PDA

Bekijk Volledige Versie : Factureren, via mail of post?



jens_dh
07/12/07, 14:54
Allereerst hoop ik dat de vraag nog niet teveel gesteld is, maar na een korte zoektocht op dit forum denk ik het niet.

Situatie: Zoals iedereen weet zijn de marges op domeinen en hostingpakketten niet overdreven.
Om hier toch iets aan over te houden sturen we de meeste van onze facturen via mail.
Echter hebben we hier een heel slecht resultaat mee. Een normaal denkend mens zou ze dan gewoon via de post versturen, maar hoe zijn jullie ervaring hiermee? Hoe versturen jullie facturen? Ik vermoed dat Nederlandse klanten te vergelijken zijn met de Belgische?

Tot dusver hadden klanten ook steeds de keuzen om domeinen te verlengen of niet. Er was geen automatische verlenging maar dit resulteert elke maand opnieuw in een hoop credit nota's.

En dan nog dit, wanner een "nieuwe" klant een domein aanvraagt, registreren jullie dit meteen? Of wachten jullie op een betaling.

- facturen, via post of mail?
- domeinen automatisch verlengen of niet?
- nieuwe klant en nieuw domein registeren voor ontvangst betaling of niet?

Laat jullie gaan!

BsHosting
07/12/07, 14:59
Simpel zat laat je klant kiezen per post of per email.

Domeinen gewoon verlengen tot wederopzegging zo werkt dat met alles.
Wij werken zelf met ideal en als de betaling binnen is word het domein geregistreerd bij al bestaande klanten gaat het gewoon automatisch door.

Het is moeilijk advies te geven het hangt ook een beetje af wat voor klantenkring je hebt.

juist pubers die het niet zo nauw nemen qua betalingen etc of je hebt bedrijven en andere mensen waar je niet achteraan hoeft te huppelen.

jens_dh
07/12/07, 15:02
Met de bedrijven hebben we inderdaad geen problemen, daarvan ontvang ik het vroeg of laat wel. Het zijn vooral de particulieren waar ik achter moet zitten.

En dan vraag ik me af of mensen een factuur per mail niet sneller uit het oog verliezen dan een papieren exemplaar dat ze bij de stapel leggen.

BsHosting
07/12/07, 15:06
Gewoon duidelijk zijn in je betaaltermijnen.

In mijn ogen kom je een beetje laks over als het erom gaat om achter je geld aan te gaan gezien je opmerking "daarvan ontvang ik het vroeg of laat wel"

jij bepaald je betaaltermijn zeg bv 14 dagen nou geen betaling kan je op dag 15 een herinnering sturen.
Daarna evt nog 1 en een week ofzo naderhand een aanmaning.

Dan nog geen betaling gewoon de deurwaarder eropaf.

Je klanten willen wel je diensten maar betalingen moet jij maar op wachten, op het moment dat zo 1 geen site meer online heeft staan kan er vlug betaald worden.

Het is dus meer lamzakkerij want of ie nu per mail of post komt betalen moeten ze hem hoe dan ook.

jens_dh
07/12/07, 15:10
In mijn ogen kom je een beetje laks over als het erom gaat om achter je geld aan te gaan gezien je opmerking "daarvan ontvang ik het vroeg of laat wel"

Is zo niet bedoeld, van bedrijven komt de betaling wel. Ik moet al eens een zakelijke klant herinneren aan een factuur maar dat is het dan ook.

Bij particulieren is het mailen, bellen, aanmaningen sturen en dan nog lang wachten op een betaling.
De factuurbedragen zijn het ook niet waard er een advocaat en deurwaarder op te zetten.

BsHosting
07/12/07, 15:15
Gewoon een goede deurwaarder pakken op no cure no pay.

En uiteraard alles op de debiteur laten verhalen das de beste manier.

Als een factuur van noem ff 15 euro dan uiteindelijk 300 euro heeft gekost zal de klant de volgende keer wel betalen.
Ik zie het zo na een herinnering en een aangetekende aanmaning nog geen reactie dan nog 1 telefoontje er aan wagen.

