PDA

Bekijk Volledige Versie : Factuurnummers



hanzeman
28/08/06, 22:48
Beste,


Ik had voorheen een zelf gebouwd programaatje voor mijn facturering. Voor het gemak begon ik mijn (webdesign)facturen met nummer 2006100 en mijn hostingfacturen met 2006500. Nu schijnt dit eigenlijk niet te mogen..:eek:

Ik heb gister wefact aangeschaft en wil hier nu alle gegevens uit me eigen proggie in gaan stoppen, maar dan wel direct goed zodat ik er niet later nog weer het een en ander aan moet passen.

Hoe kan ik nu realiseren dat me boekhouding wel klopt, dus met opeenvolgende nummers...

Hans

crazycoder
28/08/06, 23:07
20060001 als eerste???

Je snap natuurlijk ook dat je daar hoe dan ook gezeur over krijg. Factuurnummer bij klant moet met jouw factuurnummer overeenkomen. Bewaar dus in ieder geval de originele facturen en nummer ze opnieuw met pen ofzo.
Als je knoei moet het namelijk wel te herleiden zijn anders krijg je echt gelazer ;)

Erik
28/08/06, 23:59
Wat is er mis met 20060001 als begin, of bedoel je 2006100? Voor zover ik weet moet er in elk geval een systeem inzitten en de nummers opvolgend zijn. Dus eerst bij 100 en dan bij 500 beginnen is niet zo'n goed idee. Gewoon op laten volgen dus. Misschien kan je wel bijvoorbeeld een extra kenmerk toevoegen, zoals een letter vooraan die het type aangeeft.

crazycoder
29/08/06, 00:03
Tip: als je e.e.a. wil splitsen, zorg dan dat je boekhoudpakket 2 omzetrekeningen aan kan. Dan kan je omzet hosting heel eenvoudig splitsen van omzet webdesign.
Dat is imo een betere methode dan de factuur met een ander nummer laten beginnen oid.

nopzolder
29/08/06, 00:16
Je kunt ook gewoon de hosting laten beginnen met 2006xxx en webdesign met 06xxx dit doe ik ook en is gewoon toegestaan volgens de belastindienst en mijn accountant :)

crazycoder
29/08/06, 00:20
Je kunt ook gewoon de hosting laten beginnen met 2006xxx en webdesign met 06xxx dit doe ik ook en is gewoon toegestaan volgens de belastindienst en mijn accountant :)
Wat ik niet helemaal snap is wat de toegevoegde waarde hiervan is.

Wat nu als je zowel hosting als webdesign voor een klant doe.. die krijgt dus 2 rekeningen?? Zullen ze vast blij mee zijn ;)

Sander-
29/08/06, 01:00
Een voorloopletter gebruiken? H en D oid.

Verder denk ik dat je deze stap het beste via een Excel sheet kan maken, je oude data inladen in excel (Csv formaat oid) en dan een extra kolom waarin je de nieuwe nummers erbij zet en de nummers "doortrekt". Uiteraard deze sheet even bewaren als "index-sheet" om later dingen terug te kunnen zoeken. En dan importeren in WE-Fact, je kunt vanuit Excel XML/SQL exporteren...

hanzeman
29/08/06, 07:36
Maar het komt er dus op neer dat ik eventueel op mijn reeds verstuurde (kopie)facturen een nieuw nummer kan zetten die wel correnspondeerd met wefact en op een volgend is...

Hans

crazycoder
29/08/06, 08:53
Maar het komt er dus op neer dat ik eventueel op mijn reeds verstuurde (kopie)facturen een nieuw nummer kan zetten die wel correnspondeerd met wefact en op een volgend is...
Let op: dit is niet een officieel advies.. Neem eventueel voor de zekerheid contact op met de belastingdienst, of je boekhouder/accountant..

