Bekijk Volledige Versie : Herinneringen, hoe doen jullie dat?
Wij hebben inmiddels onze eerste wanbetaler te pakken. Betalingstermijn is ruim overschreden, dus het word tijd voor een herinnering.
Alleen, hoe pak je dit aan?
Ik kreeg in het verleden toen ik zelf nog een shared-hosting accountje had van mijn hoster een email met dat de betaling nog niet binnen was, en hierbij nogmaals de factuur in PDF. Maar mag dit wel? De klant heeft de factuur immers al, dus om deze nou nogmaals te sturen...?
Een andere mogelijkheid is om een overzicht te sturen van de openstaande posten (factuurnummer, termijn en of deze vervallen is of niet). Dit staat wel netjes, maar ik ben bang dat de klant dan met het excuus komt dat hij nooit een factuur ontvangen heeft en deze dan ook graag wil hebben.
Of de simpelste mogelijkheid, een brief/mail met hierin dat de betalingstermijn van factuur X is vervallen. Dit is dus een soort van uitgeklede optie 1. Alleen ook hierbij ben ik bang dat de klant gaat zeggen dat hij nooit een factuur gezien heeft.
Vandaar de vraag: Hoe doen jullie dit? Hebben jullie een van bovenstaande mogelijkheden gekozen, of doen jullie het weer anders?
Je mag prima een kopie van de factuur sturen, je kan er "herinnering" op zetten dik gedrukt om het verschil aan te geven.
Gewoon netjes een brief of e-mail sturen of even telefoneren en uitleggen dat er nog een factuur openstaat. Vragen of er eventueel een reden voor de vertraging is, en / of het misschien al onderweg is en wanneer je het op je rekening kunt verwachten.
Geeft de klant aan geen factuur gehad te hebben of hem misschien kwijt geraakt te zijn, dan stuur je hem of haar een kopie.
Misschien heb je hier iets aan:
http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/factureren
Zeker als het slechts om één of enkele "wanbetalers" gaat is bovenstaande denk ik de beste en klantvriendelijkste oplossing.
Automatisch Email versturen daarin factuur-kopie met herinneringsmail.
1e herinnering na 14 dagen per email
daarna na 21 dagen 2e herinnering per email
Verder dan dit komt het laatste periode gelukkig niet meer
Anders aanmanen en ingebreke stellen en daarin aangeven dienst af te sluiten.
martysmarty
04/11/08, 07:54
Bij een eerste herinnering zou ik een klant geen wanbetaler noemen. Een factuur kan er ook door heen geschoten zijn of even vergeten.
Ik denk dat we hier allemaal wel eens een herinnering hebben ontvangen van een of ander bedrijf.
Het is soms optimaal van je betalingstermijn gebruik maken ;)
Maar zonder gekheid, een net briefje volstaat, bij weinig klanten kan ook een belletje veel fijner overkomen.
Ik maan eigenlijk nooit schriftelijk aan, maar altijd telefonisch. Je weet meteen hoe de zaken staan, en het zorgt toch vaak dat men eerder betaald.
Dit heb ik ook gehad. Pas geleden.
Ik doe gewoon 2/3 dagen na betalingstermijn (14 dagen) een herinnering sturen.
In die herinnering staat dat we nog geen betaling hebben mogen ontvangen van factuur x (factuur bijgevoegd). Dat deze binnen 5 dagen betaald dient te worden. En dat de herinnering als niet verzonden beschouwd moet worden mocht het al betaald zijn.
Na 8 dagen doe je precies dezelfde herinnering en verder dan dit laten wanbetalers het meestal niet komen.
Wij sturen altijd eerst een rekeningoverzicht, we maken hoe dan ook geen gebruik van een numerieke herinnering (eerste, tweede bijvoorbeeld). Tenminste, zo noemen we het niet. Dit hebben we bewust gedaan om te zorgen dat mensen niet gaan denken, oh dit is nog maar de eerste, we hebben nog even.
Na het rekeningoverzicht nog geen betaling? Herinnering. Nog steeds geen betaling? Telefonisch contact, daarna ingebrekestelling.
Daarna lost het incassobureau het verder op.
J.Haagmans
04/11/08, 11:58
Ons factuursysteem stuurt per mail automatisch twee herinneringen, daarna nemen wij het over en geven we in duidelijke taal de klant de kans zijn betalingsplicht alsnog na te komen voordat het tot een eventuele verhoging komt. Daarna komt een verhoging met 10% van het factuurbedrag en wordt er dan nog niet betaald, dan sturen we alles door naar het incassobureau. Dat laatste heeft nog nooit hoeven gebeuren.
Mensen zijn heel erg geneigd de eerste betalingstermijn volledig te gebruiken of zelfs te laten verlopen, daar moet je altijd rekening mee houden.
Bij controle van onze administratie is gebleken dat ... bla bla bla betalingstermijn is verstreken ... bla bla gelieve ... bla bla
Herinnering in PDF erbij, ik gebruik een php script daarvoor, daarbij kan ik een andere template kiezen voor de herinnering en worden de rest van de gegevens gewoon over genomen. Iets andere indeling, andere betalingstermijn, met dikke letters herinnering erboven.
na 14 dagen een lieve herinnering per email
na 10 dagen een ietwat dringende maar toch lieve herinnering per email
na 10 dagen een brief per post met de factuur plus extra factuur voor administratiekosten(heel schappelijk bedrag)
7 dagen daarna batch naar incassobureau
gaat allemaal automatisch, alleen nog een vouwmachine nodig
Bedankt voor de reacties. Wij hebben gekozen voor een overzicht met openstaande facturen met hierbij een kopie van deze facturen.
Martijn Koot
06/11/08, 11:07
Ons factureringssysteem is op de volgende wijze opgezet:
* Factuur wordt via post/e-mail verstuurd, betalingstermijn 14 dagen.
* Herinnering wordt verzonden op dag 16
* Telefonisch contact / persoonlijke e-mail rond dag 30 eventueel met nogmaals kopiefactuur.
Wij gebruiken accountview in combinatie met onze eigen klantendatabase.
Groeten Martijn
gewoon na verloop een herinnering sturen zeer vriendelijk opstellen.
Na 2 weken nog een brief met aandrang.
Na 3 weken schakel ik het vredegerecht in, echter weet ik niet als een gratis procedure als dit bestaat.
Van ht vredegerecht ontvang je dan een papier waarmee je naar een deurwaarder kan gaan die de som gedwongen kan vorderen.
Bij ons gaat het alsvolgt;
- Factuur (betaaltermijn 14 dagen indien anders afgesproken, sommige bedrijven wensen 30 dagen)
- 1e herinnering: 2 dagen na het verlopen van de betaaltermijn.
- 2e herinnering: 14 dagen na 1e herinnering (per post)
- Aanmaning: 14 dagen na 2e herinnering
- Nog steeds geen betaling? even telefonisch contact zoeken.
- Geen contact? Factuur naar incasso, in 99% van de gevallen is dit niet nodig.
Wij zenden eenvoudigweg een pro-formafactuur 30 dagen voor de domeinnaam zal vervallen. Als de betaling bij ons binnen is voor die datum, wordt het product verlengd.
Als de klant 7 dagen voor de vervaldag niet heeft gestort, bellen we hem even op om te vragen of het effectief zijn bedoeling is om zijn product niet te verlengen.