Meestal krijg je dan excuses en het word meteen betaald alleen een week later heb je nog niks dus dan het deurwaarders traject maar in.

Strak debiteuren beheer kan je beter hebben dan alles zo maar zijn beloop laten.

Als ze naar de supermarkt gaan moeten ze ook meteen betalen, nou je geeft je klant al een mogelijkheid tot uitgestelde betaling inweze en dan moet je nog smeken om geld.

Magus
07/12/07, 15:50
Hou er wel rekening mee dat als je een incasso erop wilt zetten je de aanmaning wel eerst per snailmail moet hebben verstuurd, een papieren versie dus. Voor een aanmaning mag je ook een klein bedrag rekenen aan administratieve kosten, dus die postzegel kun je dan echt wel missen ;)

BsHosting
07/12/07, 16:02
Ik vermelde dat al aanmaning aangetekend.

Maar verplicht is het niet het kan je alleen beter helpen in je bewijsvoering.

Ik heb laatst ook zo'n klant gehad ja mail lees ik als ik zin heb een keer.
Dus factuur ook niet gelezen ook de emails daarop volgend niet.
Op voicemail en telefoontje werd niet gereageerd en toen zei de deurwaarder wij zullen hem een brief sturen en een mail.

En juist op die mail reageerde ie wel.
Conclusie voor de deurwaarder hij heeft het echt wel gelezen want anders hebben wij niet binnen 10 minuten na onze mail al een mail retour.

Dus schriftelijk kan je helpen indien nodig maar het is niet noodzakelijk

thommyboy
07/12/07, 21:49
Ik zou de klant zelf de keuze geven of zij de factuur per mail of per post zouden willen ontvangen. Eventueel als zij het per post willen kun je altijd nog zeggen er 1,00€ bij te reken voor administratieve afhandeling.

Trafego
07/12/07, 22:48
Wij werken standaard per email, en als klant aangeeft per post.

b2b merken wij "bijna" geen problemen op een enkele mail herinnering na. Destijds hebben we ook een jaar particuliere klanten gehad. 80% moesten we meerdere malen herinneren, bellen en veel het incasso traject in waardoor ineens veel betalingen wel kunnen..

Wij hebben besloten om enkel nog B2B te werken en dat bevalt goed :)
90% gaat via email.
Als we erom vragen hoe ze het willen is het ook vaak per email dat we horen.

CyberNBD
07/12/07, 23:09
Er zijn ook incasso-bureau's die in jou plaats de aanmaning kunnen versturen. Dat kost een euri of 15 (die je prima op je klant kan verhalen, of als de klant het je echt waard is, betaal je die zelf) en dan krijgt je debiteur de laatste aanmaning op briefpapier van het incasso-bureau.

Mijn ervaring is dat een groot deel van de wanbetalers dan wel wakker wordt en snel betaalt. Tenslotte zien ze dan een stap eerder dat het écht wel serieus is. Als je zelf de laatste aanmaning verstuurt is het nog maar afwachten of je echt doorzet via incasso etc.

crazycoder
07/12/07, 23:16
Gewoon duidelijk zijn in je betaaltermijnen.

In mijn ogen kom je een beetje laks over als het erom gaat om achter je geld aan te gaan gezien je opmerking "daarvan ontvang ik het vroeg of laat wel"

jij bepaald je betaaltermijn zeg bv 14 dagen nou geen betaling kan je op dag 15 een herinnering sturen.
Daarna evt nog 1 en een week ofzo naderhand een aanmaning.

Ik denk dat jij misschien niet in de gaten heb dat ts in België woont. Daar is het gebruikelijk dat bedrijven als betalingstermijn 30 dagen einde maand aanhouden. Houding van ts is in dat licht bezien m.i. dan ook niet direct laks te noemen.

