Oninbare factuur in de boekhouding

[Blacky]

Vermoedelijk heb ik voor het eerst in 7 jaar een oninbare factuur van een klant.
Het gaat alleen om een vrij gering hosting bedrag en klant heeft plots domeinnaam verkocht en is verhuisd zonder achterlating van nieuwe gegevens en had de hosting niet opgezegd.

De factuur is in oktober verzonden. Het jaar is nog niet om. Als ik kijk bij de Belastingdienst staat er dat ik een brief moet maken om b.t.w. terug te vorderen.

Tenzij:

Als u achteraf een korting hebt gegeven of goederen hebt terugontvangen, kunt u een creditnota uitreiken en de btw daarover verrekenen bij uw aangifte.

Wil dat zeggen dat ik gewoon een creditnodig kan maken en deze kan boeken als kosten/uitgave incl. de b.t.w in de boekhouding? Net zoals ik een factuur boek die ik moet betalen aan iemand, maar dan als creditnota? Of moet ik het anders doen?
De boekhouding gebeurt hier gewoon in Excel aangezien ik een ZZP'er ben.

[NibeP]

Ja, de eerste factuur op betaald zetten en hierna een creditfactuur aanmaken en die op dezelfde datum als betaald zetten. Je zet dan een minnetje voor het bedrag.

Wellicht is dit systeem iets voor je: https://www.siel.nl/

[stefantriep]

Ik zou inderdaad doen wat Peter aangeeft, want dan heb je in je administratie geen openstaande posten die nooit gesloten worden.

Daarnaast zou ik overwegen om een pakket te gebruiken, scheelt je veel administratie en is makkelijker met aangifte en omzetbelasting. Kijk eens naar https://www.ficsbook.nl, is voor ZZP-ers

[Blacky]

Dan zal ik het doen zoals Peter zegt want de factuur was nog niet ingeboekt tot nu toe.
Ik heb een boekhoudpakket overigens, van Speedbalance. Dat gebruik ik ernaast als extra controle.
B.t.w. aangifte laat ik doen door een belastingadviesbureau wat dan ook gelijk de prive aangifte inkomstenbelasting doet, en die schijnt genoeg te hebben aan dat Excel bestand.
Bedankt voor jullie antwoorden en tips!

[systemdeveloper]

Als je een oninbare factuur op betaald gaat zetten zonder het bedrag geboekt is (bank bv) dan heb je bij een belastingcontrole soms toch een probleem dat kan leiden tot naheffingen en boetes. Je zegt daarmee namelijk dat de klant je wel betaald heeft en dat je het hebt terugbetaald. Maar dat zal niet matchen met hetgeen de klant aangegeven heeft.
Wat je moet doen is via de belastingdienst (zoals je zelf ook al aangaf) de afgedragen btw terugvorderen.
Bij de jaarrekening boek je het bedrag (excl btw natuurlijk) pas als verlies wegens oninbaar.

[Blacky]

Wat je moet doen is via de belastingdienst (zoals je zelf ook al aangaf) de afgedragen btw terugvorderen.

Maar dan zal de factuur toch geboekt moeten worden op een of andere wijze, toch? Om bij de belasting teveel betaalde btw terug te vorderen moet je immers wel die btw eerst ontvangen hebben. Als de klant niet betaald heb je ook geen btw ontvangen.
En het zal wel fout zijn maar facturen komen bij mij pas in de boekhouding op het moment dat klant betaald heeft en er op de bankrekening iets zichtbaar is.

Is het dan niet gewoon makkelijker een creditnota te maken als zijnde dat het hostingpakket geannuleerd is?
Zie de quote in mijn eerste bericht... goederen terug ontvangen. In dit geval gaat het dan om een dienst, hostingpakket heb ik "teruggekregen".
Zou vanwege dat geval dan niet toch de btw verrekend mogen worden zoals Peter aangeeft?

