Bekijk Volledige Versie : Nogmaals facturen per email rechtsgeldig?
Ik maak altijd mijn facturen zoals het hoord.
Factuurnummer
Betalingstermijn
Afgenomen diensten
Bedrag ex en incl. BTW
Mijn KvK en BTW nummer staan erop
Adres gegevens / bankgegevens
Verder verstuur ik de facturen altijd in PDF formaat.
Hier heb ik verder nooit problemen mee gehad totdat ik van een klant een mail kreeg met dit:
-
Deze factuur is voor mij niet correct op deze manier. Ik wil er n.l. een over de post met een originele handtekening van jou.
Volgens de Nederlandse wetgeving is een rekening via de mail niet rechtsgeldig in de boekhouding.
-
Volgens mij weten is electronisch factureren rechtsgeldig.
Voor de zekerheid toch even de website van de belastingdienst bezocht en daar staat:
-
De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud moet gewaarborgd zijn, bijvoorbeeld door middel van een geavanceerde elektronische handtekening.
-
Opzich heeft de klant een punt
Nu staat daar wel "bijvoorbeeld"
Maar de authenticiteit van de herkomst kan toch ook net zo goed mijn IP nummer zijn? te zien in bericht details.
Wie kan me meer vertellen hierover?
Triloxigen
13/04/08, 21:45
Dat handtekening is onzin.
Maar volgens mij mogen ze wel om een factuur per post vragen. Maar dat is eenvoudig op te lossen door te zeggen dat er dan administratiekosten bij komen ;)
http://www.ispam.nl/archives/1391/vraag-het-mr-ras-elektronisch-factureren/
http://www.ispam.nl/archives/1391/vraag-het-mr-ras-elektronisch-factureren/
Ik had voorheen al bij ispam.nl gezocht maar kwam deze niet tegen.
Zoals hier ook staat is als je een factuur naar een ander bedrijf stuurd je wel een electronische handtekening moet zetten.
Verder vind ik het nogal krom, ik verstuur ze in PDF en er staat een logo op.
En ik was vergeten te vermelden dat een nieuwe klant kan kiezen tussen factuur per post of per email bij een bestelling van onze producten.
Dus dat kan ik ook wel uit de form halen dan.
Zal morgen ook even naar de belastingdienst bellen hierover, wil het nu wel echt weten.
Ik had voorheen al bij ispam.nl gezocht maar kwam deze niet tegen.
Zoals hier ook staat is als je een factuur naar een ander bedrijf stuurd je wel een electronische handtekening moet zetten.
Verder vind ik het nogal krom, ik verstuur ze in PDF en er staat een logo op.
En ik was vergeten te vermelden dat een nieuwe klant kan kiezen tussen factuur per post of per email bij een bestelling van onze producten.
Dus dat kan ik ook wel uit de form halen dan.
Zal morgen ook even naar de belastingdienst bellen hierover, wil het nu wel echt weten.
Zeker hier melden als je wilt want ik doe het op net dezelfde manier.
crazycoder
14/04/08, 08:51
-
Deze factuur is voor mij niet correct op deze manier. Ik wil er n.l. een over de post met een originele handtekening van jou.
Volgens de Nederlandse wetgeving is een rekening via de mail niet rechtsgeldig in de boekhouding.
-
http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob02/ob02-66.html#P688_75126
Staat:
Ook elektronisch factureren is mogelijk. Uw afnemer moet hiermee wel akkoord gaan.
Kortom, je klant is niet akkoord dus een factuur per post.
De factuur op zich kan overigens wel rechtsgeldig zijn maar gezien de tekst op de site van de belastingdienst hoeft een klant geen genoegen te nemen met een factuur die per e-mail wordt verzonden.
Eigenlijk denk ik dat je op grond van de tekst op de website van de belastingdienst alleen middels een digitale handtekening aan kan tonen dat de e-mail van jou afkomstig is. Wil je het helemaal goed doen dan moet je wellicht facturen via een SSL beveiligde website op laten halen.
Een handtekening wordt zelden op een factuur gezet. Denk dat met name advocaten e.d. een paraaf zetten om te tonen dat ze de factuur hebben gezien en in orde hebben bevonden.
Zeker hier melden als je wilt want ik doe het op net dezelfde manier.