Om op de vraag van ts te antwoorden: ik weet niet hoe de wetgeving in België in elkaar steekt, maar in .nl mogen klanten factuur per post vragen. Per e-mail mag in Nederland alleen als de factuur digitaal ondertekend is. Meer info:
http://www.ispam.nl/archives/1391/vraag-het-mr-ras-elektronisch-factureren/

jens_dh
08/12/07, 00:46
Wettelijk gezien is de standaard termijn in België inderdaad 30 dagen. Echter kan dit door het op te nemen in de algemene voorwaarden tot vb 14 dagen teruggebracht worden.
Veel zin heeft dit echter niet, de meesten nemen 30 dagen aan als zijnde normaal. En dan zijn er bedrijven die al hun facturen pas na 60 of zelf na 90 dagen betalen, dit is gelukkig een minderheid. (de staat geeft hier het slechte voorbeeld)

@ CuberNBD: Op facturen tussen de 15 en 60 euro kan ik moeilijk 15 euro incassokosten rekenen.

Ik moet het nog even bespreken met de collega's, maar ik vermoed dat ik standaard de facturen ga beginnen verzenden met de post maar de klanten wel de mogelijkheid ga bieden om ze te ontvangen via mail.

En hopelijk betaalt men dan wat vlotter en verliest men de facturen niet meer uit het oog.

BsHosting
08/12/07, 01:27
Ik denk dat jij misschien niet in de gaten heb dat ts in België woont. Daar is het gebruikelijk dat bedrijven als betalingstermijn 30 dagen einde maand aanhouden.

Dat had ik wel in de gaten en wat gebruikelijk is wil niet zeggen dat ik daar akkoord mee moet gaan.

vb Onze vw stellen een betalingstermijn van 10 dagen ik heb ook een paar belgische zakelijke klanten en die hoor ik nooit klagen heb het zelfs binnen 2 dagen al binnen na factuur.

Dus het kan wel als men maar wil.

Een ander vb in de bouw in NL is een betalingstermijn van 60 dagen zeer normaal, toen ik bij een bouwbedrijf pc's leverde zei men ook normaliter hanteren wij in de bouw 60 dagen maar jij bent geen bouwbedrijf of aannemer en zullen we jou factuur deze week meteen wegdoen.

Ik denk dat het meer aan de lamzakkerij ligt dan aan iets wat gebruikelijk is.

Herbert
08/12/07, 10:08
Bij mij kan de klant aangeven hoe hij de factuur wil ontvangen, per post of email.
Als er een nieuwe aanvraag komt dan registreren wij vrijwel direct omdat de klant accoord is gegaan met de algemene voorwaarden en die zijn bindend.
Alle aanvragen worden opgeslagen in een database en er worden diverse extra gegevens opgeslagen zodat wij de aanvrager altijd kunnen traceren.
Het betalings termijn is 14 dagen, daarna 1'ste herinnering termijn 14 dagen, daarna laatste herinnering met een termijn van 7 dagen + €7,50 administratie kosten, daarna incasso..
Ook voor Belgie hanteren wij deze regels.
Tot nu toe hebben wij weinig problemen gehad, we hebben maar 2% incasso's

Server00
08/12/07, 13:36
Hier gaan alle facturen per e-mail, tenzij bij bestelling is aangegeven (sinds kort hebben wij die keuze optie in het bestelformulier gebouwd). Daarnaast heb je ook te maken met veel jongeren welke echt niks via post willen ontvangen (mis ivm ouders). Sinds verkort doen wij na 14 dagen, de 15de dag een 1ste herrinering (10 dagen) dan 7 dagen (2de) dan de laatste met 5 dagen, na die 5 dagen word alles uit handen gegeven en word het geleverde spul geblokeerd.

