Onderwerp: Email lezen met meerdere gebruikers

Weet niet of dit helemaal goed staat... maar het heeft voor ons zeker te maken met het runnen van ons webhostingbedrijf.

Wij werken met 2 gebruikers die de email afhandelen. Natuurlijk is soms de 1 niet aanwezig of te druk met andere dingen, en moet de andere het op dat moment over nemen. Dit moet geheel afzonderlijk kunnen gebeuren. De ene gebruiker gebruikt The Bat als emailprogramma, de andere Outlook Express.

Tot zover gaat het goed. We hebben email zo ingesteld dat het bij beiden binnenkomt, in Plesk is het zeg maar een mailgroup.

Echter willen we bij het versturen automatisch een BCC naar de andere gebruiker sturen, zodat je zelf de email niet binnenkrijgt maar de andere gebruiker wel, zodat deze weet dat er al geantwoord is richting de klant.

Dat gaat goed als je het handmatig instelt, echter vergeet je dat wel eens. Is dit nog makkelijk te automatiseren? Met Outlook (niet Express) is dat in te stellen als filter, in Outlook Express echter niet... maar ik vraag me af of er niet een tooltje/plugin voor is om die functionaliteit alsnog te krijgen.

Overstappen op een ander emailprogje is GEEN optie.

Gebruik je POP3? Bij IMAP zie je automatisch of er al is geantwoord op een e-mail.

Ik en Sebastiaan beheren info@citus.nl samen. We gebruiken allebei Microsoft Outlook 2003 met het mailaccount als IMAP.

of je installeert een ticketsysteem
(wij hebben jou probleem ook gehad, losse we nu op via ticketsysteem )

Waarom men in het bedrijfsleven überhaupt nog POP3 blijft gebruiken is mij een raadsel.

Zoals gezegd, IMAP. Hiermee kan Outlook Express uitstekend omgaan.

Origineel geplaatst door DutchTSE
of je installeert een ticketsysteem
(wij hebben jou probleem ook gehad, losse we nu op via ticketsysteem )

Ook een oplossing inderdaad, maar ik doe het liever niet voor Citus omdat ik mensen niet wil dwingen gebruik te maken van ons ticketsysteem.

Bij sommige ticketsystemen krijgt de klant dan een mail van "Er is gereageerd op uw ticket" en "Uw ticket is aangemaakt enzo". Vind ik allemaal maar onzin. Is ook lastig voor de klant. Zo kan hij nooit zijn mailarchieven op inhoud nazoeken, omdat die inhoud ook slechts in het ticketsysteem staat. Natuurlijk zit ik te mierenneuken, maar vind IMAP handiger voor simpele mailverwerking zoiets TS bedoelt.

Origineel geplaatst door DennisCitus
Ook een oplossing inderdaad, maar ik doe het liever niet voor Citus omdat ik mensen niet wil dwingen gebruik te maken van ons ticketsysteem.

Bij sommige ticketsystemen krijgt de klant dan een mail van "Er is gereageerd op uw ticket" en "Uw ticket is aangemaakt enzo". Vind ik allemaal maar onzin. Is ook lastig voor de klant. Zo kan hij nooit zijn mailarchieven op inhoud nazoeken, omdat die inhoud ook slechts in het ticketsysteem staat. Natuurlijk zit ik te mierenneuken, maar vind IMAP handiger voor simpele mailverwerking zoiets TS bedoelt.

Een ticket systeem is niet verplicht om dat soort zaken uit te braken.. Verder kan een ticket systeem prima e-mail opvangen en verwerken.

Grote voordeel is dat je niet per definitie een mailclient nodig heb om te lezen. Ligt er toevallig een vraag die alleen jij kan beantwoorden dan kan het ook als je op de Bahamas zit.

Exchange server.

Origineel geplaatst door rq
Zoals gezegd, IMAP. Hiermee kan Outlook Express uitstekend omgaan.

Totdat je moet zoeken...

Wij hebben hier een Windows 2003 server draaien met isa server en exchange.

