Onderwerp: Factuurnummers

Beste,


Ik had voorheen een zelf gebouwd programaatje voor mijn facturering. Voor het gemak begon ik mijn (webdesign)facturen met nummer 2006100 en mijn hostingfacturen met 2006500. Nu schijnt dit eigenlijk niet te mogen..

Ik heb gister wefact aangeschaft en wil hier nu alle gegevens uit me eigen proggie in gaan stoppen, maar dan wel direct goed zodat ik er niet later nog weer het een en ander aan moet passen.

Hoe kan ik nu realiseren dat me boekhouding wel klopt, dus met opeenvolgende nummers...

Hans

20060001 als eerste???

Je snap natuurlijk ook dat je daar hoe dan ook gezeur over krijg. Factuurnummer bij klant moet met jouw factuurnummer overeenkomen. Bewaar dus in ieder geval de originele facturen en nummer ze opnieuw met pen ofzo.
Als je knoei moet het namelijk wel te herleiden zijn anders krijg je echt gelazer

Wat is er mis met 20060001 als begin, of bedoel je 2006100? Voor zover ik weet moet er in elk geval een systeem inzitten en de nummers opvolgend zijn. Dus eerst bij 100 en dan bij 500 beginnen is niet zo'n goed idee. Gewoon op laten volgen dus. Misschien kan je wel bijvoorbeeld een extra kenmerk toevoegen, zoals een letter vooraan die het type aangeeft.

Tip: als je e.e.a. wil splitsen, zorg dan dat je boekhoudpakket 2 omzetrekeningen aan kan. Dan kan je omzet hosting heel eenvoudig splitsen van omzet webdesign.
Dat is imo een betere methode dan de factuur met een ander nummer laten beginnen oid.

Je kunt ook gewoon de hosting laten beginnen met 2006xxx en webdesign met 06xxx dit doe ik ook en is gewoon toegestaan volgens de belastindienst en mijn accountant

Oorspronkelijk geplaatst door nopzolder

Je kunt ook gewoon de hosting laten beginnen met 2006xxx en webdesign met 06xxx dit doe ik ook en is gewoon toegestaan volgens de belastindienst en mijn accountant

Wat ik niet helemaal snap is wat de toegevoegde waarde hiervan is.

Wat nu als je zowel hosting als webdesign voor een klant doe.. die krijgt dus 2 rekeningen?? Zullen ze vast blij mee zijn

Een voorloopletter gebruiken? H en D oid.

Verder denk ik dat je deze stap het beste via een Excel sheet kan maken, je oude data inladen in excel (Csv formaat oid) en dan een extra kolom waarin je de nieuwe nummers erbij zet en de nummers "doortrekt". Uiteraard deze sheet even bewaren als "index-sheet" om later dingen terug te kunnen zoeken. En dan importeren in WE-Fact, je kunt vanuit Excel XML/SQL exporteren...

Maar het komt er dus op neer dat ik eventueel op mijn reeds verstuurde (kopie)facturen een nieuw nummer kan zetten die wel correnspondeerd met wefact en op een volgend is...

Hans

Oorspronkelijk geplaatst door hanzeman

Maar het komt er dus op neer dat ik eventueel op mijn reeds verstuurde (kopie)facturen een nieuw nummer kan zetten die wel correnspondeerd met wefact en op een volgend is...

Let op: dit is niet een officieel advies.. Neem eventueel voor de zekerheid contact op met de belastingdienst, of je boekhouder/accountant..

IMO kan je inderdaad opnieuw nummer. Zet de nieuwe nummers met pen op de bestaande facturen. Daardoor blijft e.e.a. terug te vinden. Hou er wel rekening mee dat je bij een belastingcontrole hier wat opmerkingen over zal krijgen, maar die krijg je ook over je huidige nummering.
Als je knoei, doe het dan zo dat het in ieder geval controleerbaar blijft.

Factuurnummers moeten steeds op elkaar volgen en je kan ze niet zomaar van nummer veranderen als ze al opgestuurd werden naar de klant. Webhosting en webdesign, in welke volgorde ze ook komen, moeten dus gewoon allemaal door elkaar zitten, maar met opeenvolgende nummers.

Misschien kun je het "gat" tussen 2006100(+ X aantal facturen) en 2006500 opvullen met andere facturen, of ken je bepaalde klanten persoonlijk genoeg om zonder probleem het factuurnummer terug te wijzigen...

Als je niet goed weet wat te doen denkik dat je best even bij een boekhouder langs gaat om hem je te laten helpen met het recht te zetten.