Wetgeving in België zal ongetwijfeld anders zijn dan de wetgeving hier in Nederland.
wij versturen ook alles per mail.. En als een klant echt moeilijk doet krijgt hij hem alsnog per post...
Wij doen alles per post, en als de klant er specifiek om vraagt of aanvinkt in zijn controle paneel, dan ontvangt hij hem per mail.
Per e-mail en per post. Maar ik heb uitsluitend zakelijke opdrachtgevers, met name voor freelancewerkzaamheden. Dus vrijwel geen producten als hosting en domeinnamen.
Bij de e-mail staat de regel 'Deze factuur is voor uw digitale archief. De originele factuur is u per post toegezonden'. Dit meer omdat de facturen ook werkuurbriefjes zijn voor de projectleiders.
dreamhost_nl
14/04/08, 11:02
Neem in je AV op dat er alleen electronisch gefactureerd wordt en beveilig je (PDF)facturen d.m.v. een wachtwoord tegen aanpassingen. Op die manier hebben wij het gedaan.
Opzich heeft de klant een punt
Nu staat daar wel "bijvoorbeeld"
Maar de authenticiteit van de herkomst kan toch ook net zo goed mijn IP nummer zijn? te zien in bericht details.
"Bijvoorbeeld" in de zin dat je er in overleg met de inspecteur van af mag wijken.
Zie bijlage.
Anders zul je toch echt de factuur van een elektronische handtekening moeten voorzien, of minimaal eens per maand alsnog een papieren afstemmingsoverzicht naar de klant moeten sturen.
Zelf gebruiken we iText om .pdf facturen van een RSA handtekening te voorzien: http://itextpdf.sourceforge.net/howtosign.html
Je mag voor dit doel zelf een self-signed certificaat aanmaken, deze hoef je niet bij een derde partij te kopen (hoeft geen "gekwalificeerde handtekening" te zijn).
Ik heb contact gehad met de balstingdienst, maar veel wijzer wordt je er niet van.
Hun advies was deze link: http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/elektronisch_factureren_ob2081z4fd.pdf
De electronische facturen moeten dus aan meerdere eisen voldoen.
Gewoon postzegel likken, er zijn nu eenmaa klanten die gewoon graag zichzelf belangrijk voelen. Hoe meer je je hier tegen verzet hoe meer zij hun best doen jouw humeur te verpesten.
Gewoon postzegel likken, er zijn nu eenmaa klanten die gewoon graag zichzelf belangrijk voelen. Hoe meer je je hier tegen verzet hoe meer zij hun best doen jouw humeur te verpesten.
Stickertjes Mike, stickertjes ;-)
Stickertjes Mike, stickertjes ;-)
Postzegels print je toch gewoon mee tegenwoordig?
er zijn nu eenmaa klanten die gewoon graag zichzelf belangrijk voelen.
Ik heb ook nooit helemaal begrepen waarom ze zelf die PDF niet uit kunnen printen en in het bakje van de secretaresse kunnen leggen. Zal er wel mee te maken hebben dat de baas z'n eigen mensen niet vertrouwd :)
Overigens krijgen de niet budget klanten als ze dat willen een factuur per post gratis bij ons, en de budget klanten mogen er een knaak extra voor betalen.
Ik zou er inderdaad ook niet al te moeilijk over doen. Er zijn ergere dingen in het leven dan af en toe een factuur op de post te moten doen. Eventueel een administratiekosten erop zetten. Dat schrikt al weer enigzins af.
Los van of een digitale factuur rechtsgeldig is, vind ik het eerlijk gezegd wel vreemd dat mensen hier spreken over klanten die moeilijk doen of zichzelf belangrijk voelen.
Wat is het voor moeite om een klant een factuurtje per post te sturen, als deze dat graag wil (en blijkbaar bekend is met de regels). Ik zie ook niet in waarom je dan extra kosten in rekening zou moeten brengen, zijn je verkoopprijzen zo laag dat je niets geen marge hebt voor een postzegel? Klein beetje service mag de klant toch wel verwachten?
En ach, zolang het bij die ene klant blijft... Iets met klant en koning ofzo... ;)
crazycoder
14/04/08, 22:47
Los van of een digitale factuur rechtsgeldig is, vind ik het eerlijk gezegd wel vreemd dat mensen hier spreken over klanten die moeilijk doen of zichzelf belangrijk voelen.