IMO kan je inderdaad opnieuw nummer. Zet de nieuwe nummers met pen op de bestaande facturen. Daardoor blijft e.e.a. terug te vinden. Hou er wel rekening mee dat je bij een belastingcontrole hier wat opmerkingen over zal krijgen, maar die krijg je ook over je huidige nummering.
Als je knoei, doe het dan zo dat het in ieder geval controleerbaar blijft.

akke
29/08/06, 09:29
Factuurnummers moeten steeds op elkaar volgen en je kan ze niet zomaar van nummer veranderen als ze al opgestuurd werden naar de klant. Webhosting en webdesign, in welke volgorde ze ook komen, moeten dus gewoon allemaal door elkaar zitten, maar met opeenvolgende nummers.

Misschien kun je het "gat" tussen 2006100(+ X aantal facturen) en 2006500 opvullen met andere facturen, of ken je bepaalde klanten persoonlijk genoeg om zonder probleem het factuurnummer terug te wijzigen...

Als je niet goed weet wat te doen denkik dat je best even bij een boekhouder langs gaat om hem je te laten helpen met het recht te zetten.

hanzeman
29/08/06, 10:49
Na inmiddels toch een aantal verschillende antwoorden gehoordt te hebben, heb ik toch maar besloten de belastindienst te bellen.
Het volgende kwam hier uit.

Je mag factuurnummers beginnen met bijvoorbeeld voor de webdesign bij 100 en hosting bij de 500. Het enige waarbij hier rekening gehouden MOET worden is dat er geen twee keer dezelfde factuurnummer gemaakt wordt. Stel dus dat je webdesign zaken zo goed gaan en je komt bij factuur 499 dAn moet de daarop volgende nummer een nummer zijn achter je laatste hostingfactuur.

Mocht dit allemaal niet van belang zijn, dan kun je bij een eventuele verkeerde facturering ook nog inderdaad zoals hierboven al staat beschreven op een duidelijke manier op je oude factuur het nieuwe factuurnummer schrijven. Alleen dit dient dus wel te herleiden zijn.

Hopelijk kan iedereen hier wat mee.

Hans

robblok
29/08/06, 19:04
Mocht dit allemaal niet van belang zijn, dan kun je bij een eventuele verkeerde facturering ook nog inderdaad zoals hierboven al staat beschreven op een duidelijke manier op je oude factuur het nieuwe factuurnummer schrijven. Alleen dit dient dus wel te herleiden zijn.

Hopelijk kan iedereen hier wat mee.

Hans

Dat moet je dan inderdaad wel erg goed vastleggen en in een goed dossier opslaan. Ik heb gezien dat dit gebeurde bij een paar van mn klanten ik was er niet erg blij mee. Zeker niet met nog openstaande facturen waardoor er wat extra werk ontstond bij de betaling. Maar het is natuurlijk altijd mogeljik (zeer zeker niet wenselijk) dat er een gat ontstaan in je nummering. Zolang je er een goede verklaring voor hebt en dit vastgelegd wordt is het geen super groot probleem. Het moet natuurlijk niet regelmatig gebeuren en je moet het echt proberen te voorkomenl. Dus je er niet gemakkelijk vanafmaken.

Ook de opmerking van crazycoder is goed over 2 verschillende omzetrekeningen, dat gebruik ik vaak als de klant een specificatie wil. Ik vind dat persoonlijk veel beter werken als verschillende nummer series. Als je een beetje kan boekhouden kan je ook gewoon een factuur uitsplitsen over meerdere omzetrekeningen. Op die manier houd je dan wel goed bij hoe je omzet verdeeld is en een klant die toevallig 2 diensten afneemt krijgt niet teveel facturen.

just my 2 cents.

NWO
29/08/06, 20:03
Als je goed zoekt staat er ergens op dit forum nog een heel groot topic over met goede en bruikbare tips!

crazycoder
29/08/06, 20:57
Dat moet je dan inderdaad wel erg goed vastleggen en in een goed dossier opslaan. Ik heb gezien dat dit gebeurde bij een paar van mn klanten ik was er niet erg blij mee. Zeker niet met nog openstaande facturen waardoor er wat extra werk ontstond bij de betaling. Maar het is natuurlijk altijd mogeljik (zeer zeker niet wenselijk) dat er een gat ontstaan in je nummering. Zolang je er een goede verklaring voor hebt en dit vastgelegd wordt is het geen super groot probleem. Het moet natuurlijk niet regelmatig gebeuren en je moet het echt proberen te voorkomenl. Dus je er niet gemakkelijk vanafmaken.