Na inmiddels toch een aantal verschillende antwoorden gehoordt te hebben, heb ik toch maar besloten de belastindienst te bellen.
Het volgende kwam hier uit.

Je mag factuurnummers beginnen met bijvoorbeeld voor de webdesign bij 100 en hosting bij de 500. Het enige waarbij hier rekening gehouden MOET worden is dat er geen twee keer dezelfde factuurnummer gemaakt wordt. Stel dus dat je webdesign zaken zo goed gaan en je komt bij factuur 499 dAn moet de daarop volgende nummer een nummer zijn achter je laatste hostingfactuur.

Mocht dit allemaal niet van belang zijn, dan kun je bij een eventuele verkeerde facturering ook nog inderdaad zoals hierboven al staat beschreven op een duidelijke manier op je oude factuur het nieuwe factuurnummer schrijven. Alleen dit dient dus wel te herleiden zijn.

Hopelijk kan iedereen hier wat mee.

Hans

Oorspronkelijk geplaatst door hanzeman

Mocht dit allemaal niet van belang zijn, dan kun je bij een eventuele verkeerde facturering ook nog inderdaad zoals hierboven al staat beschreven op een duidelijke manier op je oude factuur het nieuwe factuurnummer schrijven. Alleen dit dient dus wel te herleiden zijn.

Hopelijk kan iedereen hier wat mee.

Hans

Dat moet je dan inderdaad wel erg goed vastleggen en in een goed dossier opslaan. Ik heb gezien dat dit gebeurde bij een paar van mn klanten ik was er niet erg blij mee. Zeker niet met nog openstaande facturen waardoor er wat extra werk ontstond bij de betaling. Maar het is natuurlijk altijd mogeljik (zeer zeker niet wenselijk) dat er een gat ontstaan in je nummering. Zolang je er een goede verklaring voor hebt en dit vastgelegd wordt is het geen super groot probleem. Het moet natuurlijk niet regelmatig gebeuren en je moet het echt proberen te voorkomenl. Dus je er niet gemakkelijk vanafmaken.

Ook de opmerking van crazycoder is goed over 2 verschillende omzetrekeningen, dat gebruik ik vaak als de klant een specificatie wil. Ik vind dat persoonlijk veel beter werken als verschillende nummer series. Als je een beetje kan boekhouden kan je ook gewoon een factuur uitsplitsen over meerdere omzetrekeningen. Op die manier houd je dan wel goed bij hoe je omzet verdeeld is en een klant die toevallig 2 diensten afneemt krijgt niet teveel facturen.

just my 2 cents.

Als je goed zoekt staat er ergens op dit forum nog een heel groot topic over met goede en bruikbare tips!

Oorspronkelijk geplaatst door robblok

Dat moet je dan inderdaad wel erg goed vastleggen en in een goed dossier opslaan. Ik heb gezien dat dit gebeurde bij een paar van mn klanten ik was er niet erg blij mee. Zeker niet met nog openstaande facturen waardoor er wat extra werk ontstond bij de betaling. Maar het is natuurlijk altijd mogeljik (zeer zeker niet wenselijk) dat er een gat ontstaan in je nummering. Zolang je er een goede verklaring voor hebt en dit vastgelegd wordt is het geen super groot probleem. Het moet natuurlijk niet regelmatig gebeuren en je moet het echt proberen te voorkomenl. Dus je er niet gemakkelijk vanafmaken.

Ik vermoed dat het niet over ontzettend veel facturen gaat. Het zou dus eventueel in een excel spreadsheet bij te houden zijn.. of gewoon op de ouderwetse manier: op papier
Wat ik bij minder geautomatiseerde klanten zie is dat zij onbetaalde facturen in een aparte ordner steken. Is de factuur eenmaal betaald vliegt die naar een andere ordner. Dit zou voor TS ook een goede methode zijn zolang alles nog niet op orde is..

Dat is precies zoals ik het nu ook doe. Ik heb ook net Wefact aangeschaft en had daarvoor een oude nummering. Ik laat deze voor wat het is en deze nummers blijven dan ook uniek. Deze stop ik in een aparte map voorals de Belastingdienst daar nog naar vraagt of als ik deze specifieke facturen zelf nog nodig heb. Verder begin ik fris in Wefact met een nieuw nummer en dat kan dan ook gewoon nummer 1 zijn (of: 2006001 of H001 als deze nog maar niet eerder gebruikt is!). Ik denk dat ik me daarmee een hoop 'omzet-werk' (letterlijk en figuurlijk ) bespaar en toch unieke nummers behoud.

Op de factuur zelf zet ik de betreffende dienst en wat dat betreft is het nog wel een nadeel dat ik verschillende diensten door elkaar heb lopen..