Wat is netjes? (terugwerkend factureren)

[nielsrenselaar]

Wij hebben omstreeks november vorig jaar een testomgeving aan geboden aan een redelijk bekend kledingmerk, omdat ze hun nieuwe website wouden ontwikkelen en wouden kijken of deze goed wouden draaien op onze servers. Geen probleem, een redelijk grote klant dus testaccount aangemaakt.

De de ontwikkeling kregen wij een email dat de verhuizing 6 maanden was uitgesteld. Ach, kon er niet wakker van liggen en ingeschreven op de agenda. Van de week stond het dus in mijn agenda, en ging ik even kijken hoe ver ze waren, wat de stand van zaken was etcetera. Blijkt dat het hoofddomein van hun doorverwijst naar onze testomgeving subdomein.

Als het nou een klein aantal bezoekers was gewoon vanaf nu factureren, waren het niet dat er sinds februari elke maand 1.500.000 hits vanaf komen (75 tot 100 gigabyte dataverkeer per maand). Ik sla me voor het hoofd waarom ik dat niet eerder gezien heb, afijn.

Nu is het feit dat wij deze klant erg graag binnen willen hebben, al is het alleen maar om ze te kunnen plaatsen bij eventuele referenties. Is het netjes om ze 5 maanden terugwerkend te factureren? Er is toch voor zo'n 0.5TB aan dataverkeer verplaatst, en wellicht hadden wij ze hiervan eerder op de hoogte moeten stellen (al hebben ze wel moedwillig het hoofdadres naar ons subdomein laten verwijzen).

Via een telefoontje kreeg ik iemand aan de lijn die er niets van wist gister, vandaag teruggebelt maar nog niemand aanwezig die er iets van wist. De contactpersoon zelf die het toen aangevraagd heeft, blijkt niet meer daar te werken. Dus gewoon een mail sturen, alles uitleggen en factureren, of zouden jullie het anders aanpakken?

[swiep]

De situatie netjes uitleggen en een schappelijk betalingsvoorstel aanbieden. Vervolgens informeren naar hun verwachting met betrekking tot bezoekersaantallen en aan de hand daarvan een offerte presenteren.

Een factuur voor hetgeen in het verleden is gebruikt zal lastig worden aangezien het om een (vrijblijfende) testomgeving ging waar je waarschijnlijk in eerste instantie geen limiet aan hebt verbonden in overleg met hun.

[crazycoder]

Een factuur voor hetgeen in het verleden is gebruikt zal lastig worden aangezien het om een (vrijblijfende) testomgeving ging waar je waarschijnlijk in eerste instantie geen limiet aan hebt verbonden in overleg met hun.

Een voor test bedoeld account zonder enige vorm van overleg naar productie omzetten is niet netjes.

Met terugwerkende kracht facturen is zeker mogelijk, maar ik denk dat TS er goed aan doet om eerst met de klant te overleggen.

[Glenn]

Ik zou het volgende doen:

Verhaal + traffic aantallen vermelden. Zeggen dat je dit ze kwijt scheldt, maar dat ze hopelijk ook begrijpen dat dit een test account en dus niet voor productie. Geef ze aan dat ze dit indien gewenst per direct om kunnen zetten naar een productie account voor het door jou gehanteerde tarief.

Zo zet je er wat druk achter en laat je ook zien dat je niet de moeilijkste bent.

[AlexanderOnline]

Probeer iemand aan de lijn te krijgen. Niet gelijk 'dreigen' met facturen, maar situatie uitleggen. Vertellen dat jullie dus kosten hebben gemaakt terwijl dit niet de bedoeling was. Leg uit dat jullie dus wel een vergoeding voor willen hebben. Al pratend kun je dit prima brengen, dat bedrijf kan er vast begrip voor op brengen. Gooi het gewoon op een scherp prijsje (je hebt er verder geen werk aan gehad want je kwam er nu pas achter.. gewoon alleen dataverkeer enzo), vertel dat ook dat je wel en mooie prijs van kan maken. En maak dan een offerte en stel ze voor het test account 'om te zetten'. Moet goedkomen zo!

[nielsrenselaar]

Heb ze al 2 keer het hele verhaal uitgelegd, alleen schijnt er geen persoon meer te zitten die mij er verder mee kan helpen. Ze hebben gevraagd mij een mail te sturen, dus dat heb ik net gedaan. Hierin heb ik het inderdaad allemaal uitgelegd, en dat het niet de bedoeling was om de testomgeving te gebruiken als productieomgeving, op een zo net mogelijke manier.

Hopend dat ik daar morgen antwoord op krijg, en dan stel ik een offerte voor, waar ik wel 3 maanden in terug ga, zodat ik ze wel een beetje tegemoet kom.

Bedankt iedereen voor jullie heldere opmerkingen!

[h4f]

Heb ze al 2 keer het hele verhaal uitgelegd, alleen schijnt er geen persoon meer te zitten die mij er verder mee kan helpen. Ze hebben gevraagd mij een mail te sturen, dus dat heb ik net gedaan. Hierin heb ik het inderdaad allemaal uitgelegd, en dat het niet de bedoeling was om de testomgeving te gebruiken als productieomgeving, op een zo net mogelijke manier.

Hopend dat ik daar morgen antwoord op krijg, en dan stel ik een offerte voor, waar ik wel 3 maanden in terug ga, zodat ik ze wel een beetje tegemoet kom.

Bedankt iedereen voor jullie heldere opmerkingen!

Weten ze wel dat ze een website hebben?

Er is een tijd geweest (ik zal geen namen noemen) dat het een trend was om veel traffic gratis ergens te regelen.

