Onderwerp: Factureren, via mail of post?

Hier gaan alle facturen per e-mail, tenzij bij bestelling is aangegeven (sinds kort hebben wij die keuze optie in het bestelformulier gebouwd). Daarnaast heb je ook te maken met veel jongeren welke echt niks via post willen ontvangen (mis ivm ouders). Sinds verkort doen wij na 14 dagen, de 15de dag een 1ste herrinering (10 dagen) dan 7 dagen (2de) dan de laatste met 5 dagen, na die 5 dagen word alles uit handen gegeven en word het geleverde spul geblokeerd.

Over het domeinen registreren hangt vooral af wanneer wij de bestelling binnen krijgen, vaak is er al het gevoel er klopt iets niet, dan wachten we met het registreren of verhuizen van iets. Maar over het algemeen is het domein binnen 2 uur actief na verwerking van bestelling.

Jens,

Wij sturen standaard per e-mail. De meeste van onze business is b2b, maar ook met b2c hebben we relatief weinig problemen hiermee. Let wel op met grotere bedrijven, overheden enz, die willen vaak geen factuur per email, maar die zullen je dat meestal zelf wel vertellen. Bovendien mag een klant op elk moment eisen dat je de factuur per post stuurt, en hoeft hij geen pdf-factuur te aanvaarden, tenzij je voldoet aan een paar (imho belachelijke) eisen.

Voor hosting/domeinnamen enz eisen wij altijd eerst betaling, tenzij het klant is die al meermaals besteld heeft, en waar er nooit problemen waren. Onze procedure voor niet betalende klanten:

- herinneringsmail (als eerste factuur er email)
- herinneringsbrief
- aanmaning (aangetekend)
- ingebrekestelling (aangetekend).

Die 2 laatste moet je doen! In je ingebrekestelling zet je dat je hun diensten afsluit als je geen betaling binnen de 5 dagen hebt, en dat de nalatigheidskosten en intresten van dan af beginnen te lopen.

Voor de inning van betalingen van particulieren, is er bovendien een handige procedure via de vrederechter. Het kost je quasi niks (enkel inschrijving op de rol, maar dat is niet zo duur en verhaal je 100% op je klant), en het is een puur papieren procedure. Je hoeft dus geen advocaat te hebben of zelf naar de rechtbank te gaan enz. Bovendien is ze op 2 tot 4 weken afgerond en krijg je een dwangbevel van de rechter, daar kan je klant weinig tegen doen. Je moet wel een paar voorwaarden voldoen:

- particuliere, Belgische klant
- bedrag beneden een limiet (weet niet meer vanbuiten, dacht iets van een 1500 eur)
- getekend contract of bestelbon
- je ingebrekestelling moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen (oa stuk van de relevante wettekst bij zitten enz).

Wij doen dit niet voor klanten die 50 eur schulden hebben, maar voor iets grotere hebben we er al 2 keer mee gedreigd, en puur al de wetteksten die je moet bijsturen in je laatste ingebrekestelling zijn zo indrukwekkend, dat in beide gevallen de klant onmiddellijk betaalde. Voor exacte details rondom deze procedure moet je me maar eens mailen, of eens binnenspringen, je weet ons wonen.

Merk trouwens op het in België verboden is voor zowel gerechtsdeurwaarders als advocaten om via "No Cure, No Pay" principe te werken! Eender welk incasso ding die je dat voorstelt, is dus geen advocaat of deurwaarder!

Frank

Oorspronkelijk geplaatst door CyberNBD

Er zijn ook incasso-bureau's die in jou plaats de aanmaning kunnen versturen. Dat kost een euri of 15 (die je prima op je klant kan verhalen, of als de klant het je echt waard is, betaal je die zelf) en dan krijgt je debiteur de laatste aanmaning op briefpapier van het incasso-bureau.

Print dat incassobureau op fotopapier met een gouden randje dan? Een aanmaningsbrief via het incassobureau kan gewoon tegen onkosten lijkt mij (standaardbrief). Hij verdient zijn geld ruimschoots terug als een klant alsnog in het incassotraject terecht komt door niet tijdig te betalen (minimaal 30 euro incassokosten etc.).

