Onderwerp: WHMCS en doorlopende factuurnummering

Ik ben op dit moment WHMCS aan het bekijken voor het regelen van een aantal zaken binnen mijn hostingbedrijf, zoals facturering, support, etc. Ik heb echter een vraag over de facturering, welke voornamelijk gericht is op Nederlandse gebruikers van dit pakket.

In Nederland dienen alle facturen doorlopend genummer zijn. In WHMCS is het mogelijk betaalde facturen doorlopend te laten nummeren. Nou is dit prima, zij het niet dat klanten dan na het betalen van een factuur een ander nummer hebben dan wanneer de factuur wordt aangemaakt en verstuurd (dus het tijdvak waarin het onbetaald is).

Is er iemand die ervaring met de facturering en de nummering heeft? Hoe handelen jullie met klanten en factuurnummering, etc?

Bij voorbaat dank voor alle reactie's!

Is het niet mogelijk om in eerste instantie een proforma factuur te sturen en de klant na betaling de echte factuur te doen toekomen?

Ja, dat is wat zij zelf als oplossing voordragen. Ik ben dan ook benieuwd wat klanten van gebruikers hiervan vinden (ervaringen). Ik zie al dat klanten niet snappen waarom ze niet ineens de echte factuur krijgen, maar een proforma factuur.

Wellicht snap ik het niet goed maar... als een klant een faktuur krijgt heeft deze toch een dienst of produkt afgenomen, of een contract op basis waarvan iets afgenomen word. Dan behoord de klant toch gewoon te betalen ?

Je kan altijd nog een creditfaktuur sturen, is jouw boekhouding in orde. Wat die klant er vervolgens mee doet is niet jouw probleem.

Ik bedoel meer het volgende:

1. Je gaat factureren (of WHMCS doet dit zelf) en een klant krijgt een proforma factuur met een factuurnummer (als ik het goed begrijp)
2. De klant betaald
3. De echte factuur wordt aangemaakt en naar de klant gestuurd

De klant krijgt op bovenstaande manier toch twee keer een factuur, althans, eerst een proforma, en dan de echte? Ik zie het zo al voor me dat dit verwarring zal zaaien onder mijn klanten.

Ik heb het volste vertrouwen dat de doorlopende nummering zal kloppen, ik vraag me echter af of het niet verwarrend voor klanten zal zijn.

Je kunt de 2e vorm van nummering uitzetten.

Als je dt niet doet heb je een soort proforma factuur en na betaling een normale factuur.

Wijzelf doen niet aan pro forma facturen, een factuur die verstuurd wordt is gelijk definitief. Voor de rest zou ik niet zo snel pro forma facturen betalen als klant.

Oorspronkelijk geplaatst door Triloxigen

Je kunt de 2e vorm van nummering uitzetten

Wat bedoel je met 2e vorm van nummering?

Oorspronkelijk geplaatst door mistermartin75

Wat bedoel je met 2e vorm van nummering?

De vorm die jij zelf noemt in je openingspost ....

Ik snap het hele punt niet !

Je maakt facturen met opeenvolgende nummers en daarmee basta. Ik zie het probleem totaal niet ....

Je moet in WHMCS idd de proforma nummering uitzetten (incrmetal invoives in configuratie menu).

Oorspronkelijk geplaatst door Erik H.

Ik snap het hele punt niet !

Je maakt facturen met opeenvolgende nummers en daarmee basta. Ik zie het probleem totaal niet ....

Mijn vraag is of mensen ervaring hebben hiermee en of hun klanten het niet verwarrend vinden, of iets dergelijks, dat hun echte factuur pas komt nadat er betaald is.

Verwarrend.

Bovenaan links op de proforma zet je duidelijk PROFORMA en dan is het duidelijk ;-)

Oorspronkelijk geplaatst door mistermartin75

Mijn vraag is of mensen ervaring hebben hiermee en of hun klanten het niet verwarrend vinden, of iets dergelijks, dat hun echte factuur pas komt nadat er betaald is.

En mijn vraag is waarom je dat in hemelsnaam zou willen doen ?

Oorspronkelijk geplaatst door mistermartin75

Mijn vraag is of mensen ervaring hebben hiermee en of hun klanten het niet verwarrend vinden, of iets dergelijks, dat hun echte factuur pas komt nadat er betaald is.

Het is enkel verwarrend als je het niet goed communiceert met de klanten.

Oorspronkelijk geplaatst door Erik H.

En mijn vraag is waarom je dat in hemelsnaam zou willen doen ?

Ligt aan je klanten, al je veel wanbetalers hebt of vee laat betalers dan kan het makkelijk zijn om met proforma facturen te werken zodat je niet steeds facturen moet gaan crediteren.
Administratief is het een stuk makkelijker, ik gebruik zelf ook WHMCS met proforma facturen.