PDA

Bekijk Volledige Versie : Facturatie beheer



bibawa
16/07/18, 22:57
Maandelijks krijgen wij een hoop facturen binnen, een deel komt via de reguliere post een ander deel komt digitaal via e-mail..
Het probleem dat we hebben is dat het beheer van inkomende facturen via mail niet vlot loopt.. Ze komen binnen en worden gezien maar worden dan 'vergeten' om te betalen omdat ze niet zichtbaar zijn dat in tegenstelling tot facturen per post die in een bakje liggen..

De facturen afdrukken is 1 optie, maar ik zou het liever wat meer digitaliseren en dit op een manier zoals deze:

-> Leverancier stuurt factuur naar facturatie@domein.be , systeem pakt deze op en digitaliseert de Factuur
-> Interface toont een overzicht van alle inkomende facturen, OCRt evt. nog wat zodat historisch zoeken mogelijk is
-> Per factuur kan ik aanduiden of deze al voldaan is of niet
-> Maandelijks kan ik de facturen in bulk downloaden

Gebruikt iemand toevallig zoiets ? Of iets in de richting van het bovenstaande ?

Mark17
16/07/18, 23:37
Hoe wij met ingekomen facturen per e-mail om gaan:
- We zetten ze in het ticket systeem op een bepaalde medewerker
- Deze medewerker controleert binnen enkele dagen de juistheid van de factuur en zet ze op een bepaalde status
- Wekelijks wordt gekeken welke facturen op deze status staan en deze worden betaald en geboekt

Een betere optie heb ik op het moment nog niet, hoewel doorsturen naar een bepaald adres voor exact online mogelijk nog kan helpen met het boeken heb ik begrepen.

Iets beters dat het automatisch klaar zet ter controle en na akkoord betalen zou welkom zijn. Maar elke leverancier levert het net weer anders aan om het makkelijk te houden.

RobinJB
17/07/18, 07:19
Wij gebruiken https://www.basecone.com hiervoor

Mastje
17/07/18, 08:19
Wat voor boekhoudpakket gebruik je? Hier gebruiken we Exact Online.

Worden wel handmatig ingeboekt, gezien het om een beperkt aantal gaat. Ik heb hier een mappenstructuur aangelegd

- Inkoop
--- Verwerkt
- Verkoop
--- Verzonden naar klant
------ Verwerkt in Exact

Als we de mail zien, doen we deze in de map plaatsen. Daarnaast even de mail archiveren. Dit wordt 1 keer per 2 weken verwerkt in boekhoudpakket en voila. :)

stefantriep
17/07/18, 11:18
Weet niet of je dit product van Openprovider al kent? https://www.openprovider.nl/producten/mkbfacturen/

Weet niet of dit geschikt is voor jullie bedrijf en heb er ook geen ervaring mee, maar wellicht interessant

bibawa
17/07/18, 15:39
Even ter info: we zijn een Belgisch bedrijf , als boekhoudpakket gebruiken we Adsolut dus daar zijn we ook niet zo zeer naar op zoek.. Het is meer naar iets om die flow te automatiseren dus..

Basecone ben ik al tegengekomen en lijkt wel iets te zijn , wel grappig dat dat een product is van kluwer maar dat ze geen mogelijkheid hebben voor te exporteren naar Adsolut (wat ook van Kluwer is..)

ronaldvanhoeven
18/07/18, 12:05
Om hoeveel facturen per maand gaat het?

slipperman
22/07/18, 10:14
Kijk eens naar DizzyData (voorheen NewViews), je mailt je facturen door en je download eens in de zoveel tijd een verzendlijst voor de bank. Daarnaast te koppelen met bijv. ExactOnline, je accountant of boekhouder krijgt boekingsvoorstellen en met 1 klik is een factuur geboekt.

bibawa
23/07/18, 18:01
Wat zijn nu 30 facturen, en 10 cent voor elke bijkomende factuur..

frankske
01/08/18, 14:35
Moneybird?

Pepperfield
02/08/18, 16:13
Moneybird is op zich een prima systeem. Lees wel even deze thread: https://www.webhostingtalk.nl/beveiliging/196111-dmarc-dkim-spf-uitschakelen-verzoek-adminstratiesysteem-post1327166.html?196111=#post1327166.

frankske
06/08/18, 09:30
https://twitter.com/moneybird/status/893437862531780608 Ik heb 0 problemen met SPF / DKIM, aangezien de mails technisch (smtp sender) niet uit mijn domein komen.

Pepperfield
06/08/18, 09:49
aangezien de mails technisch (smtp sender) niet uit mijn domein komen.

Het probleem is juist dat de Moneybird wel mails verstuurde uit het domein van de Moneybird-klant. Die mails kwamen in spamfilters terecht. De oplossing die Moneybird voorstelde, was onverantwoord.

frankske
06/08/18, 09:59
Dat lijkt me raar, want je kan dat niet eens instellen. Voor 2015 kon je kiezen (waarbij ze wel degelijk dkim/spf settings gaven als je koos om het zo te doen), maar erna hebben ze het voor alle accounts anders ingesteld. Lijkt me dat die ene klant die een issue had, ofwel een andere issue had, ofwel aan MB een custom instelling gevraagd had.

Pepperfield
06/08/18, 10:18
Dat lijkt me raar, want je kan dat niet eens instellen. Voor 2015 kon je kiezen (waarbij ze wel degelijk dkim/spf settings gaven als je koos om het zo te doen), maar erna hebben ze het voor alle accounts anders ingesteld. Lijkt me dat die ene klant die een issue had, ofwel een andere issue had, ofwel aan MB een custom instelling gevraagd had.

Je zult vast gelijk hebben. In dit geval heeft Moneybird alles ingesteld en kwamen ze later met het uitschakelen van DKIM en DMARC als oplossing. Wellicht hebben ze sinds 2015 hun beleid aangepast. Geen idee. Lees de andere thread voor meer informatie. Daar wordt over dit onderwerp uitvoerig gesproken. Het heeft niet veel toegevoegde waarde om hier deze discussie opnieuw te voeren.