[Arieh]

Ik vind het wel een grijs gebied. Wat maakt iets een oninbare factuur en wanneer 'annuleert' iemand een order? Zeker als de dienst/product uiteindelijk niet geleverd is zou je toch zeggen dat je dit prima kunt schuiven onder geannuleerd.

Wat ik wel eens lees is dat de belastingdienst die terugvordering heeft vanwege de mogelijkheid dat de klant de btw op je factuur kan gebruiken om die terug te vragen als voorbelasting en daardoor geld misloopt.

Daarmee lijkt me het verhaal in ieder geval klaar wanneer de klant een consument is, de belastingdienst kan daarom helemaal niets mislopen. Is het toch een bedrijf zou je een verklaring van de klant kunnen vragen dat deze de btw niet aangeeft; maar dat wordt soms lastig.

[Blacky]

Toch maar eens de belastingtelefoon gebeld voor de zekerheid. Was niet de makkelijkste vraag dus ik werd 2x doorverbonden naar de mensen die over de btw afdracht gingen en daar kennis van hadden.

Schijnt iets met een tijdspanne te maken te hebben. Dus ik heb gelijk maar even een "wat als" vraag erbij gesteld. Is misschien ook leuk om te weten.

Feitelijk heb ik een dienst geleverd, deze dienst is al volbracht. Kant en klaar aan klant geleverd, alleen klant betaald niet.
In dat geval moet er btw afgedragen worden. Ze konden me alleen niet vertellen hoe ik dat in mijn boekhouding op moest nemen daar gingen ze niet over. Maar omdat die factuur er is en de dienst geleverd MOET btw afgedragen worden.

Die btw kan ik dan volgens eerstgenoemde procedure weer terugvorderen. In ons geval is er geen uitzondering, wij leveren diensten, geen goederen, dus wij mogen daar klaarblijkelijk ook geen creditnota voor gebruiken.

Wat als?
Dus heb ik gelijk gevraagd wat dan te doen als ik zelf een fout maak en een klant opgezegd heeft maar ik per ongeluk een factuur gemaakt heb?
In dat geval ligt het anders, ook dan geen creditnota, die is alleen voor correcties. En in dit geval moet de factuur ongedaan gemaakt worden.
Hoe dat moet gebeuren kan ik dan zelf met de klant overleggen, een verzonden factuur op papier kan teruggezonden worden of een per email verzonden factuur kan dan gewist worden dat is aan klant en mij.
Hoe ik dan verder die factuur "ongedaan" kan maken in mijn boekhouding, zou dan volgens de juffrouw kunnen middels een afboeking met een verwijzing naar de factuur dat die ongedaan gemaakt werd doordat ik zelf een fout gemaakt had.

Ik vind het maar een heel gedoe hoor. Veel makkelijker zou zijn de factuur als kosten te boeken exclusief b.t.w als het boekjaar nog niet voorbij is. Dan is er immers ook nog niets betaald, nog niets ontvangen, ook geen b.t.w en hoeft er ook geen terugvordering plaats te vinden.
Maar dat mag dus niet.

[systemdeveloper]

Zodra je een factuur met btw in je administratie hebt, moet je de btw afdragen. Dat de klant dat nog niet betaald heeft is duidelijk, maar dat maakt voor de belastingdienst niet uit. Dat moet je gewoon terugvorderen.

De rest van de factuur wordt normaal gewoon op een kostenpost zoals 'Voorziening dubieuze debiteuren' geboekt.

[Arieh]

Maar indien je het pakket nog niet had aangemaakt had het wel gemogen maak ik hier dan uit op.


Wat nog een mogelijkheid is om met proforma facturen te werken, dan stuur je pas een echte factuur wanneer er betaald is. Dat lijkt me prima wanneer je de mentaliteit hebt van graag of niet, waarbij je het dus gewoon aan de klant over laat of ie wil betalen of niet en dan factureer en lever je pas na betaling.

