PDA

Bekijk Volledige Versie : Oude en nieuwe facturen in herinneringen



MediaServe
05/03/10, 13:28
Ik vraag mij wel eens af hoe anderen dit doen, bijvoorbeeld in de volgende situatie:

- Je hebt een klant die betaalt 1000 euro per maand, factuurdatum is de 1e van de maand.
- Op een gegeven moment stopt de klant met betalen.
- De standaard betalingstermijn is 14 dagen.
- Je stuurt na 30 dagen een herinnering met opnieuw 14 dagen betalingstermijn.
- Tevens stuur je samen met de herinnering een nieuwe factuur voor de nieuwe maand.
- Twee weken later staan er twee facturen open die allebei niet tijdig zijn betaald.

Nu ga je voor de oudste factuur dus al een tweede herinnering sturen, maar zet je de nieuwe factuur (die ook te laat is inmiddels) ook op die tweede herinnering? En nog interessanter, wat doe je met je laatste aanmaning als er inmiddels een factuur is die nog maar net te laat is? Of facturen waar nog maar één herinnering voor is verzonden? Stuur je dan een herinnering en een aanmaning tegelijk? Of zet je toch alle openstaande facturen op de aanmaning?

rensariens
05/03/10, 13:31
Even bellen / diensten stopzetten. Indien beide geen reactie laatste aanmaning + reminder per post.

Marin
05/03/10, 13:32
Als er meerdere facturen openstaan mag je die samen melden op een herinnering (of overzicht openstaande posten). Echter als je een verschil hebt tussen een 1e en 2e maning (bijvoorbeeld doordat je op de 2e maning al gaat dreigen met een Incassobureau) is het niet netjes om die 2e factuur daar ook al op te melden zonder dat dat die een 1e herinnering heeft gehad..

snap je? ;)

MediaServe
05/03/10, 13:34
Even bellen / diensten stopzetten. Indien beide geen reactie laatste aanmaning + reminder per post.

Is volgens mij totaal geen antwoord op mijn vraag :lovewht:


Als er meerdere facturen openstaan mag je die samen melden op een herinnering (of overzicht openstaande posten). Echter als je een verschil hebt tussen een 1e en 2e maning (bijvoorbeeld doordat je op de 2e maning al gaat dreigen met een Incassobureau) is het niet netjes om die 2e factuur daar ook al op te melden zonder dat dat die een 1e herinnering heeft gehad..

snap je? ;)

Yes, ik ben het met je eens, maar ik ben wel benieuwd of hier ook regeltjes voor zijn.
Jij stuurt dus in zo'n situatie een nieuwe factuur, aanmaning en herinnering tegelijk?

Marin
05/03/10, 13:39
Jij stuurt dus in zo'n situatie een nieuwe factuur, aanmaning en herinnering tegelijk?

Ik heb ze zelfs weleens in 1 envelop gepropt...

Kijk, je moet inderdaad wel even zorgen dat je niet met 10 openstaande facturen zit en dan een 11e moet gaan sturen. Dan moet je toch even andere acties ondernemen..

Mikey
05/03/10, 13:39
Ik zou oppassen in ieder geval met afsluiten, ondanks de betaling niet voldaan is kan de klant wel deels aan zijn verplichtingen voldoen. Herinneringen kun je samenvoegen, maar wat digistate al aangeeft pas ermee op. Verder kun je geen totale vordering neerleggen bij de incasso als factuur 1 pas in het incasso optie traject zit, en factuur 2 daar pas over 14 dagen is. Het beste is elke factuur apart behandelen, en apart de bijhorende trajecten ervoor opstarten. Het is aan het incasso bureau om later de aangedragen vorderingen samen op te sommen. De een doet dat niet, de ander weer wel. Tenslotte een niet betalende klant is uiteindelijk geen klant.



Jij stuurt dus in zo'n situatie een nieuwe factuur, aanmaning en herinnering tegelijk?

Wij doen dat niet, puur omdat elke factuur zijn eigen object heeft en per object andere afspraken / regelingen getroffen kunnen worden. Tenslotte betaald de klant uiteindelijk de administratie kosten, dus die paar cent voor het verzenden van een aantal losse facturen, #care ;)

Oh, en voor velen is een hele papier regen iets wat op de zenuwen begint te werken. Een email weggooien is makkelijk, een envelop heb je in de hand, je weet de afzender en voordat hij bij het oud papier ligt ben je weer even verder. Psychisch ;)

Pur
05/03/10, 13:42
Yes, ik ben het met je eens, maar ik ben wel benieuwd of hier ook regeltjes voor zijn.
Jij stuurt dus in zo'n situatie een nieuwe factuur, aanmaning en herinnering tegelijk?

