Bekijk Volledige Versie : E-mail facturen
Een niet nader te noemen bedrijf stuurde mij een factuur per email. Ik heb als eis gesteld dat het bedrijf deze per post wil leveren, iets waar ik wettelijk recht op heb.
Mag het bedrijf nu administratiekosten rekenen, maar dat staat niet op de site noch in de algemene voorwaarden vermeldt. Mag dit?
Nee, dat mag niet. Je hebt inderdaad recht op een factuur via fax/post.
Een bedrijf moet toestemming vragen aan de klant om de factuur via E-mail te mogen sturen, niet omgekeerd!
Mee eens.
Tenzij er schriftelijk is overeengekomon dat facturen alleen per e-mail worden gestuurd en afschriften per normale post geld kosten.
Wat als dit nu in de algemene voorwaarden van dat bedrijf staat dat dat hun manier van handelen is?
connect4all
22/02/05, 14:41
Volgens mij gelden dan de voorwaarden van het bedrijf.
Tenzij zij allemaal gruwelijke maatregelen met certificaten e.d. hebben genomen is het hen uberhaupt niet toegestaan die facturen alleen per e-mail te sturen. Al zouden ze het 3x in hun AV zetten...
Een korte citaat uit de AV:
10.3 **** stuurt de opdrachtgever per betalingstermijn een factuur voor de kosten die samenhangen met de overeenkomst.
Dat is het enige stukje dat er mee te maken heeft, nergens staat iets over post of e-mail.
Dan zijn ze je wettelijk verplicht een factuur per post op te sturen ZONDER administratiekost.
Ik zou mailfactuur alvast NIET betalen.
http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/veranderingen2004/5a57ca1.htm
Dus als het in de algemene voorwaarden staat mag het dus wel. Je gaat hier tenslotte mee akkoord.
@home stuurt zijn facturen ook gewoon per email.
Origineel geplaatst door Domenico
Dus als het in de algemene voorwaarden staat mag het dus wel. Je gaat hier tenslotte mee akkoord.
@home stuurt zijn facturen ook gewoon per email.
Je moet exclusief toestemming geven, lees de wet er maar eens op na. Een simpel lijntje in je algemene voorwaarden is niet voldoende.
Triloxigen
22/02/05, 15:59
Origineel geplaatst door Hans
Tenzij zij allemaal gruwelijke maatregelen met certificaten e.d. hebben genomen is het hen uberhaupt niet toegestaan die facturen alleen per e-mail te sturen. Al zouden ze het 3x in hun AV zetten...
Dit mag gewoon hoor :)
Origineel geplaatst door Ahead-IT
Je moet exclusief toestemming geven, lees de wet er maar eens op na. Een simpel lijntje in je algemene voorwaarden is niet voldoende.
Dan is @home in overtreding. Zin in het uitlokken van een proefproces om zo een precedent te creeren? :D
Origineel geplaatst door Domenico
Dan is @home in overtreding. Zin in het uitlokken van een proefproces om zo een precedent te creeren? :D
Omdat iemand het doet is het legaal ofzo?
Wat @home waarschijnlijk doet is hun algemene voorwaarden laten ondertekenen door de klant of hier of daar iets van document laten tekenen. Dat valt dan onder "exclusief toestemming".
Bij elke bestelling bij leverancier X ga je akkoord met zijn algemene voorwaarden, het enige wat de leverancier moet doen is deze ter beschikking stellen op een manier dat de klant ze kan lezen. Voor facturen te versturen via E-mail is dit soort toestemming niet voldoende.
Lijkt me toch duidelijk? Ik begin me er aan te ergeren dat de meeste replys hier gebaseerd zijn op eigen ervaringen, wanneer men zelfs de moeite niet doet om de wet eens na te lezen.
Het eerste wat ik gedaan heb als ik mijn zaak opstarte is de hele Wet Op Handelspraktijken afdrukken, om het vervolgens aandachtig te lezen. Heeft me vrij veel problemen bespaard, als ik hier dingen lees van welles/nietes.
