Onderwerp: Administratiekosten

Wat ik in het afgelopen jaar bijna constant gemerkt heb is dat veel klanten dan gewoon het factuurbedrag betalen zonder de extra administratiekosten. Dan heb je natuurlijk wel het facturatiebedrag binnen en die 10 / 12,50 / ... euro kan je dan waarschijnlijk gestolen worden, iets is beter dan niets natuurlijk. Dan is het aan jou de keuze om te zeggen of je er genoegen mee neemt of niet. Die extra kosten blijven natuurlijk gewoon opeisbaar.

Om het even over een andere boeg te gooien, er zijn ook partijen die een vorm van administratiekosten standaard bij een factuur tellen om aan een bepaald bedrag te komen. Stel dat een klant een domeintje van € 5,00 bij je huurt en je daarvoor één factuur moet maken, dan zijn er veel bedrijven die er een X aantal euro bijtellen om aan een bepaald minimum bedrag te komen. Dit doet vooral wanbetalers die simpel een domeintje willen scoren ook wel twee keer nadenken. Ik zeg maar iets, € 50,00 of € 5,00 is een groot verschil om mee naar een incasso of advocaat te stappen.

Wat ik van ons incassobureau heb begrepen is dat de klant inderdaad niet verplicht is om die kosten te betalen.

Alleen wanneer de kosten een beetje in redelijkheid zijn ten opzichte van het factuur bedrag, heb je kans dat een rechter de klant verplicht om ook de administratie kosten te voldoen. (Dus 15 euro administratie kosten op een factuurtje van 10 euro voor een domein, wordt vast afgekeurd).

- Dennie

Ik bereken geen administratie kosten naar me klanten ik laat het incasso bureau alles verder regelen indien ze niet op tijd betalen.

Het incasso bureau gooit ook al de prijs omhoog dus dan voelt de klant het ook al dat ie voortaan niet te laat moet betalen, alleen voor kleine bedragen van € 10 bijv is het niet echt te doen

Voordat je je klanten direct overlaat aan een incassobureau is het verstandig het eerst wat milder aan te pakken. Het zal voor veel klanten een schok zijn als ze vaak voor het eerste in aanraking komen met incasso.

Zorg dat je de klant kunt bereiken, E-mailadressen en telefoonnummers zijn soms na 2 of 3 jaar inactiviteit niet meer beschikbaar of de klant gebruikt andere gegevens.

Na 2/3 aanmalingen stuur je een aangetekendebrief plus administratiekosten van bijvoorbeeld € 12,50. Je weet dat de klant het heeft ontvangen en dus de rekening zal moeten betalen.

Krijg je hierna geen gehoor dan kan je altijd overwegen om incasso in te schakelen, of dit de moeite waard is bij kleine bedragen betwijvel ik, echter met toevoegingen zoals administratiekosten kan het bedrag flink oplopen, waardoor het weer wel de moeite waard is.

Het toevoegen van administratiekosten kan enkel indien dit in de voorwaarden (of contract) staat - er vanuit gaande dat de klant die geaccepteerd heeft. Hou daar dus wel rekening mee.