Over het domeinen registreren hangt vooral af wanneer wij de bestelling binnen krijgen, vaak is er al het gevoel er klopt iets niet, dan wachten we met het registreren of verhuizen van iets. Maar over het algemeen is het domein binnen 2 uur actief na verwerking van bestelling.

frankske
08/12/07, 16:37
Jens,

Wij sturen standaard per e-mail. De meeste van onze business is b2b, maar ook met b2c hebben we relatief weinig problemen hiermee. Let wel op met grotere bedrijven, overheden enz, die willen vaak geen factuur per email, maar die zullen je dat meestal zelf wel vertellen. Bovendien mag een klant op elk moment eisen dat je de factuur per post stuurt, en hoeft hij geen pdf-factuur te aanvaarden, tenzij je voldoet aan een paar (imho belachelijke) eisen.

Voor hosting/domeinnamen enz eisen wij altijd eerst betaling, tenzij het klant is die al meermaals besteld heeft, en waar er nooit problemen waren. Onze procedure voor niet betalende klanten:

- herinneringsmail (als eerste factuur er email)
- herinneringsbrief
- aanmaning (aangetekend)
- ingebrekestelling (aangetekend).

Die 2 laatste moet je doen! In je ingebrekestelling zet je dat je hun diensten afsluit als je geen betaling binnen de 5 dagen hebt, en dat de nalatigheidskosten en intresten van dan af beginnen te lopen.

Voor de inning van betalingen van particulieren, is er bovendien een handige procedure via de vrederechter. Het kost je quasi niks (enkel inschrijving op de rol, maar dat is niet zo duur en verhaal je 100% op je klant), en het is een puur papieren procedure. Je hoeft dus geen advocaat te hebben of zelf naar de rechtbank te gaan enz. Bovendien is ze op 2 tot 4 weken afgerond en krijg je een dwangbevel van de rechter, daar kan je klant weinig tegen doen. Je moet wel een paar voorwaarden voldoen:

- particuliere, Belgische klant
- bedrag beneden een limiet (weet niet meer vanbuiten, dacht iets van een 1500 eur)
- getekend contract of bestelbon
- je ingebrekestelling moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen (oa stuk van de relevante wettekst bij zitten enz).

Wij doen dit niet voor klanten die 50 eur schulden hebben, maar voor iets grotere hebben we er al 2 keer mee gedreigd, en puur al de wetteksten die je moet bijsturen in je laatste ingebrekestelling zijn zo indrukwekkend, dat in beide gevallen de klant onmiddellijk betaalde. Voor exacte details rondom deze procedure moet je me maar eens mailen, of eens binnenspringen, je weet ons wonen.

Merk trouwens op het in België verboden is voor zowel gerechtsdeurwaarders als advocaten om via "No Cure, No Pay" principe te werken! Eender welk incasso ding die je dat voorstelt, is dus geen advocaat of deurwaarder!

Frank

eMiz0r
09/12/07, 00:50
Er zijn ook incasso-bureau's die in jou plaats de aanmaning kunnen versturen. Dat kost een euri of 15 (die je prima op je klant kan verhalen, of als de klant het je echt waard is, betaal je die zelf) en dan krijgt je debiteur de laatste aanmaning op briefpapier van het incasso-bureau.

Print dat incassobureau op fotopapier met een gouden randje dan? Een aanmaningsbrief via het incassobureau kan gewoon tegen onkosten lijkt mij (standaardbrief). Hij verdient zijn geld ruimschoots terug als een klant alsnog in het incassotraject terecht komt door niet tijdig te betalen (minimaal 30 euro incassokosten etc.).

jens_dh
11/12/07, 22:26
Zo te horen blijken facturen via email bij de meeste toch te werken.
Binnenkort wordt de facturatie hier deels geautomatiseerd en zou het eenvoudiger moeten worden aanmaningen te sturen en betalingsachterstanden op te volgen.