[Blacky]

@systemdeveloper : Dank! Mag ik dat bijv. als volgt doen?

Dubieuze debiteuren, factuurnr. 12345 kolom inkomsten 0,00 kolom ingekomen b.t.w.: 9,75
en dan daaronder een regel:
Niet ontvangen factuur, zie boven.............kolom uitgaven 40,00 en dan de b.t.w. kolommen (ingekomen en betaalde btw) leeglaten?
Gezien ik met die excel boekhouding werk en die gebruik voor de aangifte?

@Arieh : Durf ik niet te zeggen, volgens mij kon dan net als bij een fout van jezelf de factuur ongedaan gemaakt worden. Zij vertelde dat je normaliter de factuur pas maakte als de dienst opgeleverd en volbracht was.
Dus als je eerst een factuur maakt en dan pas de dienst gaat aanmaken, denk ik dat je hetzelfde moet handelen als bij een eigen fout.

Ik blijf het ondoorzichtig en onlogisch vinden.
Want nu komt het leuke. Mijn bedrijf valt in de KO-regeling. Ik haal nooit de 1.345 euro b.t.w. per jaar dus hoef sowieso nooit btw te betalen valt me net in, ik hoef dus niet te betalen en dus ook niet terug te vorderen. Het is alleen een hoop werk in de boekhouding om niks.

[systemdeveloper]

Dat je geen btw hoeft te betalen betekent niet dat je het niet hoeft aan te geven

'Dubieuze debiteuren' is eigenlijk gewoon een kostenpost. Hierop staat in feite een overzicht van factuur, naw gegevens en bedrag excl btw. Dus 1 regel.

De factuur zelf staat gewoon bij je andere facturen incl. de btw indien van toepassing.

Het is omslachtig inderdaad, maar het punt is dat je wel nog rechten hebt indien een factuur niet betaald wordt. Als je die crediteert of laat vervallen, heb je geen rechten meer op terugvordering van de btw of van vordering van de factuur.

[Blacky]

Ik begrijp dat ik de b.t.w. moet aangeven, vandaar dat ik het b.t.w. bedrag van de factuur ook onder het kopje "ontvangen b.t.w." wilde zetten.
Zoals je het omschrijft komt het ongeveer op hetzelfde neer als wat ik zou doen dan. Behalve de NAW gegevens, dat past allemaal niet op de regels maar daar maak ik dan wel een aparte notitie van dat is geen probleem.

Recht op terugvordering zal ik niet hebben aangezien ik ook geen btw hoef te betalen vanwege de KO regeling. Maar het is wel goed om te weten mocht het nog eens voor komen, of voor anderen die er tegenaan lopen.

Thanks!

[NibeP]

Wanneer je eerst pro forma facturen stuurt en het een "echte factuur" wordt (in WHMCS) na ontvangst van betaling, is dit niet van toepassing toch? Pro forma's mag je volgensmij altijd "annuleren". Ik hoor het graag als dit niet zo is.

Erg lastig als je regelmatig klanten hebt die achteraf toch niet betalen en je voor al die klanten een brief moet gaan schrijven naar de Belastingdienst.

[Blacky]

Is wel weer extra werk. Een Pro Forma factuur is een niet-officiële factuur die "voor de vorm" verzonden wordt. Aangezien hij niet officiëel is hoeft deze ook niet betaald te worden. Je hoeft die dus ook niet te annuleren zelfs.
Nadeel is dat de klant hem ook niet hoeft te betalen dus ben je feitelijk even ver. Je kunt natuurlijk wel de klant vragen deze te betalen en dat ze dan na betaling een officiële factuur krijgen. Maar je kunt geen herinneringen of aanmaningen sturen op een pro forma factuur.

Inderdaad is dat btw terugvorderen erg omslachtig, temeer daar er ook nog een een en ander aan bewijs bij moet voor elke factuur.