Iets om ees over na te denken ... niet ;)
Origineel geplaatst door Triloxigen
Dit mag gewoon hoor :)
Maar waarom beweert de belastingdienst (http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/veranderingen2004/5a57ca1.htm) dan van niet ?
Origineel geplaatst door Ahead-IT
Omdat iemand het doet is het legaal ofzo?
Wat @home waarschijnlijk doet is hun algemene voorwaarden laten ondertekenen door de klant of hier of daar iets van document laten tekenen. Dat valt dan onder "exclusief toestemming".
Bij elke bestelling bij leverancier X ga je akkoord met zijn algemene voorwaarden, het enige wat de leverancier moet doen is deze ter beschikking stellen op een manier dat de klant ze kan lezen. Voor facturen te versturen via E-mail is dit soort toestemming niet voldoende.
Lijkt me toch duidelijk? Ik begin me er aan te ergeren dat de meeste replys hier gebaseerd zijn op eigen ervaringen, wanneer men zelfs de moeite niet doet om de wet eens na te lezen.
Het eerste wat ik gedaan heb als ik mijn zaak opstarte is de hele Wet Op Handelspraktijken afdrukken, om het vervolgens aandachtig te lezen. Heeft me vrij veel problemen bespaard, als ik hier dingen lees van welles/nietes.
Iets om ees over na te denken ... niet ;)
Dus jij denkt dat wat @home doet niet legaal is? Je accepteert de algemene voorwaarden waarin staat dat ze de facturen per email versturen.
Ik begrijp het probleem hier niet zo. Als dit NIET legaal zou zijn zou er toch wel iets tegen gedaan worden denk je niet?
Origineel geplaatst door Domenico
Dus jij denkt dat wat @home doet niet legaal is? Je accepteert de algemene voorwaarden waarin staat dat ze de facturen per email versturen.
Ik begrijp het probleem hier niet zo. Als dit NIET legaal zou zijn zou er toch wel iets tegen gedaan worden denk je niet?
Je leest het terug verkeerd, @home zal een getekend document hebben waarin staat dat ze wel mogen factureren via E-mail.
Facturen versturen per e-mail mag, zonder poes pas.
Maar als de klant vraagt om een geprinte factuur, moet deze dat krijgen. Als de klant altijd geprint wil (= per post) moet deze dat ook krijgen.
Oftewel: facturen per e-mail versturen is wettelijk toegestaan
Bron: accountant (Ernst & Young + Belastingdienst)
Ik heb er net mijn cursus bedrijfskunde nog even voor bekeken. Er staat dat je een e-faktuur mag aanvaarden, maar een post-faktuur mag eisen.
Verder staat er nog bij dat wanneer je je boekhoudige stukken digitaal ontvangt ze digitaal moet bewaren. Krijg je ze per post, moet je de print bewaren. Als jij dus een volledige boekhouding voert op papier, dan kan ik me indenken dat je graag ook je fakturen op papier ontvangt.
Tot zover mijn bijdrage ;)
Maar nu de hamvraag, mag het bedrijf nu geld vragen voor deze facturen of niet? Het staat niet in de AV vermeld.
Origineel geplaatst door Xerious
Maar nu de hamvraag, mag het bedrijf nu geld vragen voor deze facturen of niet? Het staat niet in de AV vermeld.
Hoe ga jij aan de belastingdienst gaan uitleggen dat je klanten moeten betalen voor een BTW factuur? Lijkt me een verloren zaak ;)
Maar je hebt wel een punt, het staat niet uitdrukkelijk vermeld. Toch lijkt het mij de normaalste zaak van de wereld dat je voor zoiets geen geld kunt (mag?) vragen.
connect4all
22/02/05, 22:11
Hier een link naar de brochure electronisch factureren van de belastingdienst:
http://www.belastingdienst.nl/common/dl/ob20804.pdf
Triloxigen
22/02/05, 22:27
Origineel geplaatst door Hans
Maar waarom beweert de belastingdienst (http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/veranderingen2004/5a57ca1.htm) dan van niet ?