Dus dan krijgt mail een herkansing, bespaart weer wat op postzegels.

cyberbootje
12/12/07, 01:52
Hier gaat dat ook per mail, als een klant beweerd het niet ontvangen te hebben of factuur niet heeft betaald na bepaalde tijd gaat er een herrinering heen.
Is er dan nog binnen een aantal dagen geen reactie dan gaat het per post de deur uit.
Ook kan de klant zelf aangeven welke hij het liefst heeft.
Over het algemeen mail, maar dus uiteindelijk beide opties.

eszet
13/12/07, 00:20
Hoe zit het met de geldigheid van PDF facturen die per mail worden verstuurd?
Volgens de wetgeving in België, maar ik veronderstel identiek in NL, moet een elektronische factuur voorzien zijn van een beveiligde elektronische handtekening om de authenticiteit te garanderen. Dit betekent volgens mij dat je de PDF dus met geldig certificaat moet signeren alvorens ze naar de klant te zenden.
Doen jullie dit?

Stefan.

4rtlin3
13/12/07, 02:04
Onze vw stellen een betalingstermijn van 10 dagen.

Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?


Ik denk dat het meer aan de lamzakkerij ligt dan aan iets wat gebruikelijk is.

Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?


Doen jullie dit?

Nope.

frankske
13/12/07, 09:21
Hoe zit het met de geldigheid van PDF facturen die per mail worden verstuurd?
Volgens de wetgeving in België, maar ik veronderstel identiek in NL, moet een elektronische factuur voorzien zijn van een beveiligde elektronische handtekening om de authenticiteit te garanderen. Dit betekent volgens mij dat je de PDF dus met geldig certificaat moet signeren alvorens ze naar de klant te zenden.
Doen jullie dit?

Stefan.

Stefan, niet alleen moet je digitaal signeren om aan e-invoicing te doen, maar bovendien moet dat in een speciaal formaat, moet er een xml-bestand bij in een specifiek formaat dat rechtstreeks ingelezen kan worden door sap, isabel enz. Ongeveer de enige die dit "kant en klaar" aanbiedt is Certipost, maar hun aanbod is duur en niet op maat van KMOs. Kortom, het verbaasd waarschijnlijk niemand dat dit weinig succes heeft :) Zelfs de "elektronische facturen" die bv Telenet aan haar klanten stuurt, voldoen niet aan deze eisen!

Dit zijn de eisen om "e-invoicing" te doen. Dat betekent dat je dan op een compleet legaal bindende manier facturen stuurt naar je klanten via mail. Bovendien is die elektronische versie dan voldoende voor je boekhouding, je moet die niet printen en in een map steken.

Als je je van die regels niet veel aantrekt, en gewoon facturen per pdf stuurt, zijn er een paar mogelijkheden:

- je klant print de pdf, stopt die in zijn boekhouding tussen de andere facturen, betaalt je factuur op tijd enz. Overduidelijk geen probleem.

- je klant krijgt de email met de pdf en laat je onmiddellijk weten dat hij een papieren versie per post wil. Dit is het recht dat je klant heeft, aangezien je pdf factuur geen wettelijke basis heeft. Je duidt dit dan aan in je facturatiesysteem en stuurt hem vanaf nu braafjes factuurtjes per post. De praktijk leert ons dat dit een minderheid is, behalve overheidsinstanties en grote bedrijven (> 1000 man personeel) hebben wij een handvol KMOs die geen pdf-facturen aanvaarden.

- je klant laat je niks weten, maar betaalt de factuur niet op tijd. Je eerste herinneringsbrief maak je daarom een heel "brave" brief, waarbij je de factuur nog eens op papier bijstopt. Betaalt hij de factuur wel, dan kijk je hoe het de volgende keer gaat. Betaalt hij weer pas na de papieren factuur gehad te hebben, dan stuur je die best altijd onmiddellijk met de post. Betaalt hij ook de papieren factuur niet, dan volg je je normale procedure. Het feit dat je klant eerst een mail gehad heeft met de pdf, doet weinig ter zake. Het enige wat hij kan aanvoeren, is dat zijn betalingstermijn pas begint te lopen als hij de papieren versie gehad heeft.

eszet
13/12/07, 10:41
Dit zijn de eisen om "e-invoicing" te doen. Dat betekent dat je dan op een compleet legaal bindende manier facturen stuurt naar je klanten via mail. Bovendien is die elektronische versie dan voldoende voor je boekhouding, je moet die niet printen en in een map steken.

