Onderwerp: Digitaliseren van Contracten, sidn etc

Hallo,

Omdat het aantal contracten en sidn formulieren op papier nogal wat dossier kasten in beslag nemen, willen we dit gaan digitaliseren.

Om nu alle documenten stuk voor stuk in de scannen is een beetje teveel van het goede. Dat doe je zelfs een stageloper niet aan

Ik zat te denken om alles gewoon op de fax te leggen en het naar je eigen nr te versturen. Op deze manier kun je meerdere formulieren achter elkaar leggen. Probleem is echter dat hier best wat KPN kosten inzitten.

Mijn vraag, is er daarom een andere, snellere manier om alles digitaal te krijgen? Of op een gratis manier te faxen?

De duurdere/grotere scanners hebben ook een automatische invoer. Kortom dat is een stapel op scanner leggen en wat anders gaan doen.

Als je toch zo nodig je fax moet gebruiken, fax dan via de eigen centrale. Kost het geen cent.

De betere scanserver of multifunction ondersteund bijvoorbeeld versturen per e-mail of FTP. Let wel op dat ieder document als los bestand beschikbaar moet komen, anders ga je nog een hop lol beleven

Het inscannen van de sidn contracten en het eventueel vernietigen van de oorspronkelijke documenten lijkt mij juridisch niet direct bezwaarlijk, aangezien je als intermediair fungeert. Beschrijf de processen wel goed (bijv. bedrijf x heeft contracten ontvangen, scan op datum x, opgevraagd datum x etc.) Overigens is het digitaliseren van de administratie sowieso toegestaan (zie artikel 2:10 BW).

Natuurlijk verliest een gescand document wel enige juridische waarde:

De gescande documenten identificeren de auteur van het document. De integriteit van de inhoud wordt er echter niet door gegarandeerd. Het is mogelijk om de inhoud van het document te wijzigen zonder dat het kan opgemerkt worden aan de hand van een handtekening, omdat gescande handtekeningen op geen enkele manier verbonden zijn met de inhoud van de ondertekende informatie. De positie van een handtekening op het document heeft in een digitale context geen betekenis meer. De inhoud van het document moet dus op een andere manier met de handtekening verbonden worden.

Misschien een idee om ipv van scannen een digitale camera te gebruiken. Wel zorgen voor een stabiele ondergrond en de juiste hoogte. Werkt volgens mij een stuk sneller.

In de multifunction die we hier hebben kan je met gemak stapels van 50 A4'tjes leggen. In het scanprogramma stel je dan in dat je wilt uitvoeren als PDF, en hoppakee.

Oja, zo'n invoerding heet een ADF (Auto Document Feeder).

Oorspronkelijk geplaatst door Orlam

Misschien een idee om ipv van scannen een digitale camera te gebruiken. Wel zorgen voor een stabiele ondergrond en de juiste hoogte. Werkt volgens mij een stuk sneller.

Dat kost echt ongelofelijk veel tijd. Leuk als je er 1 of 2 moet doen, met meer contracten per dag kan je er iemand voor in dienst gaan nemen.

Dan is een axis scanserver met een deugdelijk scanner, een HP uit de 9000 serie of iets als een ricoh afficio een heel stuk goedkoper.

Papier in ADF, druk op zend en selecteer waar naartoe.

Oorspronkelijk geplaatst door ICTRecht

Het inscannen van de sidn contracten en het eventueel vernietigen van de oorspronkelijke documenten lijkt mij juridisch niet direct bezwaarlijk, aangezien je als intermediair fungeert. Beschrijf de processen wel goed (bijv. bedrijf x heeft contracten ontvangen, scan op datum x, opgevraagd datum x etc.) Overigens is het digitaliseren van de administratie sowieso toegestaan (zie artikel 2:10 BW).

