussen zelf geen tijd meer voor gehad om naar te kijken, maar ik wil nu waarschijnlijk toch maar iets laten ontwikkelen (tenzij iemand dus al iets heeft draaien).

Oorspronkelijk geplaatst door dennis0162

Hoe doe je dat nu met de WHMCS facturen? Want die zijn waarschijnlijk niet hetzelfde als uit je boekhoudpakket.

Facturen worden nu handmatig in het boekhoudpakket ingeboekt.

Oorspronkelijk geplaatst door dennis0162

Of een export welke je zelf moet importeren in het boekhoud systeem.

Probleem is dat de import optie van de meeste pakketten te wensen overlaat.

Lijst van klanten importeren gaat meestal nog wel.
Facturen ook als je geluk hebt,
Maar ook de online iDeal en creditcard betalingen erin krijgen, en automatisch aan de juiste factuur/klant gekoppeld krijgen, kan je met een simpele import functie al snel vergeten.

Dan kom je meer in het API straatje terecht.
En daar kan veel tijd in gaan zitten, en moet je je afvragen of het wel zinvol is.

Is het wel echt noodzakelijk dat alles op factuurniveau in het boekhoudpakket komt, i.p.v. als verdichte journaalpost per periode?

Daar haal je een erg sterk punt aan. Ik ben denk ik wat te gefocust geweest op het volledig gebruik kunnen maken van alle functionaliteit van een boekhoudpakket, terwijl je diezelfde functionaliteit ook kunt krijgen met wat uitbreidingen op WHMCS zelf.

Iets wat op klantniveau van belang is, is de aangifte ICP, waarbij je per klant moet aangeven hoeveel omzet die klant in de afgelopen periode heeft opgeleverd. Dit zou geautomatiseerd afgehandeld moeten kunnen worden.

In principe zou de koppeling dus enkel de klantgegevens en de behaalde omzet per klant hoeven door te geven. Dit zou inderdaad vrij makkelijk te realiseren moeten zijn.

Weet iemand of er voor dit soort imports een standaard bestaat, en of deze (al dan niet via een addon) in whmhs beschikbaar is?

Oorspronkelijk geplaatst door Apoc

Iets wat op klantniveau van belang is, is de aangifte ICP, waarbij je per klant moet aangeven hoeveel omzet die klant in de afgelopen periode heeft opgeleverd. Dit zou geautomatiseerd afgehandeld moeten kunnen worden.

Denk dat je dan nog wel meer aan WHMCS zelf moet gaan sleutelen.
Vermeld WHMCS het BTW nummer van de afnemer wel op de factuur (vereist als je BTW wilt verleggen)?

Wellicht dat je een eenvoudig script kunt schrijven dat met een cron laat communiceren met je boekhouding?
Het hoeft natuurlijk niet realtime te zijn.

Zelf hebben we Parallels Business Automation kunnen integreren met Twinfield.

Oorspronkelijk geplaatst door maxnet

Denk dat je dan nog wel meer aan WHMCS zelf moet gaan sleutelen.
Vermeld WHMCS het BTW nummer van de afnemer wel op de factuur (vereist als je BTW wilt verleggen)?

Dat is volledig aan te passen, klanten van mij hebben altijd een oplossing hiervoor; bij verleggen van btw staat er iets, afhankelijk van de gekozen betaal methode staat er iets, etc.. En eigenlijk moet je direct als een factuur betaald is deze als pdf ergens opslaan. Moeilijk? Nee. Ik heb de module voor bluemailcentral.com ontwikkeld waarmee facturen per post naar de klant gestuurd kunnen worden. Ook wht members hier maken gebruiken van deze module. Mocht je een ontwikkelaar nodig hebben, ik mag mij volgens mij hier niet aanbieden maar jullie weten het forum deel te vinden waar je een topic mag openen daarvoor.
Ik heb zelf in WHMCS ook een kleine module geschreven waarmee ik een redelijke belasting aangifte kan doen, maar deze is niet af en zal ik niet verder ontwikkelen (tenzij hiervoor interesse is). Maar WHMCS is geen boekhoud pakket, het bied echter wel de mogelijkheid om het tot zo'n pakket om te bouwen. Maar de vraag is wil je dat? Als je ziet hoeveel functionaliteiten sommige pakketten hebben..

Apoc, voor hier ben ik aan het kijken (samen met een buitenlandse partij) voor een koppeling met Open ERP.

Wij beschikken over een custom built facturatie systeem dat op basis van een MySQL database zijn facturen opbouwt.
Met een eigen API sturen we DirectAdmin aan.
Omdat webhosting niet onze corebusiness is, hebben wij nooit gekozen voor WHMCS of ModernBill.

OpenERP is in gebruik voor voorraad beheer, uren registratie, inkoop process (bestelbonnen, inkoopfacturen) en verkoop + levering.
Ons contact met een buitenlandse partij bestaat uit het aan laten passen van hun middleware voor contract-invoicing en it-resource invoicing. Dit om bijvoorbeeld domeinnamen en webhosting op basis van verbruik te factureren.

Indien gewenst kan ik je altijd met deze partij in contact brengen. Tot op heden hebben we nog geen werkende oplossing (in OpenERP), dat komt omdat we vooraan in ons migratie proces staan en al onze procedures aan het documenteren zijn.

Wij exporteren orders naar Mamut. Vanuit Mamut worden ze gefactureerd en is er terugkoppeling naar WHMCS. Betalingen verwerken we in Mamut die daarna naar WHMCS worden doorgestuurd.

Onze facturen worden met behulp van een custom WHMCS hook via de API van E-boekhouden netjes in onze boekhouding verwerkt.

Wij laten whmcs pro-forma versturen en alleen een definitieve factuur aanmaken wanneer daadwerkelijk betaald is. Natuurlijk is er wel degelijk een betaal-verplichting uit hoofde van het contract en de voorwaarden. Op deze manier hoeven we niet achteraf facturen te bewerken of credit-nota's te versturen en komt er geen gat in de nummering. Eens per week bewerken we een sheet voor de administratie en koppelen we factuurnummers uit whmcs aan binnengekomen transacties (fysieke overschrijving op de rekening) voor de double check. Voor whmcs abo's houden we een separaat boek (als in boekhouding) bij ten opzichte van overige producten en diensten die we verkopen.

Wij hebben een XML import voor King gemaakt. Deze is te automatiseren echter moet daar een extra King optie voor worden aangeschaft. #duur

getup, jullie hebben de koppeling tussen mamut en whmcs gemaakt lees ik, zouden jullie mij daarbij kunnen helpen?

mvg wybo van der meer