Ik vermoed dat het niet over ontzettend veel facturen gaat. Het zou dus eventueel in een excel spreadsheet bij te houden zijn.. of gewoon op de ouderwetse manier: op papier :)
Wat ik bij minder geautomatiseerde klanten zie is dat zij onbetaalde facturen in een aparte ordner steken. Is de factuur eenmaal betaald vliegt die naar een andere ordner. Dit zou voor TS ook een goede methode zijn zolang alles nog niet op orde is..

hires
29/08/06, 21:13
Dat is precies zoals ik het nu ook doe. Ik heb ook net Wefact aangeschaft en had daarvoor een oude nummering. Ik laat deze voor wat het is en deze nummers blijven dan ook uniek. Deze stop ik in een aparte map voorals de Belastingdienst daar nog naar vraagt of als ik deze specifieke facturen zelf nog nodig heb. Verder begin ik fris in Wefact met een nieuw nummer en dat kan dan ook gewoon nummer 1 zijn (of: 2006001 of H001 als deze nog maar niet eerder gebruikt is!). Ik denk dat ik me daarmee een hoop 'omzet-werk' (letterlijk en figuurlijk :)) bespaar en toch unieke nummers behoud.

Op de factuur zelf zet ik de betreffende dienst en wat dat betreft is het nog wel een nadeel dat ik verschillende diensten door elkaar heb lopen..

robblok
30/08/06, 19:01
@crazycoder

Zekder dat is een goed idee (wordt ook wel vaker gebruikt en je kan het ook voor je crediteuren gebruiken), heb je tenminste een redelijk debiteurensysteem. Ik probeer voor mn klanten meestal een debiteurenadministratie bij te houden die dan gelijk zou moeten lopen met die van hun. (omdat ik dingen maandelijks doe en sommige klanten het dagelijks willen zien). Maar zon order is een zeer goede oplossing voor een kleine administratie waarbij geen boekhoudpakket gebruikt wordt.

rangerz
31/08/06, 23:01
met een letter beginnen is idd wel slim.

Tuneboy
01/09/06, 01:07
wij zetten achter het nummer een .F voor een factuur, een .O voor een offerte, een .C voor een creditnota

Werkt ook wel oke

MaffeMuis
01/09/06, 11:58
voor offerte en factuur gebruik ik 2 verschillende nummeringen.

dus je hebt een F2006001 voor offerte en H2006001 voor offerte, en credit facturen zitten gewoon in de F200600x

En de O als offerte gebruiken is beetje vaag wat de 0 en O lijken een beetje op elkaar....

Tuneboy
01/09/06, 12:14
voor offerte en factuur gebruik ik 2 verschillende nummeringen.

dus je hebt een F2006001 voor offerte en H2006001 voor offerte, en credit facturen zitten gewoon in de F200600x

En de O als offerte gebruiken is beetje vaag wat de 0 en O lijken een beetje op elkaar....

daarom zet ik er ook een . achter het verschil is duidelijk genoeg te zien met de 0 bij ons lettertype.

hanzeman
02/09/06, 15:53
Gewoon simpel gehouden. Offertes beginnen bij ons met OF.

nopzolder
02/09/06, 16:14
Als jullie een offerte maken: stel OF.001 klant gaat akkoord met de offerte.
Dan moet er een factuur komen. Koppel je deze dan aan het offerte nummer dus bv F.001 of maakt dat niet uit?

hanzeman
02/09/06, 16:20
Als jullie een offerte maken: stel OF.001 klant gaat akkoord met de offerte.
Dan moet er een factuur komen. Koppel je deze dan aan het offerte nummer dus bv F.001 of maakt dat niet uit?