Natuurlijk verliest een gescand document wel enige juridische waarde:

De gescande documenten identificeren de auteur van het document. De integriteit van de inhoud wordt er echter niet door gegarandeerd. Het is mogelijk om de inhoud van het document te wijzigen zonder dat het kan opgemerkt worden aan de hand van een handtekening, omdat gescande handtekeningen op geen enkele manier verbonden zijn met de inhoud van de ondertekende informatie. De positie van een handtekening op het document heeft in een digitale context geen betekenis meer. De inhoud van het document moet dus op een andere manier met de handtekening verbonden worden.

Het contract met SIDN is het enige document, SIDN krijgt het origineel normaal gesproken niet.

Bovenstaande redenatie volgend zijn de faxen die wij ontvangen ongeschikt, of in ieder geval minder geschikt, die komen namelijk op de faxserver binnen en worden als tiff opgeslagen.

Voor een kwaadwillende is een document overigens altijd te vervalsen. Zeker als het per fax binnen komt.

Canon IR2270

Dat ding is gewoon te huren via Canon. Grote all-in one printer (fax, scan etc.) met ADI (Automatische Document Invoer). Met een extra stukje software, dat ook via Canon is aan te schaffen, worden alle contracten in een database opgeslagen. Je kunt vervolgens in die database zoeken op bijvoorbeeld domeinnaam en je hebt direct het juiste contract voor je neus. Het programma is namelijk in staat om tekst van gescande documenten direct te lezen.

Je wilt niet weten in wat voor spijkerschrift ik sommige contracten krijg :| kan ie dat ook lezen?

Oorspronkelijk geplaatst door eMiz0r

Canon IR2270

Dat ding is gewoon te huren via Canon. Grote all-in one printer (fax, scan etc.) met ADI (Automatische Document Invoer). Met een extra stukje software, dat ook via Canon is aan te schaffen, worden alle contracten in een database opgeslagen. Je kunt vervolgens in die database zoeken op bijvoorbeeld domeinnaam en je hebt direct het juiste contract voor je neus. Het programma is namelijk in staat om tekst van gescande documenten direct te lezen.

jah, dat heeft Xerox dus ook. ScanFlowStore scant meteen in naar spdf (searchable pdf) en je kunt er ook nog extra metatags of informatie aan meegeven over waar je ze neer wilt zetten.

Oorspronkelijk geplaatst door Orlam

Misschien een idee om ipv van scannen een digitale camera te gebruiken. Wel zorgen voor een stabiele ondergrond en de juiste hoogte. Werkt volgens mij een stuk sneller.

//offtopic: ik heb hier heel hard om moeten lachen

Leuk dat faxen naar jezelf maar hoe vind je dan een bepaald doc terug? Bijvoorbeeld als je naar de deurwaarder gaat omdat iemand niet betaald?

Oorspronkelijk geplaatst door marijn79

Leuk dat faxen naar jezelf maar hoe vind je dan een bepaald doc terug? Bijvoorbeeld als je naar de deurwaarder gaat omdat iemand niet betaald?

Je zal het daarna natuurlijk hoe dan ook moeten archiveren, maar dat was niet de vraag..

E.e.a. hangt natuurlijk volledig van de omvang als je er genoeg per week moet doen dan loont het natuurlijk om een professioneel systeem aan te schaffen waarmee e.e.a. vlotjes in een database te zetten is.

Scan naar een e-mail adres, sla de scan op en in de database om wie/wat het gaat.
Scan naar een share en zet een link in de database... een groot deel kan je immers ook zelf zonder al teveel problemen bouwen.

Oorspronkelijk geplaatst door eMiz0r

Canon IR2270

Dat ding is gewoon te huren via Canon. Grote all-in one printer (fax, scan etc.) met ADI (Automatische Document Invoer). Met een extra stukje software, dat ook via Canon is aan te schaffen, worden alle contracten in een database opgeslagen. Je kunt vervolgens in die database zoeken op bijvoorbeeld domeinnaam en je hebt direct het juiste contract voor je neus. Het programma is namelijk in staat om tekst van gescande documenten direct te lezen.

Weet iemand waar in de prijzen kan vinden voor het huren van een dergelijk apparaat?

www.canon.nl
www.veenman.nl

Of zoeken via goudengids en/of google...