Elektronisch factureren
Facturen mogen elektronisch worden verzonden als de afnemer daarmee akkoord gaat en een aantal waarborgen in acht worden genomen. Zo moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur worden gewaarborgd. De voorwaarden waaraan een elektronische factuur moet voldoen, zijn beschreven in de brochure 'Elektronisch factureren' die u kunt downloaden.
Korter:
Ze mogen digitaal/electrnoisch verstuurd worden.
connect4all
22/02/05, 22:41
Je mag een factuur per email/mediadrager verzenden, doch men dient er voor te zorgen dat de echtheid gewaarborgt blijft.
Dit betekent dus een pass-protected pdf-file?
Is de belastingdienst bang dat er anders fraude mee gepleegd kan worden?
Origineel geplaatst door TMourik
Maar als de klant vraagt om een geprinte factuur, moet deze dat krijgen. Als de klant altijd geprint wil (= per post) moet deze dat ook krijgen.
Moet je printje wel versturen natuurlijk, he Tim:-)
Maar verder heb je groot gelijk. Voor een rechter heeft een e-mail overigens dezelfde waarde als verstuurde post.
Origineel geplaatst door Triloxigen
Korter:
Ze mogen digitaal/electrnoisch verstuurd worden.
Je samenvatting van dat stukje is niet volledig.
Mits "een aantal waarborgen in acht worden genomen":
Aan de voorwaarden voor authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de factuurgegevens is voldaan als daarbij een geavanceerde elektronische handtekening is gebruikt.
*KNIP stukje over EDI*
Een andere methode is ook toegestaan, mits deze methode aan de inspecteur is gemeld.
Als u vooraf zekerheid wenst te verkrijgen over de vraag of de door u toegepaste methode de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgt, kunt u daartoe tegelijk met de melding een verzoek indienen bij de inspecteur, die daarop bij voor bezwaar vatbare beschikking zal beslissen.
Nederland staat het gebruik van de door de commissie geadviseerde geavanceerde handtekening toe.
Ik kan me nauwelijk voorstellen dat een wachtwoord-beveiliging van bv. Acrobat een door een commissie geadviseerde geavanceerde handtekening is. Ik denk daarbij eerder aan een ondertekening met een certificaat van bv. PKI overheid.
Ter aanvulling: www.brainy.nl/elecfact.htm+&hl=en (http://66.102.9.104/search?q=cache:BiZTizqVP1MJ:een pagina uit de cache van google over elek. factureren
Bekijk vooral het stukje onder "De elektronische handtekening".
Nog meer informatie, nu van PKI overheid: De elektronische handtekening (http://www.pkioverheid.nl/asp/get.asp?xdl=../views/pki/xdl/Page&VarIdt=00000001&SitIdt=00000002&ItmIdt=00000509)
Ik denk dat je moet nagaan hoe de factuur wordt verzonden. Volgens mij als er een email in txt of html formaat wordt verzonden moet je eens gaan nadenken. Echter als ze de factuur in pdf sturen ligt de zaak anders. Je hebt de factuur en het scheelt hun een postzegel. Mijn mening is txt of html formaat ? pdf formaat netjes betalen
Origineel geplaatst door Hans
Ik kan me nauwelijk voorstellen dat een wachtwoord-beveiliging van bv. Acrobat een door een commissie geadviseerde geavanceerde handtekening is.
Ik denk daarbij eerder aan een ondertekening met een certificaat van bv. PKI overheid.
De belastingdienst staat het gebruik van een ongekwalificeerde digitale handtekening toe.
Dat betekent in normale taal dat je geen certificaat hoeft te kopen, maar gewoon een selfsigned certificaatje aan mag maken.
In principe mag je daar elk product voor gebruiken dat een goedgekeurd algoritme (zie bijlage) bevat.
Ook de (RSA) sign functie van Acrobat...
Paul - Hosting
07/03/05, 09:53
Dan zou je deze factuur zonder administratiekosten moeten ontvangen.