Waarom zou dat gelijk moeten lopen? Niemand verplicht je volgens mij om na exact 14 dagen een herinnering te sturen. Je kan ook elke 1e dag van de week herinneringen er uit sturen bijvoorbeeld. Of nog een extra grace periode van 3/4 dagen na het verlopen van het betalings termijn.

Maar ik zou zeker geen 2e factuur die een 1e herinnering zou moeten krijgen combineren met een wat dwingendere 2e herinnering.

Andere bedrijven spreken sturen alleen een herinnering (die semi dwingend is) en vermelden daar alle openstaande facturen op inclusief dagen dat de factuur al open staat. En bellen er vervolgens achteraan, als dat nog niks oplevert doen ze een laatste aanmaning/in gebreke stelling.

t.bloo
05/03/10, 13:55
Eenvoudige dingen sturen we een herinnering per factuur. Als die gaan overlappen met nieuwe facturen, dan is gebruikelijk om een overzicht van openstaande facturen mee te sturen waar ze allemaal op staan. Een openstaande factuur hoeft nog niet verlopen te zijn om de klant er al aan te herinneren dat 'ie nog moet betalen...

rensariens
05/03/10, 13:59
Is volgens mij totaal geen antwoord op mijn vraag :lovewht:


Leek me toch redelijk duidelijk. Je stuurt een losse laatste aanmaning en een losse reminder. Verder zou ik vooraf even bellen en diensten stopzetten indien mogelijk / conform AV is. Volgens mij denk je te moeilijk ;)

MediaServe
05/03/10, 16:46
Volgens mij denk je te moeilijk ;)

In de meeste gevallen zou dat inderdaad perfect werken. Het lullige bij deze klant is dat hij het er echt om doet. Hij betaalt altijd pas enkele dagen voordat we naar de gerechtsdeurwaarde stappen. Vervolgens betaalt hij dan alleen de oudste factuur. Het gaat om een bedrag van gemiddeld EUR ~ 20k wat er continu open staat bij deze debiteur en wij zijn het een beetje zat om voor bank te moeten spelen.

Anyway, bedankt voor alle antwoorden en hulp.

Pur
05/03/10, 16:50
In de meeste gevallen zou dat inderdaad perfect werken. Het lullige bij deze klant is dat hij het er echt om doet. Hij betaalt altijd pas enkele dagen voordat we naar de gerechtsdeurwaarde stappen. Vervolgens betaalt hij dan alleen de oudste factuur. Het gaat om een bedrag van gemiddeld EUR ~ 20k wat er continu open staat bij deze debiteur en wij zijn het een beetje zat om voor bank te moeten spelen.

Anyway, bedankt voor alle antwoorden en hulp.

In dat geval kun je specifiek voor deze klant na het wettelijke minimum (meen 14 dagen?) de klant meteen in gebreke stellen zonder vriendelijke herinneringen etc.

Al is het niet zo vriendelijk natuurlijk, maar je staat volgens mij in je recht. Maar dan moet je ook overwegen of je liever voor bank speelt of de omzet helemaal niet hebt.

rensariens
05/03/10, 17:07
Misschien kan je betalingstermijn verscherpen? Als je daarmee de voorwaarden aanpast is dat misschien weer geen optie.

kutagh
05/03/10, 17:56
Aangezien deze klant het expres doet, kun je dan niet de dienst van jouw kant opzeggen (oftewel de klant een bericht sturen dat hij na de "bestelde" periode niet meer kan verlengen) en dan een uiteindelijke betaaldatum neerzetten, en als hij niet betaalt dat je meteen stappen gaat ondernemen? Tenminste, als je het niet erg vindt om hem eruit te gooien.

rensariens
05/03/10, 18:11
Aangezien deze klant het expres doet, kun je dan niet de dienst van jouw kant opzeggen (oftewel de klant een bericht sturen dat hij na de "bestelde" periode niet meer kan verlengen) en dan een uiteindelijke betaaldatum neerzetten, en als hij niet betaalt dat je meteen stappen gaat ondernemen? Tenminste, als je het niet erg vindt om hem eruit te gooien.

Dat doe je liever niet bij een klant die gem. 20K open heeft staan aan facturen. Kan je nog beter een financiering zoeken a x% en wat op je marge inleveren ;)

Enduser
09/03/10, 16:19
Ja en nee. Je kunt inleveren op je marge, maar dan ga jij dus al a) voorfinancieren en b) je laat je op kosten jagen door de klant.

Het klinkt lomp, maar zolang een klant niet op tijd betaald en dit ook vaak genoeg doet: contract beëindigen. Ja, je verliest omzet, maar vergeet niet dat je ook zoveel tijd besteed aan deze klant en dat als hij al helemaal in gebreke blijft... je 20k of zelfs meer misloopt.