Wanneer de klant akkoord is is met de offerte kan ik met een druk op de knop er voor zorgen dat de offerte doorgevoerd wordt naar een nieuw opvolgend factuurnummer om te factureren.
PS: Wij gebruiken hiervoor wefact.

niqniq
02/09/06, 16:22
Momenteel gebruiken wij ons eigen facturatie en beheersysteem. Dit vanwegen de eenvoudig die wij nodig hebben door ons beperkt aantal producten en diensten.

Vele programma's zijn vaak overkill, en anderen zijn dan weer net wat te min.

hanzeman
02/09/06, 16:30
Momenteel gebruiken wij ons eigen facturatie en beheersysteem. Dit vanwegen de eenvoudig die wij nodig hebben door ons beperkt aantal producten en diensten.

Vele programma's zijn vaak overkill, en anderen zijn dan weer net wat te min.

Deden wij ook. Maar nadeel van eigen systeem is dat wanneer er iets ontbreekt of niet goed werkt, je er tijd voor vrij moet gaan maken (wat dus geld kost --> TIJD IS GELD) om het te fixen terwijl wij genoeg werk hebben liggen van klanten die betalen.

Het grote voordeel is dus dat met een programma als wefact dat alles erin zit wat we nodig hebben en mocht er toch eens een bug aan het ligt komen dan is meestal 1 mailtje genoeg om het te laten oplossen. Wat de prijs betreft, hiervoor hoef je het niet te laten. 79 euro voor de standaard versie.

Wanneer wij 2 uur bezig zijn aan een eigen systeem, zijn we al over dat bedrag prijstechnisch gezien heen. :p

Keizer
03/09/06, 00:27
als je begint met 2006xxx en je hebt niet 999 factuurtjes uitgeschreven in 2006, dan heb vanaf 2007xxx toch een gat van een xxx aantal facturen?

je mag toch wel bij een nummer beginnen? Dus de eerste factuur die je uitschrijft als F1234 oid ? of móet dat bij 1 beginnen ?

AlfaHosting
03/09/06, 10:03
als je begint met 2006xxx en je hebt niet 999 factuurtjes uitgeschreven in 2006, dan heb vanaf 2007xxx toch een gat van een xxx aantal facturen?

je mag toch wel bij een nummer beginnen? Dus de eerste factuur die je uitschrijft als F1234 oid ? of móet dat bij 1 beginnen ?

Dat is dan een nieuw boekjaar en dan mag je opnieuw starten. Het eerste nummer moet geen 1 zijn.

Sommigen starten met een hoger nummer om de indruk te geven dat ze het druk hebben :), anderen gebruiken dan weer een jaartal voor het nummer.


Ik had voorheen een zelf gebouwd programaatje voor mijn facturering. Voor het gemak begon ik mijn (webdesign)facturen met nummer 2006100 en mijn hostingfacturen met 2006500. Nu schijnt dit eigenlijk niet te mogen ...


Ondertussen blijkt dat het dus wel kan maar in Belgie zou het alvast niet mogen.

Als je wilt werken met een verschillende nummering kan je het oplossen door twee verschillende rekeningen te openen, één voor het design, één voor de hosting.

crazycoder
03/09/06, 10:13
Dat is dan een nieuw boekjaar en dan mag je opnieuw starten. Het eerste nummer moet geen 1 zijn.

Sommigen starten met een hoger nummer om de indruk te geven dat ze het druk hebben :), anderen gebruiken dan weer een jaartal voor het nummer.
kiss dus gewoon met 1 beginnen.. dat houd het ook voor belastingdienst lekker eenvoudig controleerbaar hoeveel facturen je heb verzonden. En voor jezelf natuurlijk ook :)
Weet trouwens ook bedrijven die iets als $jaar$maand-$oplopend_nummer gebruiken.. daarmee kan je ook voorkomen dat derden zomaar inzicht krijgen in het aantal facturen wat je op jaarbasis verzend :)

Keizer
03/09/06, 17:19
je mag per boekmaand ook bij 1 beginnen? denk et niet.. anders kan je net zo goed doen:

$jaar$maand$week$dag$auto_increment

200601010101 haha

robblok
07/09/06, 18:53
Ik heb wel eens bedrjiven gezien die dat deden, maar liever niet omdat de belastingdienst het minder leuk vind. Je kan dan namelijk meer frauderen. Want je hebt elke maand dan de mogelijkheid daartoe.