Rik-edit: het is niet toegestaan kloontjes aan te maken (dit is je 5e) om vervolgens weer naar 25 posts te werken om te kunnen adverteren... helaas.
als in een contract of in de algemenen voorwaarden staat ( mits je die onder ogen hebt gekregen ) dat je accoord gaat met een email factuur
dan hoeft dit bedrijf je geen factuur per post te versturen. dan voldoet een email factuur. wil je dat wel dan kan dat bedrijf dat uiteraard wel doen vindt ik tegen een redelijke administratieve vergoeding....
maar dat lijkt me niet meer dan logisch
Origineel geplaatst door smitcom
als in een contract of in de algemenen voorwaarden staat ( mits je die onder ogen hebt gekregen ) dat je accoord gaat met een email factuur
Wees zo verstandig om je klant in ieder geval te laten tekenen voor het akkoord gaan met je AV (standaard staat in al onze contracten dat klanten bij ondertekening de AV gelezen hebben en akkoord gaan met de inhoud hiervan, en krijgt iedere klant bij de eerste offerte of overeenkomst een printje van de AV). Dat voorkomt een hoop narigheid.
Origineel geplaatst door smitcom
als in een contract of in de algemenen voorwaarden staat ( mits je die onder ogen hebt gekregen ) dat je accoord gaat met een email factuur
dan hoeft dit bedrijf je geen factuur per post te versturen. dan voldoet een email factuur. wil je dat wel dan kan dat bedrijf dat uiteraard wel doen vindt ik tegen een redelijke administratieve vergoeding....
maar dat lijkt me niet meer dan logisch
wat is in zo'n geval dan een redelijke administratieve vergoeding?
Hebben we het dan over mnder dan € 5,00
of meer?
En waar uit bereken je dan die administratieve vergoeding. Het enige dat je klant vraagt is dat jij de factuur voor hem print en alsnog op stuurt (envelope, brief met logo en postzegel kosten €1,21) het zelf printen op je briefpapier kost je nog een €0,25 max!
Wat is dan redelijk?
Triloxigen
07/06/05, 14:03
+ de tijd dat je ermee kwijt bent.
12,50 is vrij normaal aan administratie kosten (maar kan inbegrepen zijn).
Wij versturen facturen altijd in pdf-formaat als bijlage per e-mail met de volgende tekst:
"Hierbij ontvangt u onze factuur xxxxxxxxxx volgens de betalingsconditie: bij xxxxxxxxxxxx.
Deze is in pdf-formaat en kunt u voor uw administratie eventueel uitprinten. Indien u uitsluitend 'hard copy' facturen per post wenst te ontvangen dan verzoeken wij u dit aan ons kenbaar te maken."
Als dan de klant aangeeft: "ik wil 'm per post" dan doen wij niet moeilijk hoor over admnistratie- papier- en portokosten.
Tot nu toe slechts drie (semi-)overheidsinstanties die het per post ontvangen.
Letterlijk schrijft de belastingdienst voor:
Let op!
Bij elektronisch factureren moet de afnemer vooraf akkoord gaan met het
aanbod van de leverancier om facturen elektronisch te verzenden (artikel 6 elektronisch factureren 35b, eerste lid, Wet ob). Het is daarom aan te raden om het akkoord in de interchange agreement of anderszins vast te leggen.
Ach ja, hier alles per mail én per post :).
Origineel geplaatst door Keuningen
Letterlijk schrijft de belastingdienst voor:
Let op!
Bij elektronisch factureren moet de afnemer vooraf akkoord gaan met het
aanbod van de leverancier om facturen elektronisch te verzenden (artikel 6 elektronisch factureren 35b, eerste lid, Wet ob). Het is daarom aan te raden om het akkoord in de interchange agreement of anderszins vast te leggen. Hee, die heb ik vroeger wel op belastingdienst.nl zien staan. Maar nu kan ik het nergens meer vinden. Ik ging er van uit dat dit achterhaald was nu ze zelf ook alles electronisch doen.
Heb jij nog een linkje naar dit??
Eigenlijk vind ik het maar vreemd dat electronisch verzonden facturen aan strengere eisen moet voldoen dan per post verzonden. Net alsof de factuur die per post wordt verzonden voorzien is van een echtheids waarborg, zoals de digitale handtekening wat wordt gevraagd bij de electronische vorm.
