Bekijk Volledige Versie : WeFact administraties samenvoegen?
marcussmit
11/02/11, 23:18
Hallo,
Met enige verbazing moest ik van wefact horen dat het niet mogelijk is twee administraties samen te voegen. Nu kan ik me wel voorstellen dat het niet zonder meer mogelijk is om echt 1 administratie te maken van 2 installaties, maar een export maken van de een en die importeren in de ander zou toch mogelijk moeten zijn?
Ik zal echt niet de enige zijn die hier tegenaan loopt. Heeft iemand een oplossing gevonden voor dat probleem? Het overnemen van een complete administratie is best nog wel wat werk......
Marcus
=> PHPMyADMIN
=> 2x database backuppen (oude en nieuwe)
=> 'Nieuwe' database (tabellen) importeren in de 'oude'.
Wefact haalt (leest) alles uit de database, mij lijkt dat je dan de nieuwe vanuit b.v. PHPMyADMIN moet kunnen vullen, daarna wordt het weer uitgelezen.
Ik zeg er bij: ook je huidige database backuppen, garantie tot aan.....:lovewht:
marcussmit
11/02/11, 23:28
Als je dat op die manier gaat doen is elke binding tussen de producten, abonnementen, klanten en facturen verdwenen.
Dat ik oude facturen niet terug kan halen... het zij zo. Maar het zou wel mooi zijn als klanten nog aan de juiste abonnementen gekoppeld zijn :)
Ik hoopte eigenlijk op een reactie van iemand die zegt "Ja hoor, dat scriptje heb ik liggen... hier heb je het ! " :)
Als je dat op die manier gaat doen is elke binding tussen de producten, abonnementen, klanten en facturen verdwenen.
Waarom zou dat? (wat mis ik, heb je dat ervaren?)
Factuur, klant, ordernummers etc zullen allemaal conflicteren.
Ook al maak je het zo dat het niet conflicteert, dan heb je op eens andere factuurnummers, dat kan natuurlijk niet.
marcussmit
11/02/11, 23:33
Wefact begint z'n primary key bij 1 te nummeren. Abonnement 1 bestaat dus in zowel de originele administratie als in de in te voegen administratie.
met een omweg dan:
Vanuit de 'oude' wefact alleen de gewenste / benodigde gegevens exporteren, de benodigde gegevens van de .csv in exel aanpassen en dan de .csv in PHPMyADMIN weer importeren????
....mits het niet om xxK records gaat natuurlijk :)
Waarom zou je dit willen eigenlijk? Raak je dan niet compleet het overzicht kwijt en zal de factuurnummervolgorde dan nog wel kloppen?
Met facturatie zelf zal je moeten opletten (ook wettelijk gezien), maar het moet toch op zijn minst mogelijk zijn om de klanten en producten te exporteren en te importeren. Zodat in het nieuwe systeem nieuwe facturen (met volgorde) gemaakt kunnen worden van de nieuwe klanten.
Ja dat moet met een paar "insert into xxtable?? select from xxoudetable" te doen zijn.
marcussmit
12/02/11, 09:35
Waar het mij om te doen is: ik heb onlangs de hosting van een ander bedrijfje overgenomen. Dat bedrijfje had de facturatie van de hosting ook in wefact geregeld. Ik ben al 'enige tijd' bezig om de administratie over te nemen in onze eigen wefact installatie.
Gegevens die dan overgenomen worden zijn: klanten en domeinen+hostingpakketten (inclusief bijbehorende abonnementen). Dat de oude facturen niet meekomen vind ik niet spannend. Sterker: wat zou ik daar aan hebben. Dat is allemaal met de oude eigenaar afgehandeld.
Nu is het voor deze overname (paar dozijn pakketten en domeinnamen) al flink wat werk, en nu ben ik in gesprek met een partij met enkele honderden domeinnamen, pakketten en klantspecifieke afspraken.... Dit brengt dan zoveel werk met zich mee dat het goedkoper is om Wefact voor die klantengroep apart aan te houden. Dat kan toch niet echt de bedoeling zijn ? :(
Wefact zelf zegt overigens precies wat 'chielsen' ook zegt.. Op mijn opmerking dat oude facturen niet meer interessant zijn reageren ze gewoon niet meer.
Wefact is dan ook vooral gemaakt als facturatieprogramma en niet echt als crm pakket.
marcussmit
12/02/11, 13:34
en dus zou het toch mogelijk moeten zijn om met een relatief simpele kopie (export > import) de factureringsgegevens opnieuw in te voeren in een bestaande omgeving.
Zal eens kijken of ik een scriptje kan bouwen om dit te doen.
