Onderwerp: SIDN formulieren archiveren

Hoi Collega's,

Ik heb een vraagje voor alle SIDN deelnemers op WHT, nl. hoe archiveren jullie de SIDN documenten?

En dan bedoel ik niet in een ordner (dat hebben we al) of in de prullenbak (want dat mag niet), maar bergen jullie alles op onder domeinnaam.nl of onder klantnaam/klantnummer?

Want hoe ga je bijvoorbeeld om met een domeinnaam die verkocht is en toch bij ons blijft, etc etc.

Kortom tips zijn welkom en wellicht ook voor andere (beginnende) leden handig!

Thx,
HighFly

Op alfabet per domeinnaam; dat is het gemakkelijkste terug zoeken, omdat sidn niet vraagt om contracten van klanten maar domeinnamen.

Ik ben dan wel (nog) geen SIDN lid (dit laat waarschijnlijk niet lang meer op zich wachten), maar ik archiveer alles op debiteurnummer, Ook formulieren van domeinaanvragen.

Als je een beetje een redelijk administratie systeem hebt (gebouwd ????), dan neem ik aan dat je ook op producten / productomschrijvingen kunt zoeken, en zo kunt zien bij welke debiteur deze hoort. Verhuist een domein binnen jou bedrijf, dan stop je het formulier van de ene map in de andere.

Een andere mogelijkheid die wij binnenkort willen gaan implementeren is de documenten (die via een fax binnenkomen) via een faxserver als PDF opslaan, zo heb je de formulieren digitaal, mochten ze nou via post binnenkomen dan kun je ze scannen, en naar de faxserver sturen, het origineel zou ik dan alsnog wel archiveren. Als ze een keer nodig zijn kun je ze ook via dezelfde server versturen, of je print ze uit en verstuurt ze dan.

Ik hoop dat je hier wat aan hebt.

Reg. contracten komen meestal elektronisch (per fax) binnen, en worden ook elektronisch opgeslagen.

Komt allemaal in een grote db terecht.
Daar worden ze opgeslagen op basis van de naam van het domein. zodat ook bij een overdracht nog de formulieren van de vorige eigenaar op te halen zijn.
SIDN vereist een bewaartermijn van 5 jaar.

Ook komen alle DRS berichten m.b.t. het domein in de db terecht.

Aanvullende vraag:

Stel je hebt alles alleen op papier en de boel brandt af, in hoeverre vind de sidn dat je hier (digitale) backups van hoort te hebben.