Zo te horen blijken facturen via email bij de meeste toch te werken.
Binnenkort wordt de facturatie hier deels geautomatiseerd en zou het eenvoudiger moeten worden aanmaningen te sturen en betalingsachterstanden op te volgen.

Dus dan krijgt mail een herkansing, bespaart weer wat op postzegels.

Hier gaat dat ook per mail, als een klant beweerd het niet ontvangen te hebben of factuur niet heeft betaald na bepaalde tijd gaat er een herrinering heen.
Is er dan nog binnen een aantal dagen geen reactie dan gaat het per post de deur uit.
Ook kan de klant zelf aangeven welke hij het liefst heeft.
Over het algemeen mail, maar dus uiteindelijk beide opties.

Hoe zit het met de geldigheid van PDF facturen die per mail worden verstuurd?
Volgens de wetgeving in België, maar ik veronderstel identiek in NL, moet een elektronische factuur voorzien zijn van een beveiligde elektronische handtekening om de authenticiteit te garanderen. Dit betekent volgens mij dat je de PDF dus met geldig certificaat moet signeren alvorens ze naar de klant te zenden.
Doen jullie dit?

Stefan.

Oorspronkelijk geplaatst door BsHosting

Onze vw stellen een betalingstermijn van 10 dagen.

Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?

Oorspronkelijk geplaatst door BsHosting

Ik denk dat het meer aan de lamzakkerij ligt dan aan iets wat gebruikelijk is.

Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?

Oorspronkelijk geplaatst door eszet

Doen jullie dit?

Nope.

Oorspronkelijk geplaatst door eszet

Hoe zit het met de geldigheid van PDF facturen die per mail worden verstuurd?
Volgens de wetgeving in België, maar ik veronderstel identiek in NL, moet een elektronische factuur voorzien zijn van een beveiligde elektronische handtekening om de authenticiteit te garanderen. Dit betekent volgens mij dat je de PDF dus met geldig certificaat moet signeren alvorens ze naar de klant te zenden.
Doen jullie dit?

Stefan.

Stefan, niet alleen moet je digitaal signeren om aan e-invoicing te doen, maar bovendien moet dat in een speciaal formaat, moet er een xml-bestand bij in een specifiek formaat dat rechtstreeks ingelezen kan worden door sap, isabel enz. Ongeveer de enige die dit "kant en klaar" aanbiedt is Certipost, maar hun aanbod is duur en niet op maat van KMOs. Kortom, het verbaasd waarschijnlijk niemand dat dit weinig succes heeft Zelfs de "elektronische facturen" die bv Telenet aan haar klanten stuurt, voldoen niet aan deze eisen!

Dit zijn de eisen om "e-invoicing" te doen. Dat betekent dat je dan op een compleet legaal bindende manier facturen stuurt naar je klanten via mail. Bovendien is die elektronische versie dan voldoende voor je boekhouding, je moet die niet printen en in een map steken.

Als je je van die regels niet veel aantrekt, en gewoon facturen per pdf stuurt, zijn er een paar mogelijkheden:

- je klant print de pdf, stopt die in zijn boekhouding tussen de andere facturen, betaalt je factuur op tijd enz. Overduidelijk geen probleem.

- je klant krijgt de email met de pdf en laat je onmiddellijk weten dat hij een papieren versie per post wil. Dit is het recht dat je klant heeft, aangezien je pdf factuur geen wettelijke basis heeft. Je duidt dit dan aan in je facturatiesysteem en stuurt hem vanaf nu braafjes factuurtjes per post. De praktijk leert ons dat dit een minderheid is, behalve overheidsinstanties en grote bedrijven (> 1000 man personeel) hebben wij een handvol KMOs die geen pdf-facturen aanvaarden.