Ik zit binnenkort met dezelfde situatie, raar dat er hier inderdaad geen standaardfunctie voor ingebouwd zit. Als je een script in elkaar kunnen zetten hiervoor zou ik wel geïnteresseerd zijn.
marcussmit
12/02/11, 15:45
Hm, zit ik lekker te scripten, stuit ik op een iets complicerende factor.... Wefact heeft blijkbaar in nieuwe installaties de gebruikersnamen en wachtwoorden versleuteld. Kan dus geen fatsoenlijke dump maken van de databases.
als root kun je toch alles dumpen...
marcussmit
12/02/11, 16:01
Klopt, maar veel wefactklanten (in elk geval alle waarvan ik weet dat ze wefact gebruiken) hosten wefact bij wefact zelf. En ik heb het vermoeden dat ik daar geen root toegang ga krijgen :)
Oh dat schiet lekker op, nou hopelijk willen ze daar wel mee helpen. Anders is het een verloren zaak denk ik.
kun je als je bij wefact gehost wordt geen backup aanvragen van de installatie dan??
marcussmit
12/02/11, 20:19
de backups van wefact zie ik nu zijn niets meer dan databasedumps in een wat aangepaste opmaak. ik kan die (lijkt het) dus wel gebruiken.
marcussmit
14/02/11, 07:23
Zo, databases samenvoegen is gelukt. Nu nog een manier zien te vinden om de database weer op de server te krijgen als we het wachtwoord van de database niet weten :(
Zo, databases samenvoegen is gelukt. Nu nog een manier zien te vinden om de database weer op de server te krijgen als we het wachtwoord van de database niet weten :(
Als je in hun systeem een backup kunt maken zou je toch kunnen verwachten dat je kunt restoren ook, anders is het systeem nogal waardeloos te noemen.
marcussmit
14/02/11, 07:31
Klopt. Ik heb me er ook over verbaasd niet een externe backup terug te kunnen zetten. Die vraag staat inmiddels uit bij WeFact. Wat wel 'gewoon' mogelijk lijkt is de backups restoren die lokaal zijn opgeslagen.
Helaas is het dan weer niet voldoende om een bestandje te uploaden, omdat de lijst backupbestanden uit diezelfde database komt als die we willen restoren :)
Daar is niet echt goed over nagedacht lijkt me, want je zou op zijn minst toch wel kunnen verwachten dat je offsite je backups van je administratie kunt bewaren en recoveren. Het gaat er immers niet alleen over het feit dat je een fout moet kunnen herstellen in je administratie door deze lokaal te restoren. Maar wat doe je dan in het geval je server en/of hd('s) bvb kapot is.
marcussmit
14/02/11, 07:38
Als je zelf host kun je ook in de database komen en dus ook een restore van de database doen met de offsite backup. In ons geval hosten we onze wefact bij wefact op de server.
Achzo, maar dan nog moet je in staat zijn om een offsite backup te kunnen restoren. Althans dat is mijn mening, dat je software beschermt met licentie sleutels etc heb ik geen problemen mee, maar een backup/restore zou daar niet mogen van afhangen.
Ik vind het vreemd om te lezen dat mensen aangeven dat het 'raar' en 'vreemd' is als er bepaalde functionaliteit niet in de software zit. Zaken zoals een import van een andere administratie is niet echt iets dat je met een paar muisklikken in de software hebt zitten.
Software-ontwikkelaars maken per onderdeel een afweging of het nodig is dat die functionaliteit in een pakket wordt opgenomen. Tips geven kan altijd, maar eisen stellen aan een standaardpakket wat je al hebt? Volgens mij is dat niet hoe 'standaard' software werkt.
Verder ga ik er vanuit dat een beetje webhoster toch wel een PHP/MySQL applicatie moet kunnen backuppen en kunnen restoren. Als dat al niet lukt, hoop ik dat er bij jullie geen webserver met klanten onderuit gaat.
Je praat als een kip zonder kop....
Deze hele discussie is er natuurlijk omdat de TS een functie van een SaaS applicatie wil, die er niet inzit. Duurde alleen even voordat we dat door hadden. Zelf heb ik Wefact altijd zelf gehost en daarmee volledige toegang tot de database gehad.
Maar zeg nou zelf, zo vaak komt het niet voor dat je de facturen van twee bedrijven samen wil voegen, dus ik vind het ook niet "raar" dat het er niet inzit.
Triloxigen
14/02/11, 13:01
Dat het er niet in zit is niet vreemd op zich.
Exporteren uit de eerste, alle gelinked ID's aanvullen met vooraf het getal 100 (dus niet optellen, maar ervoor).
Dan heb je in theorie allemaal weer unieke id's als je ze gaat samenvoegen.