Frank, bedankt voor de verduidelijking. Gewone PDF facturen per mail volstaan dus, als de klant ze afprint (en niet voor e-invoicing gebruikt).
Wij stuurden totnutoe onmiddellijk een PDF factuur per mail na de bestelling en achteraf nog een papieren versie. Voortaan zal bij het invullen van ons bestelformulier de klant kunnen aanvinken of hij een papieren versie wil ontvangen.

VerhoevenDavy
26/12/07, 15:24
Wij hebben een tijd via email gefactureerd en zijn terug overgeschakeld naar facturatie via Post. Merkelijk veel beter qua betalingen.
Verlengen van domeinnamen doen wij automatisch (zijn dit nog aan het bekijken omdat er toch een pak domeinnamen zijn die we voor niets verlengen)
Nieuwe klanten sowieso op vooraf betaling, daarna standaard 7dagen betalingstermijn.

eMiz0r
26/12/07, 23:06
Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?

Terecht, dat jij op vakantie gaat is jouw probleem. En als de betalingstermijnen je niet aan staan zoek je toch een andere hoster dat blijkbaar gratis voor je host? Straks kom je aanzetten met "ja sorry, ik was een half jaar op doktersadvies op vakantie". Moeten we daar allemaal rekening mee gaan houden? Betalen voor jouw diensten blijft je eigen verantwoording, niet die van een ander.

Wij versturen:

- De factuur per e-mail
- Vervolgens 2 herinneringen per e-mail
- Uiteindelijk nog een aanmaning per post
- Ingebrekestelling per post
- Vriendelijke brief dat je bent opgenomen in het incassotraject van het incassobureau

Het betalen van facturen voor afgenomen diensten blijft te allen tijden de verantwoording van je klant.

Ander vraagje 4rtlin3, verwacht je van je telefoon- en internetprovider ook dat ze even rekening met jouw (vakantie)omstandigheden houden? Denk je dat die zitten te wachten op 3 miljoen individuele redenen waarom die factuur niet betaald is?

BsHosting
26/12/07, 23:22
Even een aanvulling op Emizor.


Jammer, tg dat ik terug kom van 14 dagen vakantie heb ik dus al een eerste aanmaning in de bus?

factuur word meteen verstuurd na bestelling en controle van onze zijde uit dus dat is dezelfde dag nog meestal binnen het half uur.
Dus dat de factuur dan in je vakantie valt had je zelf dan ook kunnen weten ten tijde van je bestelling.


Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?

Nogmaals dus wel tijd om te bestellen maar niet om te betalen dat kan realtime via ideal of via een overboeking.
Op een paar 100 klanten zul je niet lachen als iedereen zo zou denken.

En net wat mijn voorganger zegt een telecomoperator sluit je ook af als je niet betaald.
En al zou je de factuur een maand eerder sturen is er wel weer een andere smoes.

Je weet als je iets besteld dat je moet betalen daar is geen uitvlucht voor te bedenken.

Trafego
27/12/07, 09:53
Er zijn tal van andere mogelijkheden. Zoals een verhuis bv. Of een zakentrip... Een splitsing van het land, burgeroorlog... Niet iedereen heeft een secretaresse... Ik zie het als een extra service naar mijn klanten toe, want ik ben zelf één van die lamzakken. Wat doet het er nu toe als je factuur een maand later betaald wordt? Stuur ze dan een maand vroeger?

Grappig, als wij onze leveranciers zo zouden behandelen kunnen wij jullie niet de verwachte service geven.. Een hoster/ of welke zelfstandige dan ook werkt niet gratis en heeft ook zo zijn rekenen..

en 1 maand word 2 maanden, en van uitstel komt afstel.. verhogingen blablablablabla

veel onenigheid puur door "ow die kan wel ff wachten rekening"