Veel radiostations hebben van deze "sneaky" wijze gebruik gemaakt van "proef omgevingen" bij ISP's.

Gewoon vragen naar marketing directeur informeren of hij het goed vind indien jij de server uitzet omdat je geen (waarschijnlijk?) geen contract hebt met ze.

Als ze tevreden zijn over je proef omgeving zullen ze het misschien wel naar productie brengen. (tenzij die marketing man nieuw is want dat gaat dat automatisch naar een bevriende hostingpartij).

Wat mij altijd opvalt indit soort verhalen dat er altijd een opdrachtgever/contact persoon er niet meer werkt en dat de webdesigners totaal geen verantwoordelijkheidsgevoel hebben (ook indien contact persoon de webdesigner was).

Immers als je als designer aan een project werkt (of je het nu af maakt of niet) je brengt toch verslag uit aan je klant?

Overigens indien het een echte "test" omgeving was geweest zoals dat bij grote organisaties gebruikelijk is, dan worden die machines peridiek geformatteerd zonder dat je daarbij iemand informeerd, immers een test omgeving reserveer je als ontwikkelaar voor een bepaalde korte periode om je ontwikkelde shit te testen. Je kunt daar geen bestanden permanent achter laten. Want de volgende ontwikkelaar kan een andere OS erop gooien etc..

Ik hoop voor je dat ze klant bij je worden en betalen voor wat ze gebruikt hebben, want formeel gezien (indien je geen contract had, waarin periode + vergoeding in staat) heb je geen poot om op te staan. Het linken naar een site mag namelijk in Nederland gewoon.

Wel zou ik ftp en andere manieren waarop ze de content + site zouden kunnen kopieren, immers laat hun maar aantonen dat ze het intellectuele eigendom hebben.

[Magus]

Als het verkeer een financieel risico voor jouw bedrijf vormt zou ik een schikking met ze treffen door het ze tegen inkoopsprijs of lager te factureren. Maar als het mogelijk is ze niet te factureren zou ik dat doen. Je hebt ze dan wat verkeer gesponsord maar je krijgt dan wel goodwill van dat bedrijf terug, per direct een goede klant omdat ze toch al verhuist zijn naar je, en daarnaast de mogelijkheid goede PR te doen doordat je die klant host. Beetje reclame mag toch wel wat kosten?

[nielsrenselaar]

Nou het is zeker geen finiancieel risico, we hebben veel gebruikers die veel meer dan dat verbruiken . Ik denk, als ze iemand hebben die het verhaaltje wel snapt, er gewoon 50/50 van maak. Er is in den beginne afgesproken dat het een test omgeving was, ze hebben zelf zelfs aangegeven dat dat de eerste 6 maanden nog zo bleef. Vind dat dus niet echt onredelijk.

Eerst kijken hoe ze reageren op het verhaal, en dan kijken wat het beste antwoord daar op is.

[CharlieRoot]

Wij hebben omstreeks november vorig jaar een testomgeving aan geboden aan een redelijk bekend kledingmerk, omdat ze hun nieuwe website wouden ontwikkelen en wouden kijken of deze goed wouden draaien op onze servers. Geen probleem, een redelijk grote klant dus testaccount aangemaakt.

De de ontwikkeling kregen wij een email dat de verhuizing 6 maanden was uitgesteld. Ach, kon er niet wakker van liggen en ingeschreven op de agenda. Van de week stond het dus in mijn agenda, en ging ik even kijken hoe ver ze waren, wat de stand van zaken was etcetera. Blijkt dat het hoofddomein van hun doorverwijst naar onze testomgeving subdomein.

Als het nou een klein aantal bezoekers was gewoon vanaf nu factureren, waren het niet dat er sinds februari elke maand 1.500.000 hits vanaf komen (75 tot 100 gigabyte dataverkeer per maand). Ik sla me voor het hoofd waarom ik dat niet eerder gezien heb, afijn.

Nu is het feit dat wij deze klant erg graag binnen willen hebben, al is het alleen maar om ze te kunnen plaatsen bij eventuele referenties. Is het netjes om ze 5 maanden terugwerkend te factureren? Er is toch voor zo'n 0.5TB aan dataverkeer verplaatst, en wellicht hadden wij ze hiervan eerder op de hoogte moeten stellen (al hebben ze wel moedwillig het hoofdadres naar ons subdomein laten verwijzen).

Via een telefoontje kreeg ik iemand aan de lijn die er niets van wist gister, vandaag teruggebelt maar nog niemand aanwezig die er iets van wist. De contactpersoon zelf die het toen aangevraagd heeft, blijkt niet meer daar te werken. Dus gewoon een mail sturen, alles uitleggen en factureren, of zouden jullie het anders aanpakken?

Ik zou zeggen bel ze op, vertel ze hoeveel ze moeten gaan betalen en bied ze aan dat als ze nú tekenen voor jouw aanbieding ze die 5 maanden gratis krijgen. je hebt het immers toch al betaald en het is al verbruikt. als het jou erg veel schade zou doen had je het wel gemerkt.

[Swiftway-UK]

Je moet dit inderdaad netjes afhandelen.

Maar waar jij je zorgen om moet maken, is je account management. Indien een klant ongemerkt 5 maanden zoveel verkeer kan gebruiken, dan is er toch echt iets mis met je interne administratieprocedures. Dit kan uiteindelijk tot heel veel problemen leiden!

Veel goede bedrijven zijn al in de financiele problemen gekomen, omdat de administratie intern een rommel was of niet goed functioneerde. Dit is een belangrijke les voor je, je moet duidelijk je administratieve procedures wijzigen en aanscherpen.

Succes ermee!