Gelijk ras en vpn erop zodat onze medewerkers van iedere locatie met de laptop en gsm in kunnen bellen op de server om mail te sycroniseren en/of documenten op te halen.

Werkt helemaal geweldig
Het kost wat maar dan heb je ook wat

Dennis, er zijn ticketsystemen die een mailtje sturen als een operator een antwoord heeft gegeven (ik bedoel een mailtje met de inhoud van het antwoord). De klant kan dan ook gewoon replyen en zijn antwoord komt in de thread van het ticketsysteem....

Kayako
http://www.kayako.com/

Gebruik van imap of een ticketsysteem zijn mooie lowcost oplossingen. Veder heb ik het idee dat je niet erg veel research gedaan hebt, opensource software zoals osticket heeft voor zover ik weet alle instellingen over hoe een klant op de hoogte te stellen of niet, en deze kan ook overweg met pop3. Installeer, ga prutsen en geniet van het gemak om alles online bij elkaar te hebben Wel zo handig als je bijvoorbeeld vaak op pad bent of er alleen voor staat. Wil je echt iets speciaals voor jou bedrijf dan zou ik zelf iets (laten) ontwikkelen of voor de uitgebreidere (vaak niet betere en duurdere) paketten gaan als kayako.

Origineel geplaatst door WilloW
Wij hebben hier een Windows 2003 server draaien met isa server en exchange.

Gelijk ras en vpn erop zodat onze medewerkers van iedere locatie met de laptop en gsm in kunnen bellen op de server om mail te sycroniseren en/of documenten op te halen.

Werkt helemaal geweldig
Het kost wat maar dan heb je ook wat

Dan ben je m.i. beter uit met ms sbs.. maar dat is een ander verhaal.....

Als je als afdeling met klanten moet communiceren dan weet ik niet helemaal zeker of exchange altijd de beste oplossing is. Volgens ms wel, maar die hebben wel meer waanideeen :-)

Het probleem voor bijv een helpdesk is dat veel mensen iets als help oid als onderwerp gebruiken, sorteren wordt dan een ramp. Met een ticket systeem maakt het niet uit omdat je alles met betrekking tot 1 onderwerp per keer bij elkaar heb staan.
Als je er ook een klanten beheer systeem aan vast heb geknoopt kan je daar commentaren in zetten die NIET naar de klant gaan omdat die er niets mee te maken heeft, of niet interessant zijn. Zoals specifieke wijzigingen aan configuratie..

Mail voor bijv een helpdesk wil je echt niet synchroniseren omdat je dan nooit weet of het al afgehandeld is...

Je zou zoiets overigens prima met ms crm kunnen maken.. of met ms sql... als je toch in het ms wereldje wil blijven..

IMAP is absoluut geen oplossing voor mij, we hebben dit een week lang getest maar het resulteerde in onduidelijkheden bij beide personen Berichten die niet op ongelezen staan laat je eerder staan omdat je denkt dat je ze al hebt gelezen hebt en nog even moet laten staan omdat het niet belangrijk is, berichten die je al wel hebt gelezen en verwijderd omdat je weet wat er in staat zal de partner niet kunnen lezen, het crashte om de haverklap e.d.
Het klinkt dus aardig, maar zeker met meerdere personen is het totaal geen optie.

OsTicket is ook niet echt een optie, voor zover mij bekend is dat gewoon een soort ticketssysteem-script. Daar ben ik niet naar op zoek, dat hebben wij al zelf gemaakt en werkt naar behoren, maar ik zoek gewoon een soort plugin voor Outlook Express, of een soort lokale mailserver met meer opties o.i.d.. Maar blijkbaar bestaat dat niet of weinig mensen hebben er weet van

Ik zal nog eens goed kijken naar Exchange server, misschien een wat zware oplossing maar dat biedt wellicht nog meer voordelen

De problemen die je hebt met IMAP ligt meer aan jezelf dan aan IMAP. Maargoed, zo kun je blijven zoeken denk ik :|...