Van waar dat moeilijk doenerij?
Overigens zou ik geen administratiekosten betalen aan dat bedrijf. Het is nergens afgesproken dus dat kunnen ze niet maken. Als ze geen factuur willen sturen, zou ik er snel mijn biezen pakken. Hoeven ze helemaal nooit meer een factuur te sturen ;)
Triloxigen
08/06/05, 13:07
Als het nergens vemeld staat mogen ze het uiteraard niet zomaar berekenen, maar als het er wel staat dan moet je he gewoon betalen.
Origineel geplaatst door Triloxigen
+ de tijd dat je ermee kwijt bent.
12,50 is vrij normaal aan administratie kosten (maar kan inbegrepen zijn).
Dit is natuurlijk relatief.
Hoe lang ben jij er mee bezig?
Ik neem aan dat je voor het digitaal factureren geen administratie kosten rekent.
Wat is dan de extra moeite om een rekening te printen en te versturen?
Ik stuur naar mijn eigen klanten eigenlijk alleen maar facturen op papier.
Ten eerste omdat ik een administratie op papier voer, maar ook omdat je dan makkelijker een 2de kunt sturen die aangetekend is. Als je je herrineringen of vorderingen pas op papier gaat sturen denk ik dat je bijna geen poot hebt om op te staan. Een ontvangst bevestiging van een mailtje garandeerd niet dat de persoon in kwestie de rekening heeft gehad. Alleen dat hij in zijn mailbox is aangekomen.
Dat je voor herinneringen administratie kosten rekent vind ik echter normaal.
just my 2 cents
Triloxigen
08/06/05, 14:20
Origineel geplaatst door groenleer
Dit is natuurlijk relatief.
Hoe lang ben jij er mee bezig?
Ik neem aan dat je voor het digitaal factureren geen administratie kosten rekent.
Wat is dan de extra moeite om een rekening te printen en te versturen?
Ja.. wat is relatief.
Dat Webzilla geen liefdadigheids instelling is lijkt me duidelijk, de meeste hier zijn winstgevende ondernemingen ;)
Een factuur digitaal versturen is geautomatiseerd en kost geen extra tijd.
Maar de factuur printen kost al tijd, daarnaast nog vouwen, in een envelop stoppen, postzegel erop, naar de brievenbus gaan.
Dan zit je zo aan de 15 minuten, tel daarbij de kosten van briefpapier, envlop, postzegel en inkt en je zit reeel nog tegen de 12,50 aan ook.
Lijkt mij dus geheel verantwoord... :)
Origineel geplaatst door Triloxigen
Ja.. wat is relatief.
Dat Webzilla geen liefdadigheids instelling is lijkt me duidelijk, de meeste hier zijn winstgevende ondernemingen ;)
Een factuur digitaal versturen is geautomatiseerd en kost geen extra tijd.
Maar de factuur printen kost al tijd, daarnaast nog vouwen, in een envelop stoppen, postzegel erop, naar de brievenbus gaan.
Dan zit je zo aan de 15 minuten, tel daarbij de kosten van briefpapier, envlop, postzegel en inkt en je zit reeel nog tegen de 12,50 aan ook.
Lijkt mij dus geheel verantwoord... :) 15 Minuten voor factuur printen, vouwen, in een envelop stoppen, postzegel erop, naar de brievenbus gaan :huh: Dat red zelfs mijn gehandicapte broertje binnen 2 minuten :p
Wat een onzin is dat zeg.
Triloxigen
08/06/05, 15:32
Hier is de brievenbus al 10 minuten lopen :p
(Er worden zelden brieven gestuurd, alleen die ene factuur af en toe. De rest via mail of fax)
Je kan natuurlijk je post ook op kantoor af laten halen :). Kost een paar euro per dag. Scheelt je weer naar de brievenbus lopen.
Tevens frankeren ze je post dan voor je op het postkantoor voor je, al weer minder werk.
Triloxigen
08/06/05, 16:28
Voor die 1x per week dat er 1 brief wordt verstuurd is dat niet de moeite ;)
(Zoals ik al zei, alles gaat via mail en de fax)