Wil je niet dat bedrijven inzicht krijgen kan je ook gewoon beginnen met 2006100 ipv 2006001. Dit zie je wel vaker gebeuren.

crazycoder
07/09/06, 20:00
je mag per boekmaand ook bij 1 beginnen? denk et niet.. anders kan je net zo goed doen:

$jaar$maand$week$dag$auto_increment

200601010101 haha
Zolang duidelijk is dat het op hetzelfde boekjaar betrekking heeft en e.e.a. goed controleerbaar vast is gelegd.. ja.. Per dag is wel wat overdreven hoor..


Ik heb wel eens bedrjiven gezien die dat deden, maar liever niet omdat de belastingdienst het minder leuk vind. Je kan dan namelijk meer frauderen. Want je hebt elke maand dan de mogelijkheid daartoe.

Wil je niet dat bedrijven inzicht krijgen kan je ook gewoon beginnen met 2006100 ipv 2006001. Dit zie je wel vaker gebeuren.
Zolang het goed bij wordt gehouden kan het op zich wel. Zolang het niet verboden is mag het :)
Minder leuk vinden van de belastingdienst is daarbij geen argument.

Dan begin je bij 100.. en dan? 4 factuurtjes en derden weten genoeg..

robblok
08/09/06, 12:17
Zolang duidelijk is dat het op hetzelfde boekjaar betrekking heeft en e.e.a. goed controleerbaar vast is gelegd.. ja.. Per dag is wel wat overdreven hoor..


Zolang het goed bij wordt gehouden kan het op zich wel. Zolang het niet verboden is mag het :)
Minder leuk vinden van de belastingdienst is daarbij geen argument.

Dan begin je bij 100.. en dan? 4 factuurtjes en derden weten genoeg..

Ben ik niet met je eens zodra de belastingdienst iets niet leuk vind kijken ze ook anders tegen andere dingen aan. Ik ben aanwezig geweesd bij verscheidene belastingcontroles. Het zijn ook maar mensen hoor, hoe makkelijker het voor hun is hoe meer ze ze accepteren.

Deels heb je wel gelijk dat mensen na 3 factuurtjes het zouden weten. Toch heb je dat met elke klant die binnen een maand een paar bestellingen doet. Die kan zien hoeveel facturen je ongeveer binnen een maand maakt. Ok valt het in verschillende maanden dan is het met het andere systeem wel wat anders.

crazycoder
08/09/06, 12:52
Ben ik niet met je eens zodra de belastingdienst iets niet leuk vind kijken ze ook anders tegen andere dingen aan. Ik ben aanwezig geweesd bij verscheidene belastingcontroles. Het zijn ook maar mensen hoor, hoe makkelijker het voor hun is hoe meer ze ze accepteren.

Je sla het "goed controleerbaar" over :)

Als je een goede uitleg kan geven dan is er niet zo gek veel mis. Wil je op safe spelen, overleg dan eerst met ze voordat je het invoer.

Zelf ben ik meer voor de kiss methode. Per jaar opnieuw beginnen en normaal opnummeren, klanten verzamelfacturen sturen voor zover de handel e.d. dit toestaat natuurlijk..

robblok
10/09/06, 12:59
Jep dat is een goede methode Keep it simple stupid. Met hoe makkelijker bedoel ik mee hoe goed controleerbaar het is.

Meestal geef je ze de dagboeken, inkoop/verkoop/bank en de mappen inkopen verkopen bank. Die worden dan gecontroleerd en aangesloten met je rappport.