- je klant laat je niks weten, maar betaalt de factuur niet op tijd. Je eerste herinneringsbrief maak je daarom een heel "brave" brief, waarbij je de factuur nog eens op papier bijstopt. Betaalt hij de factuur wel, dan kijk je hoe het de volgende keer gaat. Betaalt hij weer pas na de papieren factuur gehad te hebben, dan stuur je die best altijd onmiddellijk met de post. Betaalt hij ook de papieren factuur niet, dan volg je je normale procedure. Het feit dat je klant eerst een mail gehad heeft met de pdf, doet weinig ter zake. Het enige wat hij kan aanvoeren, is dat zijn betalingstermijn pas begint te lopen als hij de papieren versie gehad heeft.

Dit zijn de eisen om "e-invoicing" te doen. Dat betekent dat je dan op een compleet legaal bindende manier facturen stuurt naar je klanten via mail. Bovendien is die elektronische versie dan voldoende voor je boekhouding, je moet die niet printen en in een map steken.

Frank, bedankt voor de verduidelijking. Gewone PDF facturen per mail volstaan dus, als de klant ze afprint (en niet voor e-invoicing gebruikt).
Wij stuurden totnutoe onmiddellijk een PDF factuur per mail na de bestelling en achteraf nog een papieren versie. Voortaan zal bij het invullen van ons bestelformulier de klant kunnen aanvinken of hij een papieren versie wil ontvangen.

Wij hebben een tijd via email gefactureerd en zijn terug overgeschakeld naar facturatie via Post. Merkelijk veel beter qua betalingen.
Verlengen van domeinnamen doen wij automatisch (zijn dit nog aan het bekijken omdat er toch een pak domeinnamen zijn die we voor niets verlengen)
Nieuwe klanten sowieso op vooraf betaling, daarna standaard 7dagen betalingstermijn.

Oorspronkelijk geplaatst door 4rtlin3

Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?

Terecht, dat jij op vakantie gaat is jouw probleem. En als de betalingstermijnen je niet aan staan zoek je toch een andere hoster dat blijkbaar gratis voor je host? Straks kom je aanzetten met "ja sorry, ik was een half jaar op doktersadvies op vakantie". Moeten we daar allemaal rekening mee gaan houden? Betalen voor jouw diensten blijft je eigen verantwoording, niet die van een ander.

Wij versturen:

- De factuur per e-mail
- Vervolgens 2 herinneringen per e-mail
- Uiteindelijk nog een aanmaning per post
- Ingebrekestelling per post
- Vriendelijke brief dat je bent opgenomen in het incassotraject van het incassobureau

Het betalen van facturen voor afgenomen diensten blijft te allen tijden de verantwoording van je klant.

Ander vraagje 4rtlin3, verwacht je van je telefoon- en internetprovider ook dat ze even rekening met jouw (vakantie)omstandigheden houden? Denk je dat die zitten te wachten op 3 miljoen individuele redenen waarom die factuur niet betaald is?

Even een aanvulling op Emizor.

Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?

factuur word meteen verstuurd na bestelling en controle van onze zijde uit dus dat is dezelfde dag nog meestal binnen het half uur.
Dus dat de factuur dan in je vakantie valt had je zelf dan ook kunnen weten ten tijde van je bestelling.

Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?

Nogmaals dus wel tijd om te bestellen maar niet om te betalen dat kan realtime via ideal of via een overboeking.
Op een paar 100 klanten zul je niet lachen als iedereen zo zou denken.

En net wat mijn voorganger zegt een telecomoperator sluit je ook af als je niet betaald.
En al zou je de factuur een maand eerder sturen is er wel weer een andere smoes.

Je weet als je iets besteld dat je moet betalen daar is geen uitvlucht voor te bedenken.

Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?

Grappig, als wij onze leveranciers zo zouden behandelen kunnen wij jullie niet de verwachte service geven.. Een hoster/ of welke zelfstandige dan ook werkt niet gratis en heeft ook zo zijn rekenen..

en 1 maand word 2 maanden, en van uitstel komt afstel.. verhogingen blablablablabla

veel onenigheid puur door "ow die kan wel ff wachten rekening"