Wat is het voor moeite om een klant een factuurtje per post te sturen, als deze dat graag wil (en blijkbaar bekend is met de regels). Ik zie ook niet in waarom je dan extra kosten in rekening zou moeten brengen, zijn je verkoopprijzen zo laag dat je niets geen marge hebt voor een postzegel? Klein beetje service mag de klant toch wel verwachten?
En ach, zolang het bij die ene klant blijft... Iets met klant en koning ofzo... ;)
Vanuit het segment waar wij opereren is het allemaal geen probleem. Als je een product in het lager dan laag segment lever dan is het per post verzenden in principe te duur. Dat gaat namelijk verder dan de eur 0,44 die tpg wil hebben, envelop, factuur afdrukken, in envelop doen en envelop wegbrengen. Dat kost al snel een euro of 4..
Er is in beginsel niets mis met het doorberekenen van kosten die iemand veroorzaakt.
Vanuit het segment waar wij opereren is het allemaal geen probleem. Als je een product in het lager dan laag segment lever dan is het per post verzenden in principe te duur. Dat gaat namelijk verder dan de eur 0,44 die tpg wil hebben, envelop, factuur afdrukken, in envelop doen en envelop wegbrengen. Dat kost al snel een euro of 4..
Er is in beginsel niets mis met het doorberekenen van kosten die iemand veroorzaakt.
Klopt.
Maar als je in dat lager dan laag segment werkt, lijkt het mij netter om dergelijke eventuele kosten van te voren kenbaar te maken. In dit geval zou de klant (voor zover ik uit dit topic op kan maken) achteraf verrast worden met extra kosten, omdat hij de regels kent en recht heeft op een papieren factuur (tenzij hij akkoord is gegaan met een digitale factuur).
Als je dit soort dingen (extra kosten of akkoord voor digitale factuur) niet geregeld hebt, geef deze klant dan die factuur cadeau en zorg dat het je niet nogmaals overkomt.
Dat lijkt mij de beste oplossing.
crazycoder
15/04/08, 00:08
Maar als je in dat lager dan laag segment werkt, lijkt het mij netter om dergelijke eventuele kosten van te voren kenbaar te maken. In dit geval zou de klant (voor zover ik uit dit topic op kan maken) achteraf verrast worden met extra kosten, omdat hij de regels kent en recht heeft op een papieren factuur (tenzij hij akkoord is gegaan met een digitale factuur).
Als je dit soort dingen (extra kosten of akkoord voor digitale factuur) niet geregeld hebt, geef deze klant dan die factuur cadeau en zorg dat het je niet nogmaals overkomt.
Dat lijkt mij de beste oplossing.
Het lijkt mij niet handig om een klant zonder enige kennisgeving vooraf met extra kosten op te zadelen. Denk dat de klant die extra kosten in een dergelijk geval helemaal niet hoeft te accepteren.
AlfaHosting
15/04/08, 09:27
Het lijkt mij niet handig om een klant zonder enige kennisgeving vooraf met extra kosten op te zadelen. Denk dat de klant die extra kosten in een dergelijk geval helemaal niet hoeft te accepteren.
Als je de kosten in je algemene voorwaarden vermeld mag het wel.
Als je de kosten in je algemene voorwaarden vermeld mag het wel.
Ik kan van alles vermelden in me AV, wil bij lange na niet zeggen dat het rechtsgeldig is.
AlfaHosting
15/04/08, 09:29
Ik kan van alles vermelden in me AV, wil bij lange na niet zeggen dat het rechtsgeldig is.
Dat klopt, maar dit mag wel.
Ik had mij even stil gehouden om alle reakties af te wachten.
Het is toch een belangrijk punt over de facturen per email.
Nu moet ik er nog wel bij zeggen dat ik de facturen bij zakelijke klanten ook altijd per post verstuur, dus per email en per post.
De postzegel kan er heus wel af bij mij, anders zou het niet goed wezen..
Aangezien dat de email sneller is dan de post kreeg ik deze reaktie.
Ondanks dat het verouderd is:
Link van de belastingdienst:
http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/elektronisch_factureren/elektronisch_factureren-06.html#P44_4720
Elektronisch factureren heeft 1 extra voorwaarde. Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dat betekent dat uw klant de elektronische factuur mag weigeren als hij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen.
MOD EDIT: echter was het niet nodig om alsnog een oud topic omhoog te schoppen.. een nieuwe thread met verwijzing of beknopt overzicht had geen kwaad gekund.